Tipologias e privilégios
Quatro tipologias de série, e todas as que forem precisas além delas
A tipologia diz o que uma pessoa pode fazer no Klokka: registar as suas próprias horas, gerir o catálogo, aprovar ausências, ver os custos internos. Quatro vêm de série e ficam como o Klokka as definiu; para qualquer outra combinação cria-se uma tipologia personalizada.
Levar o trabalho por diante não é administrar o produto
O Administrador tem tudo ativado. O Gestor faz o que o Administrador faz, exceto quatro privilégios: Gestão de membros, Gestão de tipologias, Gestão das definições e Registo de auditoria. Trata da equipa, do catálogo, das ausências e das tarefas, não do produto. O Utilizador regista as suas próprias horas, define os seus objetivos e, quando não encontra um cliente ou um projeto, pede a sua criação. O Colaborador é externo à empresa: regista apenas nos projetos onde tem uma bolsa de horas, assinala quando não está disponível e não usa a aplicação de ambiente de trabalho, os Objetivos, o Time Deck nem o Pomodoro.
Como funciona
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Parta de uma tipologia de série
Em «Gestão de utilizadores», separador «Tipos de utilizador», as quatro tipologias de série têm a marca «sistema»: os seus privilégios são decididos pelo Klokka e realinham-se sozinhos quando chega uma função nova. Não se alteram; podem ocultar-se das escolhas para os novos membros.
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Duplique e altere só o que for preciso
«Duplicar tipologia» copia os privilégios de Administrador, Gestor ou Utilizador para uma tipologia nova a renomear; «Nova tipologia» parte do zero. Cada privilégio é um interruptor, agrupado por área: base, gestão, administração, catálogo, tarefas, extensões, custos internos.
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Atribua-a ao criar o utilizador
Ao criar o utilizador escolhe-se a tipologia. Se uma pessoa precisar de uma exceção, faz-se aí, sem inventar uma tipologia nova: na lista essa pessoa aparece como «Personalizado». No mesmo passo decidem-se o contrato, o custo por hora e que registos dos outros pode ver.
O Gestor leva o trabalho por diante, o Administrador governa o produto. Dois ofícios, duas tipologias.
O que pode fazer
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Internas e externas
Administrador, Gestor e Utilizador são internas; Colaborador é externa e conta entre os utilizadores externos do plano, não entre os do quadro de pessoal. Uma tipologia externa não pode receber privilégios de gestão: membros, catálogo, ausências, custos internos, tarefas para outros.
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Tipologias personalizadas
Criam-se, renomeiam-se, ocultam-se, eliminam-se. Ao eliminar uma, os membros atribuídos ficam, sem tipologia, até alguém os reatribuir. O Colaborador não se duplica: bolsa de horas e indisponibilidade são a sua identidade e não se ativam noutras tipologias.
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Privilégios que dependem de outros
«Aprovar pedidos de criação» requer «Gestão do catálogo»; «Objetivos para outros membros» requer «Secção Objetivos»; «Ver o custo interno de outras pessoas» requer «Ver o próprio custo interno». Sem o primeiro o segundo não se ativa, e o servidor recusa uma combinação incoerente mesmo que chegue de fora da interface.
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Privilégios que se excluem
«Pedir criação» é para quem não gere o catálogo: não convive com «Gestão do catálogo» nem com «Aprovar pedidos de criação». Quem cria clientes e projetos diretamente não precisa de os pedir.
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Privilégios que seguem as extensões
Alguns privilégios só aparecem com a extensão ativada: «Gestão das bolsas de horas» com Horas a mais, «Gerir as bolsas de horas dos colaboradores» com Colaboradores externos, «Mapas para o cliente» com Mapas de horas para o cliente, «Time Deck» e «Pomodoro» com as extensões homónimas. Desativada a extensão, desaparecem das tipologias sem ser preciso mexer nelas.
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Exceções por pessoa
Um privilégio liga-se ou desliga-se para uma só pessoa, deixando a tipologia como está: o Utilizador que também deve gerir as etiquetas, o Gestor que não deve ver os custos dos outros. O Colaborador é a única tipologia que não se personaliza.
| Privilégio | Administrador | Gestor | Utilizador | Colaborador |
|---|---|---|---|---|
| Interna / externa | int. | int. | int. | est. |
| Gestão de membros | sim | não | não | não |
| Gestão de tipologias | sim | não | não | não |
| Gestão das definições | sim | não | não | não |
| Registo de auditoria | sim | não | não | não |
| Gestão de grupos | sim | sim | não | não |
| Gestão do catálogo | sim | sim | não | não |
| Pedir criação | não | não | sim | não |
| Gestão de ausências e feriados | sim | sim | não | não |
| Relatórios de todos os utilizadores | sim | sim | não | não |
| Atribuir tarefas a outros membros | sim | sim | não | não |
| Ver o custo interno de outras pessoas | sim | sim | não | não |
| Secção Objetivos | sim | sim | sim | não |
| Aplicação de ambiente de trabalho | sim | sim | sim | não |
| Colaborador com bolsa de horas | não | não | não | sim |
Valores de série. As tipologias de série não se alteram: para outras combinações duplica-se a tipologia ou personaliza-se a pessoa. «Colaborador com bolsa de horas» funciona com a extensão Colaboradores externos ativada.
Perguntas frequentes
Quem pode atribuir uma tipologia?
Quem tem «Gestão de membros», que de série só o Administrador tem. E só pode conceder os privilégios que possui: o que não tem, não o dá a outra pessoa nem o põe numa tipologia. Não têm este limite o Administrador, o fundador da empresa e quem tem «Atribui todas as tipologias», um privilégio que se ativa de propósito para quem gere as contas sem mexer no resto.
Pode retirar-se o último administrador?
Não. No Klokka tem de ficar pelo menos um administrador ativo: os botões para lhe mudar a tipologia, suspendê-lo ou retirar-lhe o acesso estão bloqueados, e o servidor recusa a operação de qualquer forma. Da mesma maneira, a própria conta não se altera nem se suspende a partir desta página.
Porque não posso alterar o Gestor?
Porque as quatro tipologias de série são de sistema: os seus privilégios são definidos pelo Klokka e realinhados a cada atualização, para que uma função nova chegue já atribuída a quem a deve ter. Para regras diferentes, duplica-se o Gestor e altera-se a cópia.
A tipologia decide também que horas dos outros vejo?
Não, isso escolhe-se por pessoa, no passo «Registos dos outros» da criação do utilizador: ninguém, os membros dos seus grupos, utilizadores específicos ou toda a empresa. O Colaborador vê sempre e só os seus.
As outras funcionalidades do Klokka
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Alex