Registo do tempo
As horas registam-se enquanto trabalha, não no fim do mês
Um clique para iniciar o temporizador, ou poucos segundos para introduzir uma entrada à mão. Em ambos os casos o tempo fica já atribuído ao cliente e ao projeto certos: ninguém tem de reconstruir nada depois.
O tempo regista-se onde nasce
A contabilização de memória custa duas vezes: primeiro o tempo para a reconstruir, depois as horas que desaparecem porque já ninguém se lembra delas. O Klokka reduz o registo a um gesto de poucos segundos, para que as pessoas o façam mesmo — e o que lê nos relatórios corresponda ao trabalho feito.
Como funciona
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Inicie o temporizador
Escolha cliente, projeto e atividade e inicie. O temporizador em curso permanece visível em toda a aplicação, por isso não se esquece ligado nem desligado.
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Feche a entrada com o contexto
No fim do registo acrescente a descrição, as etiquetas e, se a empresa as configurou, responda às perguntas obrigatórias: as informações necessárias à fatura recolhem-se agora, não daqui a três semanas.
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A entrada entra nas contas
A partir desse momento as horas alimentam painéis, objetivos, relatórios e margem do projeto. Quem aprova vê-as na fila, quem fatura encontra-as já valorizadas com a tarifa correta.
Se registar as horas custa dez segundos, as pessoas fazem-no. Se custa dez minutos, não.
O que pode fazer
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Temporizador ou introdução manual
Quem trabalha por blocos usa o temporizador, quem reconstrói o dia no fim do turno introduz as horas à mão. A mesma entrada de tempo, os mesmos campos.
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Etiquetas transversais
Marque as entradas com etiquetas que atravessam os projetos — deslocação, horas extra, garantia — e reencontre-as nos relatórios sem ter de criar projetos fictícios.
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Perguntas no fim do registo
A empresa pode exigir informações obrigatórias antes de fechar uma entrada: número de encomenda, referência do cliente, resultado da intervenção.
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Aprovação das horas
Os registos podem passar por uma fila de aprovação: quem coordena aprova ou devolve, e as horas ainda pendentes ficam fora da exportação para a fatura.
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Recuperação das entradas órfãs
Se um projeto for reorganizado, as horas que ficaram sem destino vão para uma lista dedicada e reatribuem-se em bloco. Nenhuma hora desaparece na reorganização.
Aprofundamentos
Em detalhe
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Folha de horas semanal
Nem todos trabalham com o cronómetro a correr. Em «Horas semanais» cada pessoa vê uma linha por cliente, projeto e atividade e uma coluna por dia: escreve as horas onde faltam, confere o total e, se a empresa o pedir, envia a semana para aprovação.
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Aprovação das horas
Para muitas pessoas a aprovação não é necessária: as horas contam assim que são guardadas. Para alguém acabado de contratar, um colaborador pago à hora ou quem trabalha no terreno, pelo contrário, alguém tem de as ver antes de acabarem numa exportação. O Klokka decide isto por pessoa, não por empresa: sem aprovação, uma por cada registo, ou a semana inteira enviada de uma só vez.
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Locais de trabalho e relatórios
Para quem trabalha no escritório basta a hora. Para quem vai à obra, ao cliente ou em deslocação é preciso também o resto: onde, em que ponto estão os trabalhos, o que se usou, uma fotografia. O Klokka guarda-o no registo, com os campos que a empresa decide e as obrigações que se ligam pessoa a pessoa.
Extensões
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Temporizador rápido nas outras apps
Está a responder a um e-mail no kMail e repara que o temporizador não arrancou. Com esta extensão não precisa de abrir o Klokka: a lingueta na margem direita abre o cartão «Temporizador», escolhe o projeto e carrega em «Iniciar». A página onde estava fica onde está.
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Pomodoro
O Pomodoro é uma ajuda à concentração, não uma ferramenta de registo de horas. Inicia-o a partir do botão «Pomodoro» na barra do Klokka, trabalha até tocar e para mesmo: a pausa só começa quando a confirmar.
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Temporizadores em paraleloBrevemente
Uma chamada para um cliente enquanto responde aos e-mails de outro: são dois trabalhos para dois clientes, e há que faturar os dois. Mas trabalhou uma hora, não duas. Com esta extensão o Klokka mantém as duas contas separadas, só para as pessoas que o administrador escolher.
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Klokka no Kamzan Desktop
O Kamzan Desktop é a app da Kamzan para Windows e macOS. Com esta extensão o Klokka entra nela: um clique no ícone na barra do sistema abre um painel com o temporizador e, sem abrir o navegador, inicia-o, para-o ou retoma a entrada anterior.
Modelos gratuitos
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Modelo folha de horas Excel
Uma folha de horas (ou mapa de horas) pronta a usar: uma linha por cada trabalho, uma coluna por cada dia e os totais a calcularem-se sozinhos. Em Excel para preencher ou em PDF para imprimir, grátis e sem registo.
Ferramentas gratuitas
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Calculadora de horas trabalhadas
Indique o início, o fim e a pausa de cada dia: a calculadora mostra de imediato as horas trabalhadas e o total da semana, em horas e minutos e em decimais. Gratuito, sem registo.
Perguntas frequentes
É possível registar o tempo de um dia passado?
Sim. A introdução manual aceita data, hora de início e duração, portanto pode contabilizar-se a posteriori. A empresa pode, porém, bloquear os períodos já exportados ou faturados, para que não voltem a ser alterados.
Que diferença há entre o temporizador e o Pomodoro?
O temporizador regista horas de trabalho nos projetos. O Pomodoro é uma ajuda à concentração, disponível como componente adicional: mantém o histórico das sessões e, por si só, não regista horas. Se quiser, com «Iniciar também o registo de horas» e um cliente e um projeto escolhidos, cada bloco de concentração torna-se um registo real; as pausas ficam de fora.
O que acontece se alguém deixar o temporizador ligado toda a noite?
O temporizador em curso está sempre em evidência na interface e a entrada pode corrigir-se antes de a fechar. Se o registo já foi guardado, continua editável até o período ser bloqueado ou exportado.
As outras funcionalidades do Klokka
Experimente o Klokka na sua empresa
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Klokka simplifica o registo de horas e a prestação de contas.
Alex