Extensão do Klokka
Horas acordadas, horas registadas. O mesmo número.
Com o consultor acordam-se quarenta horas num projeto. Com esta extensão esse número está no Klokka: o colaborador regista só nos projetos onde tem uma bolsa de horas ativa, vê quanto lhe resta, e quando as horas acabam o temporizador já não arranca — se a empresa assim o decidiu.
Um colaborador não é um funcionário com menos privilégios
O tipo «Colaborador» é externo à empresa: regista as próprias horas nos projetos para os quais tem bolsa de horas, e não gere nada — nem pessoas, nem catálogo, nem ausências dos outros. Quem tem o privilégio «Gerir as bolsas de horas dos colaboradores» cria a bolsa por pessoa e por projeto, ou por um subprojeto: horas atribuídas, validade, limiares de aviso, e uma tarifa horária própria, que em vez da do projeto calcula o custo previsto no projeto. As atividades internas da equipa ficam ocultas: o colaborador vê só as marcadas «Visível para os colaboradores». O controlo está no servidor, não na página: uma hora num projeto sem bolsa ativa é recusada, seja de onde for que arranque o temporizador.
Como funciona
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Nova bolsa de horas
Colaborador, projeto e eventual subprojeto, horas atribuídas, datas de início e fim, limiares de aviso — 80 % e 95 % de partida.
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O colaborador regista
Em «Os meus projetos» vê horas consumidas, restantes e prazo. Em cada limiar recebe uma notificação no Klokka; com a bolsa esgotada recebem-na também os administradores.
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Planeie com as indisponibilidades
Em «As minhas ausências» o colaborador assinala dias ou intervalos em que não está: sem aprovação, não é um pedido de férias. O «Planeador de capacidade» mostra-os semana a semana a quem planeia, e as horas indisponíveis contam também na «Carga da equipa» e nas propostas de atribuição do Projekta.
A bolsa de horas acordada com um consultor é um número do contrato. O Klokka fá-la respeitar enquanto se trabalha, não quando chega a fatura.
O que pode fazer
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O temporizador para com a bolsa esgotada
«Bloquear o temporizador quando as horas terminarem» vem ativo: a 100 % o temporizador já não arranca nesse projeto. Desligado, o colaborador continua a registar para lá do limite.
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Avisos antes que seja tarde
Nos limiares escolhidos avisa o colaborador; a uma semana do prazo avisa-o a ele e aos administradores. Cada aviso parte uma só vez.
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O custo previsto no projeto
Na ficha do projeto a secção «Colaboradores» mostra horas, percentagem, tarifa e custo previsto, horas atribuídas vezes tarifa.
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Uma bolsa de horas tem um estado
Ativo, Suspenso, Esgotado, Fechado. Acrescentando horas a uma bolsa esgotada volta a ficar ativa, e os avisos recomeçam a partir do limiar seguinte.
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Só as atividades de que precisa
Cada atividade tem um interruptor «Visível para os colaboradores», desligado de partida: as atividades internas não aparecem nos menus de quem é externo.
Perguntas frequentes
O que acontece ao desligar a extensão?
Desaparecem as páginas da bolsa de horas e o planeador de capacidade, e os privilégios ligados à extensão deixam de aparecer entre os dos tipos.
Eliminar uma bolsa de horas apaga as horas registadas?
Não: as horas ficam. O colaborador, porém, não pode registar novas nesse projeto até lhe ser atribuída outra bolsa de horas.
As indisponibilidades têm de ser aprovadas?
Não. São uma declaração, não um pedido de férias: servem a quem planeia para saber quando o colaborador não está.
Os colaboradores ocupam os lugares dos funcionários?
Não: «Colaborador» é um tipo externo e conta entre os utilizadores externos do plano, não entre os do quadro de pessoal.
As outras funcionalidades do Klokka
Experimente o Klokka na sua empresa
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Klokka simplifica o registo de horas e a prestação de contas.
Alex