Organisation und Kontrolle
Jeder sieht, was er braucht, und nichts mehr
Stunden sind sensible Daten: Sie sagen, wie viel ein Projekt einbringt und wie viel eine Person arbeitet. Klokka steuert sie mit nach Funktion getrennten Privilegien, Arbeitsgruppen und einem Log, das jede Änderung festhält.
Verwalten ist nicht dasselbe wie koordinieren
Wer den Urlaub verwaltet, muss die Sätze nicht sehen. Wer eine Gruppe koordiniert, muss deren Stunden lesen, aber nicht die der anderen Abteilungen. Eine einzige Rolle «Administrator» zwingt dazu, zu viel oder zu wenig zu geben: In Klokka sind die Privilegien nach Funktion getrennt und in Typologien zusammengefasst, sodass genau das gewährt wird, was nötig ist.
So funktioniert es
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Bilden Sie die Gruppen
Abteilungen, Teams, Standorte: Gruppieren Sie die Personen so, wie das Unternehmen wirklich organisiert ist, und verknüpfen Sie die Gruppen mit den Projekten in ihrer Zuständigkeit.
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Vergeben Sie die Privilegien über Typologien
Den Katalog verwalten, Stunden genehmigen, Abwesenheiten verwalten, das Log sehen, Rapporte teilen: Jedes Privileg wird separat vergeben, und die Typologie bündelt sie für den, der sie haben muss.
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Prüfen Sie bei Bedarf
Das Audit-Log bewahrt, wer was wann an Kunden, Projekten und Erfassungen geändert hat: Unbequeme Fragen haben eine dokumentierte Antwort.
Stunden sagen, wie viel ein Projekt einbringt und wie viel eine Person arbeitet. Sie sind keine Daten wie alle anderen.
Was Sie tun können
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Gruppen mit eigenen Projekten
Jede Gruppe hat ihre Projekte und ihre Ansichten: Wer dazugehört, arbeitet mit einer kurzen, relevanten Liste statt mit dem gesamten Unternehmenskatalog.
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Nach Funktion getrennte Privilegien
Stundengenehmigung, Abwesenheitsverwaltung, Katalog, Tags, Rapporte und Audit sind getrennte Privilegien: Sie stellen die nötige Typologie zusammen, ohne die Schlüssel zu allem zu geben.
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Stundenkontingent der Mitarbeitenden
Wer nach Stundenkontingent arbeitet, hat ein zugewiesenes Budget und sieht, wie viel davon bleibt; wer verwaltet, kontrolliert es über alle Projekte hinweg.
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Kostenstellen
Die Stunden können auf die Kostenstellen des Unternehmens verteilt werden, mit einem beim ersten Zugriff bereiten und änderbaren Standardset.
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Audit-Log
Wer hat was wann an Kunden, Projekten, Teilprojekten, Tätigkeiten und Erfassungen gemacht, einsehbar für alle, die das Privileg «Prüfprotokoll» haben.
Vertiefungen
Im Detail
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Typologien und Privilegien
Die Typologie legt fest, was eine Person in Klokka tun kann: die eigenen Stunden erfassen, den Katalog verwalten, Abwesenheiten genehmigen, interne Kosten sehen. Vier sind standardmäßig dabei und bleiben so, wie Klokka sie definiert hat; für jede andere Kombination legen Sie eine eigene Typologie an.
Erweiterungen
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Externe Mitarbeiter
Mit dem Berater vereinbaren Sie vierzig Stunden auf einem Projekt. Mit dieser Erweiterung steht diese Zahl in Klokka: Der Mitarbeiter erfasst nur auf Projekten mit aktivem Kontingent, sieht, wie viel übrig ist, und wenn die Stunden aufgebraucht sind, startet der Timer nicht mehr — sofern das Unternehmen es so entschieden hat.
Häufige Fragen
Sieht ein Koordinator die Stunden des ganzen Unternehmens?
Nur wenn man es ihm gewährt. Die natürliche Einstellung ist, dass er seine eigene Gruppe sieht: Die Sichtbarkeit folgt den Gruppen und den zugewiesenen Privilegien, nicht dem Titel der Person.
Ist das Audit-Log für alle zugänglich?
Nein, es erfordert ein eigenes Privileg, «Prüfprotokoll». Es ist für diejenigen mit Kontrollverantwortung gedacht, nicht für die tägliche Einsicht.
Nutzen externe Mitarbeitende dasselbe Klokka?
Ja, mit einer Typologie mit eingeschränkten Privilegien: Sie erfassen ihre eigenen Stunden, sehen ihr verbleibendes Stundenkontingent und melden die Zeiträume der Nichtverfügbarkeit, ohne auf die Daten der anderen zuzugreifen.
Die anderen Funktionen von Klokka
Testen Sie Klokka in Ihrem Unternehmen
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Klokka Zeiterfassung und Stundenabrechnung vereinfacht.
Alex