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Die Seite führt direkt zur Datei, zum Projekt, zur Person
Ein Ablauf mit „das Formular liegt irgendwo“ hilft niemandem. In kWiki setzen Sie die echte Datei, das Projekt, den Kontakt, das Ticket oder die Kollegin in den Text: aktuelle Felder, die alle mit ihren bestehenden Rechten sehen.
Keine Kopien, keine neuen Rechte
Auf der Seite „Lieferanten-Onboarding“ von Officina Ferrero stehen das Formular aus Files, das laufende Projekt aus Projekta, der Kontakt aus Kontacts und der zuständige Kollege. Die Seite speichert nur den Verweis: Name und Status holt die lesende Person mit ihren eigenen Rechten vom Produkt. Wird die Datei umbenannt, ist die Seite schon aktuell. Darf jemand das Ticket nicht sehen, steht dort „Sie haben keinen Zugriff auf dieses Element“, und der Titel bleibt verborgen.
So funktioniert es
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Wählen, was eingefügt wird
Öffnen Sie im Editor „Element einfügen“ und wählen Sie Datei, Ordner, Person, Projekt, Kontakt oder Ticket.
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Das Feld kommt in den Text
In der Seite bleibt ein Verweis, keine Kopie. Von dort öffnet sich das Element in seinem Produkt.
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Alle sehen, was sie dürfen
Beim Lesen fragt das Feld die Daten mit den Rechten dieser Person beim Produkt an. Ohne Recht sieht man nur, dass kein Zugriff besteht.
Die Seite erklärt, das Produkt entscheidet, wer sieht.
Was Sie tun können
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Dateien und Ordner aus Files
Das aktuelle Formular bleibt, wo es immer war: Die Seite führt dorthin, nicht zu einer alten angehängten Kopie.
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Tresordateien bleiben geschützt
Weder Name noch Details auf der Seite: Berechtigte lesen „Datei im Tresor: in Files öffnen“.
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Projekte und Tickets
Eine Entscheidung stammt aus einem Projekta-Projekt oder kDesk-Ticket: Neben dem Text bleibt das Warum auffindbar.
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Kontakte und Kollegen
Der Kontakt aus Kontacts und die zuständige Person im Unternehmen, ohne Namen abzutippen, die dann veralten.
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Immer aktuell
Der Name kommt beim Öffnen der Seite vom Produkt, und ein archiviertes Element steht als solches unter dem Namen.
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Keine Abkürzung bei Rechten
Eine Datei in eine Seite zu setzen, öffnet sie für niemanden: Es entscheidet immer das Herkunftsprodukt, für jede Person.
Häufige Fragen
Können alle, die die Seite lesen, eine eingefügte Datei öffnen?
Nur wer es in Files schon darf. Andere sehen „Sie haben keinen Zugriff auf dieses Element“, ohne Name und Vorschau.
Was, wenn das Produkt im Unternehmen nicht aktiv ist?
kWiki funktioniert trotzdem. Ohne Zugriff auf das Produkt lässt sich dieser Elementtyp im Editor nicht wählen.
Was passiert, wenn eine Datei umbenannt oder verschoben wird?
Die Seite bleibt korrekt: Sie speichert den Verweis, nicht den Namen, und der aktuelle Name kommt beim Lesen aus Files.
Und wenn das Produkt gerade nicht antwortet?
Der Seitentext bleibt lesbar. Das Feld meldet, dass es gerade nicht verfügbar ist, und kommt zurück, sobald das Produkt antwortet.
Die anderen Funktionen von kWiki
Möchten Sie es mit Ihren Abläufen sehen?
Wir zeigen Ihnen kWiki an einem Testbereich: wie ein Ablauf entsteht, wie er mit Dateien und Projekten verknüpft wird und wer ihn lesen kann. Eine halbe Stunde, unverbindlich.
Alex