Extensión de Klokka
Horas acordadas, horas registradas. El mismo número.
Con el consultor se acuerdan cuarenta horas en un proyecto. Con esta extensión ese número está en Klokka: el colaborador registra solo en los proyectos donde tiene una bolsa de horas activa, ve cuánto le queda, y cuando las horas se acaban el temporizador ya no arranca — si la empresa lo ha decidido.
Un colaborador no es un empleado con menos privilegios
El tipo de usuario «Colaborador» es externo a la empresa: registra sus propias horas en los proyectos para los que tiene bolsa de horas, y no gestiona nada — ni personas, ni catálogo, ni ausencias de otros. Quien tiene el privilegio «Gestionar las bolsas de horas de los colaboradores» crea la bolsa por persona y por proyecto, o por un subproyecto: horas asignadas, validez, umbrales de aviso, y una tarifa por hora propia, que en lugar de la del proyecto calcula el coste previsto en el proyecto. Las actividades internas del equipo quedan ocultas: el colaborador solo ve las marcadas «Visible para los colaboradores». El control está en el servidor, no en la página: una hora en un proyecto sin bolsa activa se rechaza, arranque desde donde arranque el temporizador.
Cómo funciona
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Nueva bolsa de horas
Colaborador, proyecto y subproyecto si lo hay, horas asignadas, fechas de inicio y fin, umbrales de aviso — 80 % y 95 % de partida.
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El colaborador registra
En «Mis proyectos» ve horas consumidas, restantes y vencimiento. En cada umbral recibe una notificación en Klokka; con la bolsa agotada la reciben también los administradores.
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Planifica con las indisponibilidades
En «Mis ausencias» el colaborador señala días o franjas en que no está: sin aprobación, no es una solicitud de vacaciones. El «Planificador de capacidad» las muestra semana a semana a quien planifica, y las horas no disponibles cuentan también en la «Carga del equipo» y en las propuestas de asignación de Projekta.
La bolsa de horas acordada con un consultor es una cifra del contrato. Klokka la hace respetar mientras se trabaja, no cuando llega la factura.
Qué puedes hacer
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El temporizador se para con la bolsa agotada
«Bloquear el temporizador cuando las horas se agotan» viene activado: al 100 % el temporizador ya no arranca en ese proyecto. Desactivado, el colaborador sigue registrando también más allá.
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Avisos antes de que sea tarde
En los umbrales elegidos avisa al colaborador; a una semana del vencimiento avisa a él y a los administradores. Cada aviso sale una sola vez.
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El coste previsto en el proyecto
En la ficha del proyecto la sección «Colaboradores» muestra horas, porcentaje, tarifa y coste previsto, horas asignadas por tarifa.
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Una bolsa de horas tiene un estado
Activo, Suspendido, Agotado, Cerrado. Al añadir horas a una bolsa agotada vuelve a estar activa, y los avisos se reanudan desde el umbral siguiente.
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Solo las actividades que necesita
Cada actividad tiene un interruptor «Visible para los colaboradores», desactivado de partida: las actividades internas no aparecen en los menús de quien es externo.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si se desactiva la extensión?
Desaparecen las páginas de la bolsa de horas y el planificador de capacidad, y los privilegios ligados a la extensión dejan de aparecer entre los de los tipos de usuario.
¿Eliminar una bolsa de horas borra las horas registradas?
No: las horas se quedan. Pero el colaborador no puede registrar nuevas en ese proyecto hasta que se le asigne otra bolsa de horas.
¿Las indisponibilidades hay que aprobarlas?
No. Son una declaración, no una solicitud de vacaciones: sirven a quien planifica para saber cuándo el colaborador no está.
¿Los colaboradores ocupan las plazas de los empleados?
No: «Colaborador» es un tipo de usuario externo y cuenta entre los usuarios externos del plan, no entre los de la plantilla.
Las demás funcionalidades de Klokka
Prueba Klokka en tu empresa
Solicita una demo: te mostramos cómo Klokka simplifica el time tracking y el cómputo de horas.
Alex