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Extension de Klokka

Heures convenues, heures enregistrées. Le même chiffre.

Avec le consultant, on convient de quarante heures sur un projet. Avec cette extension, ce chiffre est dans Klokka : le collaborateur n’enregistre que sur les projets où il a un quota actif, voit ce qui lui reste, et quand les heures sont épuisées le minuteur ne démarre plus — si l’entreprise l’a décidé.

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Un collaborateur n’est pas un employé avec moins de privilèges

Le type « Collaborateur » est externe à l’entreprise : il enregistre ses propres heures sur les projets pour lesquels il a un quota, et ne gère rien — ni personnes, ni catalogue, ni absences des autres. Qui détient le privilège « Gérer les forfaits d’heures des collaborateurs » crée le quota par personne et par projet, ou par sous-projet : heures allouées, validité, seuils d’alerte, et un taux horaire propre, qui sert à la place de celui du projet à calculer le coût prévu sur le projet. Les activités internes à l’équipe restent masquées : le collaborateur ne voit que celles marquées « Visible par les collaborateurs ». Le contrôle est sur le serveur, pas sur la page : une heure sur un projet sans quota actif est refusée, d’où que parte le minuteur.

Comment ça marche

  1. Nouveau quota d’heures

    Collaborateur, projet et éventuel sous-projet, heures allouées, dates de début et de fin, seuils d’alerte — 80 % et 95 % par défaut.

  2. Le collaborateur enregistre

    Dans « Mes projets », il voit les heures consommées, restantes et l’échéance. À chaque seuil, il reçoit une notification dans Klokka ; quota épuisé, les administrateurs la reçoivent aussi.

  3. Planifiez avec les indisponibilités

    Dans « Mes absences », le collaborateur signale les jours ou plages où il n’est pas là : sans approbation, ce n’est pas une demande de congés. Le « Planificateur de capacité » les montre semaine par semaine à qui planifie, et les heures indisponibles comptent aussi dans la « Charge de l’équipe » et dans les propositions d’affectation de Projekta.

Le quota convenu avec un consultant est un chiffre du contrat. Klokka le fait respecter pendant le travail, pas quand la facture arrive.

Ce que vous pouvez faire

  • Le minuteur s’arrête quand le quota est épuisé

    « Bloquer le minuteur lorsque les heures sont épuisées » est activé par défaut : à 100 %, le minuteur ne démarre plus sur ce projet. Désactivé, le collaborateur continue d’enregistrer au-delà.

  • Des alertes avant qu’il ne soit trop tard

    Aux seuils choisis, il prévient le collaborateur ; une semaine avant l’échéance, il prévient celui-ci et les administrateurs. Chaque alerte ne part qu’une fois.

  • Le coût prévu sur le projet

    Sur la fiche du projet, la section « Collaborateurs » affiche heures, pourcentage, taux et coût prévu, heures allouées fois taux.

  • Un quota a un statut

    Actif, Suspendu, Épuisé, Clos. En ajoutant des heures à un quota épuisé, il redevient actif, et les alertes repartent du seuil suivant.

  • Seulement les activités dont il a besoin

    Chaque activité a un interrupteur « Visible par les collaborateurs », désactivé par défaut : les activités internes n’apparaissent pas dans les menus des personnes externes.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si l’on désactive l’extension ?

Les pages des quotas d’heures et le planificateur de capacité disparaissent, et les privilèges liés à l’extension n’apparaissent plus parmi ceux des types.

Supprimer un quota efface-t-il les heures enregistrées ?

Non : les heures restent. Le collaborateur ne peut toutefois plus en enregistrer de nouvelles sur ce projet tant qu’un autre quota ne lui est pas attribué.

Les indisponibilités doivent-elles être approuvées ?

Non. C’est une déclaration, pas une demande de congés : elle sert à qui planifie pour savoir quand le collaborateur n’est pas là.

Les collaborateurs occupent-ils les places des employés ?

Non : « Collaborateur » est un type externe et compte parmi les utilisateurs externes de l’offre, pas parmi l’effectif.

Les autres fonctionnalités de Klokka

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