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Erweiterung von Klokka

Vereinbarte Stunden, erfasste Stunden. Dieselbe Zahl.

Mit dem Berater vereinbaren Sie vierzig Stunden auf einem Projekt. Mit dieser Erweiterung steht diese Zahl in Klokka: Der Mitarbeiter erfasst nur auf Projekten mit aktivem Kontingent, sieht, wie viel übrig ist, und wenn die Stunden aufgebraucht sind, startet der Timer nicht mehr — sofern das Unternehmen es so entschieden hat.

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Ein externer Mitarbeiter ist kein Angestellter mit weniger Privilegien

Der Typ «Mitarbeiter» steht außerhalb des Unternehmens: Er erfasst seine eigenen Stunden auf den Projekten, für die er ein Kontingent hat, und verwaltet nichts — keine Personen, keinen Katalog, keine Abwesenheiten anderer. Wer das Privileg «Stundenkontingente der Mitarbeitenden verwalten» hat, legt das Kontingent pro Person und Projekt oder pro Teilprojekt an: zugeteilte Stunden, Gültigkeit, Warnschwellen und einen eigenen Stundensatz, mit dem statt mit dem des Projekts die erwarteten Kosten im Projekt berechnet werden. Interne Team-Tätigkeiten bleiben verborgen: Der Mitarbeiter sieht nur die, die als «Für externe Mitarbeiter sichtbar» markiert sind. Die Prüfung liegt auf dem Server, nicht auf der Seite: Eine Stunde auf einem Projekt ohne aktives Kontingent wird abgelehnt, egal wo der Timer gestartet wird.

So funktioniert es

  1. Neues Kontingent

    Mitarbeiter, Projekt und gegebenenfalls Teilprojekt, zugeteilte Stunden, Start- und Enddatum, Warnschwellen — standardmäßig 80 % und 95 %.

  2. Der Mitarbeiter erfasst

    Unter «Meine Projekte» sieht er verbrauchte und verbleibende Stunden sowie das Enddatum. An jeder Schwelle erhält er eine Benachrichtigung in Klokka; ist das Kontingent aufgebraucht, erhalten sie auch die Administratoren.

  3. Mit Nichtverfügbarkeit planen

    Unter «Meine Abwesenheiten» meldet der Mitarbeiter Tage oder Zeitfenster, an denen er nicht verfügbar ist: ohne Genehmigung, es ist kein Urlaubsantrag. Der «Kapazitätsplaner» zeigt sie der Planung Woche für Woche, und die nicht verfügbaren Stunden fließen auch in die «Team-Auslastung» und in die Zuweisungsvorschläge von Projekta ein.

Das mit einem Berater vereinbarte Kontingent ist eine Vertragszahl. Klokka setzt sie während der Arbeit durch, nicht erst, wenn die Rechnung kommt.

Was Sie tun können

  • Der Timer stoppt bei aufgebrauchtem Kontingent

    «Timer blockieren, wenn die Stunden aufgebraucht sind» ist standardmäßig aktiv: Bei 100 % startet der Timer auf diesem Projekt nicht mehr. Ausgeschaltet, erfasst der Mitarbeiter auch darüber hinaus.

  • Hinweise, bevor es zu spät ist

    An den gewählten Schwellen benachrichtigt es den Mitarbeiter; eine Woche vor Ablauf ihn und die Administratoren. Jeder Hinweis geht nur einmal hinaus.

  • Die erwarteten Kosten im Projekt

    Auf der Projektseite zeigt der Abschnitt «Mitarbeiter» Stunden, Prozentsatz, Satz und erwartete Kosten, zugeteilte Stunden mal Satz.

  • Ein Kontingent hat einen Status

    Aktiv, Pausiert, Aufgebraucht, Geschlossen. Werden einem aufgebrauchten Kontingent Stunden hinzugefügt, ist es wieder aktiv, und die Hinweise beginnen ab der nächsten Schwelle neu.

  • Nur die Tätigkeiten, die er braucht

    Jede Tätigkeit hat einen Schalter «Für externe Mitarbeiter sichtbar», standardmäßig aus: Interne Tätigkeiten erscheinen nicht in den Menüs externer Personen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn die Erweiterung ausgeschaltet wird?

Die Seiten der Kontingente und der Kapazitätsplaner verschwinden, und die an die Erweiterung gebundenen Privilegien erscheinen nicht mehr unter denen der Typen.

Löscht das Entfernen eines Kontingents die erfassten Stunden?

Nein: Die Stunden bleiben. Der Mitarbeiter kann auf diesem Projekt aber keine neuen erfassen, bis ihm ein neues Kontingent zugewiesen wird.

Muss Nichtverfügbarkeit genehmigt werden?

Nein. Sie sind eine Erklärung, kein Urlaubsantrag: Sie sagen der Planung, wann der Mitarbeiter nicht da ist.

Belegen externe Mitarbeiter die Plätze der Angestellten?

Nein: «Mitarbeiter» ist ein externer Typ und zählt zu den externen Nutzern des Tarifs, nicht zur Belegschaft.

Die anderen Funktionen von Klokka

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