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Anwesenheiten und Abwesenheiten

Urlaubsverwaltung: Abwesenheiten leben nicht mehr per E-Mail

Urlaub, Freistellungen, Krankheit, Zeitausgleich und Betriebsschließungen in einem einzigen Kalender, mit Anträgen, die eine nachverfolgte Genehmigung durchlaufen. Wer plant, weiß, wer da ist, und am Monatsende stimmen die Zahlen.

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Der Abwesenheitskalender dient zwei verschiedenen Personen

Dem, der plant, um niemandem Arbeit zuzuweisen, der im Urlaub sein wird. Der Verwaltung, um den Monat abzuschließen, ohne jemandem hinterherzulaufen. Indem die Abwesenheiten neben den Stunden liegen, werden beide Bedürfnisse mit denselben Daten bedient statt mit zwei Tabellen, die bis März auseinanderlaufen.

So funktioniert es

  1. Die Person stellt den Antrag

    Sie wählt den Typ — Urlaub, Freistellung, Krankheit, Zeitausgleich — den Zeitraum und hängt bei Bedarf eine Notiz an. Der Antrag geht von Klokka aus, nicht von einem Chat.

  2. Die zuständige Person genehmigt oder lehnt ab

    Der Antrag geht an denjenigen, der berechtigt ist, ihn zu bearbeiten, und der ihn mit Begründung genehmigt oder ablehnt. Die Entscheidung bleibt schriftlich, mit Datum und Urheber.

  3. Der Kalender wird für alle aktualisiert

    Die genehmigte Abwesenheit erscheint im Teamkalender, geht in die Übersicht des Zeitraums ein und wird vom Capacity Planner bei der Lastverteilung berücksichtigt.

Wer plant, muss wissen, wer da ist, bevor er die Arbeit zuweist und nicht danach.

Was Sie tun können

  • Unterschiedliche Abwesenheitstypen

    Urlaub, Freistellung, Krankheit und Zeitausgleich bleiben getrennte, im Kalender und in den Übersichten auf einen Blick erkennbare Einträge.

  • Nachverfolgte Genehmigung

    Jeder Antrag hat einen Status, einen Entscheider und ein Datum: Monate später lässt sich rekonstruieren, wer was genehmigt hat, ohne in E-Mails zu suchen.

  • Betriebsschließungen und Feiertage

    Die Tage, an denen das Unternehmen geschlossen ist, werden einmal eingestellt und gelten für alle, und gehen auch in die Berechnung der Arbeitsfristen ein.

  • Synchronisierung mit dem Firmenkalender

    Die Schließungen können in den gemeinsamen Kalender des Ökosystems übernommen werden, sodass sie auch sieht, wer Klokka nie öffnet.

  • Nichtverfügbarkeit der Mitarbeitenden

    Auch wer nicht angestellt ist, kann die Zeiträume melden, in denen er nicht verfügbar ist: Die Planung berücksichtigt das ganze Team, nicht nur die Belegschaft.

Vertiefungen

Im Detail

  • Verträge und Arbeitszeit

    Wie viele Stunden eine Person am Dienstag, dem 14., schuldet, bestimmt der an diesem Dienstag gültige Vertrag: Vollzeit, horizontale, vertikale oder gemischte Teilzeit, mit immer gleicher Arbeitszeit oder einem Wochenzyklus. Daraus ermittelt Klokka die Pflichtstunden und den Saldo, die in der Anwesenheitsliste landen. Ein Vertragswechsel ab einem bestimmten Datum berührt die Monate davor nicht.

  • Anwesenheitsliste

    Die Anwesenheitsliste stellt den Monat jeder Person in eine Tabelle: wie viele Stunden sie gearbeitet hat, wie viele sie schuldete, den Saldo und die Abwesenheiten nach Art getrennt. Unter jedem Namen öffnen sich die Tage. Sie wird als CSV, Excel oder PDF exportiert und kommt am letzten Tag des Monats per E-Mail an alle, die sie erhalten sollen.

Erweiterungen

  • Abwesenheiten und Feiertage

    Urlaubs- und Freistellungsanträge starten in Klokka und erreichen die zuständige Person; Betriebsschließungen werden einmal eingetragen und benachrichtigen alle; die Feiertage des Landes erscheinen von selbst im Kalender. Diese Erweiterung lässt den Bereich «Abwesenheiten» entstehen und ist standardmäßig aktiv.

  • Zählung von Urlaub und FreistellungDemnächst

    Klokka weiß bereits, wer wann Urlaub genommen hat. Diese Erweiterung fügt die Rechnung hinzu: wie viel im Jahr zusteht, wie viel bis heute erworben ist, wie viel bleibt. Wer eine Abwesenheit beantragt, sieht seinen Stand im Formular; die Verwaltung sieht den des ganzen Teams auf einer Seite.

  • Mehrstunden

    Früher oder später bleibt jemand länger. Klokka zählt diese Stunden, indem es die Erfassungen mit der Sollzeit vergleicht, und nach Monatsabschluss entscheidet die Person mit dem Privileg, wohin sie gehen: aufs Konto, als Freizeitausgleich zu nehmen, auf die Gehaltsabrechnung als Überstunden, oder aufgeteilt.

Kostenlose Vorlagen

  • Anwesenheitsliste Vorlage Excel

    Eine sofort einsetzbare Anwesenheitsliste für bis zu 15 Mitarbeitende: Tagesstunden, Urlaub, Krankheit und Freistellung, mit Summen, die sich von selbst berechnen. In Excel zum Ausfüllen oder als PDF zum Ausdrucken, kostenlos und ohne Registrierung.

  • Urlaubsplaner Vorlage Excel

    Ein sofort einsetzbarer Urlaubsplaner für bis zu 15 Personen: ein Blatt pro Monat und eine Übersicht, die genommenen Urlaub und Resturlaub selbst zählt. In Excel, kostenlos und ohne Registrierung.

Häufige Fragen

Werden die Abwesenheiten zu den gearbeiteten Stunden addiert?

Nein, sie bleiben eine eigene Kategorie. In den Übersichten erscheinen sie jedoch neben den gearbeiteten Stunden, sodass das Bild des Monats vollständig ist, wenn es an die Lohnabrechnung weitergegeben wird.

Wer kann die Anträge genehmigen?

Nur wer die Berechtigung hat, Abwesenheiten zu verwalten. Es ist eine von den anderen getrennte Berechtigung, sodass sie an die Personalverantwortlichen vergeben werden kann, ohne ihnen Zugriff auf Sätze und Marge zu geben.

Müssen die Feiertage jedes Jahr von Hand eingetragen werden?

Die Betriebsschließungen werden bei Bedarf eingestellt und gelten für alle. Sie sind genau dafür gedacht, einmal pro Zeitraum konfiguriert zu werden, nicht Antrag für Antrag.

Die anderen Funktionen von Klokka

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