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La pagina porta dritta al file, al progetto, alla persona
Una procedura che dice «il modulo è da qualche parte» non aiuta nessuno. In kWiki metti nel testo il file vero, il progetto, il contatto, il ticket o il collega: sono riquadri vivi, e ognuno li vede con i permessi che ha già.
Nessuna copia, nessun permesso nuovo
Nella pagina «Onboarding fornitori» di Officina Ferrero c’è il modulo da far firmare, che sta in Files, il progetto in corso in Projekta, il contatto del referente in Kontacts e il collega a cui rivolgersi. Nella pagina è salvato solo il riferimento: nome e stato li chiede al prodotto chi sta leggendo, con il suo accesso. Se il file cambia nome, la pagina è già aggiornata. Se una persona non può vedere quel ticket, legge «Non hai accesso a questo elemento», e il titolo non esce.
Come funziona
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Scegli cosa inserire
Dall’editor apri «Inserisci un oggetto» e scegli fra file, cartella, persona, progetto, contatto e ticket.
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Il riquadro entra nel testo
Nella pagina resta un riferimento, non una copia. Da lì si apre l’oggetto nel suo prodotto.
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Ognuno vede ciò che può
Quando qualcuno legge, il riquadro chiede i dati al prodotto con l’accesso di quella persona. Chi non può, vede solo che non ha accesso.
La pagina spiega, il prodotto decide chi vede.
Cosa puoi fare
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File e cartelle di Files
Il modulo aggiornato sta dov’è sempre stato: la pagina porta a quello, non a una copia allegata mesi fa.
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Il file in cassaforte resta protetto
Niente nome né dettagli nella pagina: chi può vederlo legge «File in cassaforte: aprilo da Files».
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Progetti e ticket
Una decisione nasce da un progetto di Projekta o da un ticket di kDesk: mettilo accanto al testo e si ritrova il perché.
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Contatti e colleghi
Il referente da Kontacts e la persona dell’azienda a cui chiedere, senza ricopiare nomi che poi invecchiano.
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Sempre aggiornati
Il nome arriva dal prodotto quando la pagina si apre, e un oggetto archiviato lo dice sotto il nome.
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Nessuna scorciatoia sui permessi
Mettere un file in una pagina non lo apre a nessuno: decide sempre il prodotto da cui viene, per ogni persona.
Domande frequenti
Se inserisco un file, chi legge la pagina può aprirlo?
Solo se può già farlo in Files. Gli altri vedono «Non hai accesso a questo elemento», senza nome né anteprima.
Se quel prodotto non è attivo per l’azienda?
kWiki funziona lo stesso. Senza accesso al prodotto, nell’editor quel tipo di oggetto non si può scegliere.
Cosa succede se un file viene rinominato o spostato?
La pagina resta giusta: salva il riferimento, non il nome, e il nome aggiornato arriva da Files quando qualcuno legge.
E se il prodotto in quel momento non risponde?
Il testo della pagina si legge comunque. Il riquadro dice «Non disponibile al momento», e torna quando il prodotto risponde.
Le altre funzionalità di kWiki
Vuoi vederla con le tue procedure?
Ti mostriamo kWiki con uno spazio di prova: come si scrive una procedura, come si collega a file e progetti e chi la può leggere. Mezz’ora, senza impegno.
Alex