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Erweiterung von Klokka

Wer sie verlangt hat, wer sie erledigt, bis wann. Und wie es lief.

Die Präsentation für den Kunden ist am Freitag fällig, und Giulia bereitet sie vor. Mit den Aufgaben müssen Sie sie nicht fragen, wie weit sie ist: Sie sehen die Frist, die bereits investierten Stunden im Vergleich zur Schätzung und am Ende, ob sie pünktlich abgeschlossen hat. Sie findet die Aufgabe bei ihren Aufgaben, plant sie in der Agenda ein, wenn sie daran arbeiten kann, und startet den Timer von dort.

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Eine erklärte Frist, am Ende gemessen

Eine Aufgabe ist etwas, das bis zu einem Datum zu erledigen ist, auch über mehrere Tätigkeiten: Titel, Beschreibung, Beginn und Frist, veranschlagte Stunden, Kunde und Projekt. Man übernimmt sie selbst oder weist sie — mit dem Privileg — einem oder mehreren Kollegen zu; bei mehreren Zuständigen wählt man den Abschluss: «Gemeinsam», sie schließt, sobald einer sie erledigt, oder «Einzeln», sie schließt, wenn alle sie erledigt haben. Eine große Aufgabe wird in Unteraufgaben zerlegt, jede mit eigenem Zuständigen und eigener Frist, und die Stunden der Aufgabe sind die des ganzen Baums. Beim Abschluss hält Klokka fest, ob sie pünktlich kam oder mit wie vielen Tagen Verspätung: Das ist die Grundlage der Zahlen in «Meine Aufgaben» und «Team-Leistung».

So funktioniert es

  1. Zuweisen

    «Neue Aufgabe»: Titel, Frist, veranschlagte Stunden, Zuständige und auf Wunsch Kunde und Projekt. In der Agenda gibt es «Aufgabe mit Frist hier erstellen».

  2. Planen und arbeiten

    Wer sie erhält, findet sie in «Meine Aufgaben» und bei den fälligen Aufgaben der Agenda. Mit «Planen» setzt er sie in die Agenda, mit «Timer starten» erfasst er Stunden auf der Aufgabe.

  3. Abschließen und messen

    «Abschließen» schließt die Aufgabe: pünktlich oder mit den Tagen Verspätung daneben. Wer sie zugewiesen hat, verfolgt sie unter «Aufgaben anderer».

Eine Frist zählt, wenn am Ende jemand nachsieht, ob sie eingehalten wurde.

Was Sie tun können

  • Stunden gegen Schätzung

    Im Detail der Aufgabe die geleisteten Stunden neben den geschätzten: wie viele bleiben oder wie viele über der Schätzung liegen, mit den Zeiteinträgen einzeln.

  • Unteraufgaben

    Sie lassen sich schon beim Anlegen der Aufgabe hinzufügen, mit Kunde und Projekt der Hauptaufgabe. Eine Aufgabe kann sie auch nur bündeln, dann werden die Stunden auf ihnen erfasst.

  • Erinnerungen und Mahnungen

    E-Mails vor der Frist und, wenn sie verstrichen ist, eine Mahnung, die auch an den Zuweisenden geht. Eine pro Aufgabe, nicht eine pro Unteraufgabe.

  • Hinweise zum Stundenkontingent

    Wenn die Stunden sich der Schätzung nähern oder sie überschreiten oder die Arbeit hinter der verstrichenen Zeit zurückliegt, geht der Hinweis an den Zuständigen und an den Projektverantwortlichen. Nur einmal.

  • Team-Leistung

    Für jede Person im Zeitraum: offene und überfällige Aufgaben, pünktlich und verspätet abgeschlossene, Pünktlichkeitsquote, durchschnittliche und größte Verspätung. Nützlich in Einzelgesprächen.

Häufige Fragen

Braucht man die Agenda für die Aufgaben?

Ja: Die Aufgaben setzen die aktive Agenda-Erweiterung voraus, denn eine Aufgabe wird in der Agenda geplant, und die fälligen Aufgaben erscheinen dort. Schaltet man die Aufgaben aus, bleibt die Agenda; der Bereich «Aufgaben» und seine Dashboard-Kachel verschwinden.

Wer kann anderen Aufgaben zuweisen?

Jeder kann Aufgaben für sich selbst anlegen. Sie Kollegen zuzuweisen ist ein Privileg des Typs, normalerweise auf die eigenen Gruppen beschränkt und auf das ganze Unternehmen erweiterbar. Auch «Team-Leistung» ist ein eigenes Privileg.

Wenn ich eine Aufgabe lösche, verschwinden dann die erfassten Stunden?

Nein. Die Zeiteinträge bleiben, sie verlieren nur die Verknüpfung zur Aufgabe. Eine Aufgabe, die mehreren Personen gehört, wird allerdings für alle gelöscht.

Funktioniert es mit Projekta?

Ja: In Projekta geplante Aufgaben werden in Klokka bearbeitet, mit der Tätigkeit aus dem Plan bereits gesetzt, und die Stunden fließen ins Projekt zurück. Die Aufgaben funktionieren aber auch ohne Projekta.

Die anderen Funktionen von Klokka

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Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Klokka Zeiterfassung und Stundenabrechnung vereinfacht.

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