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Planung

Was Sie geplant hatten, neben dem, was passiert ist

Die Agenda von Klokka ist kein weiterer Kalender: Sie ist der Ort, an dem die geplanten Tätigkeiten auf die tatsächlich erfassten Stunden treffen und an dem man sofort sieht, welche Schätzungen gehalten haben und welche nicht.

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Planen nützt nur, wenn Sie danach prüfen

Schätzungen bleiben optimistisch, solange niemand sie mit dem Ist-Stand vergleicht. Wenn Planung und Erfassung im selben Werkzeug liegen, erfordert der Vergleich keine Zusatzarbeit: Er ist schon da, Projekt für Projekt, und das nächste Angebot machen Sie auf echten Zahlen.

So funktioniert es

  1. Setzen Sie die Arbeit in die Agenda

    Tätigkeiten, Aufgaben und Ziele werden im Kalender platziert und per Ziehen neu angeordnet. Ein zu großer Block wird in mehrere Einträge geteilt, ohne die Verbindung zum Projekt zu verlieren.

  2. Weisen Sie zu, wer es machen wird

    Die Aufgaben werden Personen zugewiesen und bleiben für beide Seiten sichtbar: Wer sie zugewiesen hat, verfolgt den Fortschritt, wer sie erhält, findet sie in seinem Tag.

  3. Vergleichen Sie Geplant und Ist

    Bei jeder Aufgabe sind die tatsächlich erfassten Stunden zu lesen. Der Capacity Planner zeigt, wie viel Last jeder schon hat, sodass die nächste Zuweisung nicht bei der schon vollen Person landet.

Eine Schätzung wird erst zuverlässig, nachdem Sie sie mit dem Ist-Stand verglichen haben.

Was Sie tun können

  • Eine Agenda, die sich neu organisiert

    Sie verschieben, ordnen neu und teilen die Einträge, während sich die Woche ändert, ohne jeden Montag die Planung von vorn zu machen.

  • Zugewiesene und erhaltene Aufgaben

    Zwei getrennte Listen — die, die ich zugewiesen habe, die, die mir zugewiesen wurden — sodass niemand mündlich fragen muss, wie weit etwas ist.

  • Capacity Planner

    Die bereits geplante Auslastung jeder Person, Zeitraum für Zeitraum: Die Arbeit wird anhand der realen Verfügbarkeit verteilt, nicht nach Gefühl.

  • Abrechnung aus Terminen

    Ein Kalendo-Termin oder ein kMeeting-Meeting werden direkt von dort auf Projekt und Tätigkeit abgerechnet: Die Meetingstunden gehen ohne Doppeleingabe in Klokka ein.

  • Teamleistung

    Ein Gesamtbild der der Gruppe zugewiesenen Aufgaben und der Stunden, die sie tatsächlich verbraucht haben, nützlich, um zu verstehen, wo die Schätzungen überarbeitet werden müssen.

Vertiefungen

  • Agenda

    Am Montag reihen Sie auf, was zu tun ist: die Überprüfung der Kunden-Website am Dienstag um 10 Uhr, den Fortschritts-Call am Donnerstag, den Monatsbericht. Wenn es so weit ist, startet der Agenda-Eintrag den Timer mit bereits gewähltem Kunden, Projekt und Tätigkeit, und wenn der Timer steht, fragt Klokka, ob Sie fertig sind.

  • Aufgaben

    Die Präsentation für den Kunden ist am Freitag fällig, und Giulia bereitet sie vor. Mit den Aufgaben müssen Sie sie nicht fragen, wie weit sie ist: Sie sehen die Frist, die bereits investierten Stunden im Vergleich zur Schätzung und am Ende, ob sie pünktlich abgeschlossen hat. Sie findet die Aufgabe bei ihren Aufgaben, plant sie in der Agenda ein, wenn sie daran arbeiten kann, und startet den Timer von dort.

  • Team-Auslastung

    Ein neuer Auftrag kommt herein, und die Frage ist immer dieselbe: Wer kann ihn diese Woche übernehmen? Die Team-Auslastung antwortet mit einem Raster: eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Tag, und in jedem Feld die bereits gebundenen Stunden gegen die verfügbaren. Eine Farbe zeigt sofort, wer Luft hat, wer fast voll ist und wer mehr Arbeit als Stunden hat.

Häufige Fragen

Ersetzt die Agenda von Klokka Kalendo?

Nein, sie machen zwei verschiedene Jobs. Kalendo ist der Firmenkalender — Termine, Ressourcen, Verfügbarkeiten. Die Agenda von Klokka plant die abzurechnende Arbeit. Die beiden sprechen miteinander: Von einem Kalendo-Termin aus werden Stunden auf ein Klokka-Projekt erfasst.

Kann, wer Aufgaben zuweist, die Stunden derer sehen, die sie ausführen?

Er sieht die auf der von ihm zugewiesenen Aufgabe erfassten Stunden, weil sie nötig sind, um zu verstehen, ob die Schätzung gehalten hat. Der Zugriff auf die Gesamtstunden einer Person bleibt dagegen durch die Gruppenberechtigungen geregelt.

Muss man planen, um Stunden erfassen zu können?

Nein. Die Erfassung funktioniert auch ohne Agenda: Die Planung dient denen, die Geplant und Ist vergleichen und die Last verteilen wollen, sie ist kein Pflichtschritt.

Die anderen Funktionen von Klokka

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