Tipologías y privilegios
Cuatro tipologías de serie, y todas las que hagan falta además
La tipología dice qué puede hacer una persona en Klokka: registrar sus propias horas, gestionar el catálogo, aprobar ausencias, ver los costes internos. Cuatro vienen de serie y se quedan como Klokka las definió; para cualquier otra combinación se crea una tipología personalizada.
Sacar adelante el trabajo no es administrar el producto
El Administrador lo tiene todo activado. El Gestor hace lo mismo que el Administrador salvo cuatro privilegios: Gestión de miembros, Gestión de tipologías, Gestión de ajustes y Registro de auditoría. Se ocupa del equipo, el catálogo, las ausencias y las tareas, no del producto. El Usuario registra sus propias horas, se fija sus objetivos y, cuando no encuentra un cliente o un proyecto, solicita que se cree. El Colaborador es externo a la empresa: registra solo en los proyectos donde tiene una bolsa de horas, avisa cuando no está y no usa la aplicación de escritorio, los Objetivos, el Time Deck ni el Pomodoro.
Cómo funciona
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Parte de una tipología de serie
En «Gestión de usuarios», pestaña «Tipos de usuario», las cuatro tipologías de serie llevan la marca «sistema»: sus privilegios los decide Klokka y se realinean solos cuando llega una función nueva. No se modifican; se pueden ocultar de las opciones para los nuevos miembros.
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Duplica y cambia solo lo necesario
«Duplicar tipología» copia los privilegios de Administrador, Gestor o Usuario en una tipología nueva que se renombra; «Nueva tipología» parte de cero. Cada privilegio es un interruptor, agrupado por área: base, gestión, administración, catálogo, tareas, extensiones, costes internos.
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Asígnala al crear el usuario
Al crear el usuario se elige la tipología. Si una persona necesita una excepción, se hace ahí, sin inventar una tipología nueva: en la lista esa persona aparece como «Personalizado». En el mismo paso se deciden contrato, coste por hora y qué registros de otros puede ver.
El Gestor saca adelante el trabajo, el Administrador gobierna el producto. Dos oficios, dos tipologías.
Qué puedes hacer
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Internas y externas
Administrador, Gestor y Usuario son internas; Colaborador es externa y cuenta entre los usuarios externos del plan, no entre los de plantilla. Una tipología externa no puede recibir privilegios de gestión: miembros, catálogo, ausencias, costes internos, tareas para otros.
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Tipologías personalizadas
Se crean, se renombran, se ocultan, se eliminan. Al eliminar una, los miembros asignados se quedan, sin tipología, hasta que alguien los reasigne. El Colaborador no se duplica: bolsa de horas e indisponibilidad son su identidad y no se activan en otras tipologías.
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Privilegios que dependen de otros
«Aprobar solicitudes de creación» requiere «Gestión del catálogo»; «Objetivos para otros miembros» requiere «Sección Objetivos»; «Ver el coste interno de otras personas» requiere «Ver el propio coste interno». Sin el primero el segundo no se activa, y el servidor rechaza una combinación incoherente aunque llegue desde fuera de la interfaz.
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Privilegios que se excluyen
«Solicitar creación» es para quien no gestiona el catálogo: no convive con «Gestión del catálogo» ni con «Aprobar solicitudes de creación». Quien crea clientes y proyectos directamente no necesita pedirlos.
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Privilegios que siguen a las extensiones
Algunos privilegios solo aparecen con la extensión activada: «Gestión de las bolsas de horas» con Horas extra, «Gestionar las bolsas de horas de los colaboradores» con Colaboradores externos, «Partes para el cliente» con la extensión del mismo nombre, «Time Deck» y «Pomodoro» con sus extensiones homónimas. Al desactivar la extensión, desaparecen de las tipologías sin tocarlas.
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Excepciones por persona
Un privilegio se activa o desactiva para una sola persona, dejando la tipología como está: el Usuario que además debe gestionar las etiquetas, el Gestor que no debe ver los costes ajenos. El Colaborador es la única tipología que no se personaliza.
| Privilegio | Administrador | Gestor | Usuario | Colaborador |
|---|---|---|---|---|
| Interna / externa | int. | int. | int. | est. |
| Gestión de miembros | sí | no | no | no |
| Gestión de tipologías | sí | no | no | no |
| Gestión de ajustes | sí | no | no | no |
| Registro de auditoría | sí | no | no | no |
| Gestión de grupos | sí | sí | no | no |
| Gestión del catálogo | sí | sí | no | no |
| Solicitar creación | no | no | sí | no |
| Gestión de ausencias y festivos | sí | sí | no | no |
| Informes de todos los usuarios | sí | sí | no | no |
| Asignar tareas a otros miembros | sí | sí | no | no |
| Ver el coste interno de otras personas | sí | sí | no | no |
| Sección Objetivos | sí | sí | sí | no |
| Aplicación de escritorio | sí | sí | sí | no |
| Colaborador con bolsa de horas | no | no | no | sí |
Valores de serie. Las tipologías de serie no se modifican: para otras combinaciones se duplica la tipología o se personaliza a la persona. «Colaborador con bolsa de horas» funciona con la extensión Colaboradores externos activada.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede asignar una tipología?
Quien tiene «Gestión de miembros», que de serie solo tiene el Administrador. Y solo puede conceder los privilegios que posee: lo que no tiene, no se lo da a otro ni lo pone en una tipología. No tienen este límite el Administrador, el fundador de la empresa y quien tiene «Asigna todas las tipologías», un privilegio que se activa a propósito para quien gestiona las cuentas sin tocar lo demás.
¿Se puede quitar al último administrador?
No. En Klokka debe quedar al menos un administrador activo: los botones para cambiarle la tipología, suspenderlo o quitarle el acceso están bloqueados, y el servidor rechaza la operación de todos modos. Del mismo modo, la propia cuenta no se modifica ni se suspende desde esta página.
¿Por qué no puedo modificar el Gestor?
Porque las cuatro tipologías de serie son de sistema: sus privilegios los define Klokka y se realinean en cada actualización, así una función nueva llega ya asignada a quien debe tenerla. Para reglas distintas se duplica el Gestor y se cambia la copia.
¿La tipología decide también qué horas de los demás veo?
No, eso se elige por persona, en el paso «Registros de otros» de la creación del usuario: nadie, los miembros de sus grupos, usuarios concretos o toda la empresa. El Colaborador siempre ve solo los suyos.
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Alex