Typologien und Privilegien
Vier Standardtypologien, und so viele weitere, wie Sie brauchen
Die Typologie legt fest, was eine Person in Klokka tun kann: die eigenen Stunden erfassen, den Katalog verwalten, Abwesenheiten genehmigen, interne Kosten sehen. Vier sind standardmäßig dabei und bleiben so, wie Klokka sie definiert hat; für jede andere Kombination legen Sie eine eigene Typologie an.
Die Arbeit voranbringen heißt nicht, das Produkt zu verwalten
Der Administrator hat alles aktiviert. Der Verwalter tut, was der Administrator tut, bis auf vier Privilegien: Mitgliederverwaltung, Verwaltung der Typologien, Verwaltung der Einstellungen und Prüfprotokoll. Er kümmert sich um Team, Katalog, Abwesenheiten und Aufgaben, nicht um das Produkt. Der Benutzer erfasst seine eigenen Stunden, setzt sich eigene Ziele und beantragt die Erstellung eines Kunden oder Projekts, wenn er es nicht findet. Der Mitarbeiter ist extern: Er erfasst nur auf Projekten, für die er ein Stundenkontingent hat, meldet, wann er nicht verfügbar ist, und nutzt weder die Desktop-App noch Ziele, Time Deck oder Pomodoro.
So funktioniert es
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Starten Sie mit einer Standardtypologie
Unter «Benutzerverwaltung», Reiter «Benutzertypen», tragen die vier Standardtypologien das Zeichen «System»: Ihre Privilegien legt Klokka fest und gleicht sie selbst an, wenn eine neue Funktion hinzukommt. Sie lassen sich nicht bearbeiten, aber für neue Mitglieder ausblenden.
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Duplizieren und nur ändern, was nötig ist
«Typologie duplizieren» kopiert die Privilegien von Administrator, Verwalter oder Benutzer in eine neue Typologie, die Sie umbenennen; «Neue Typologie» beginnt bei null. Jedes Privileg ist ein Schalter, nach Bereichen gruppiert: Grundfunktionen, Verwaltung, Administration, Katalog, Aufgaben, Erweiterungen, interne Kosten.
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Weisen Sie sie beim Anlegen des Benutzers zu
Beim Anlegen des Benutzers wählen Sie die Typologie. Braucht eine Person eine Ausnahme, machen Sie sie dort, ohne eine neue Typologie zu erfinden: In der Liste erscheint diese Person als «Benutzerdefiniert». Im selben Schritt legen Sie Vertrag, Stundenkosten und die sichtbaren Einträge anderer fest.
Der Verwalter bringt die Arbeit voran, der Administrator steuert das Produkt. Zwei Aufgaben, zwei Typologien.
Was Sie tun können
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Intern und extern
Administrator, Verwalter und Benutzer sind intern; Mitarbeiter ist extern und zählt zu den externen Benutzern des Tarifs, nicht zur Belegschaft. Eine externe Typologie kann keine Verwaltungsprivilegien erhalten: Mitglieder, Katalog, Abwesenheiten, interne Kosten, Aufgaben für andere.
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Eigene Typologien
Sie lassen sich anlegen, umbenennen, ausblenden und löschen. Wird eine gelöscht, bleiben die zugewiesenen Mitglieder erhalten, ohne Typologie, bis jemand sie neu zuweist. Der Mitarbeiter lässt sich nicht duplizieren: Stundenkontingent und Nichtverfügbarkeit sind seine Identität und lassen sich bei anderen Typologien nicht aktivieren.
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Privilegien, die von anderen abhängen
«Erstellungsanträge genehmigen» setzt «Katalogverwaltung» voraus; «Ziele für andere Mitglieder» setzt «Bereich Ziele» voraus; «Interne Kosten anderer sehen» setzt «Die eigenen internen Kosten sehen» voraus. Ohne das erste lässt sich das zweite nicht aktivieren, und der Server lehnt eine widersprüchliche Kombination auch dann ab, wenn sie nicht über die Oberfläche kommt.
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Privilegien, die sich ausschließen
«Erstellung beantragen» ist für Personen, die den Katalog nicht verwalten: Es schließt «Katalogverwaltung» und «Erstellungsanträge genehmigen» aus. Wer Kunden und Projekte direkt anlegt, muss sie nicht beantragen.
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Privilegien, die den Erweiterungen folgen
Manche Privilegien erscheinen nur mit aktivierter Erweiterung: «Verwaltung der Stundenkontingente» mit Mehrstunden, «Stundenkontingente der Mitarbeitenden verwalten» mit Externe Mitarbeiter, «Aufstellungen für den Kunden» mit Kundenrapporte, «Time Deck» und «Pomodoro» mit den gleichnamigen Erweiterungen. Wird die Erweiterung deaktiviert, verschwinden sie aus den Typologien, ohne dass Sie diese anfassen müssen.
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Ausnahmen pro Person
Ein Privileg lässt sich für eine einzelne Person ein- oder ausschalten, ohne die Typologie zu ändern: der Benutzer, der auch Etiketten verwalten soll, der Verwalter, der die Kosten anderer nicht sehen soll. Der Mitarbeiter ist die einzige Typologie, die sich nicht anpassen lässt.
| Privileg | Administrator | Verwalter | Benutzer | Mitarbeiter |
|---|---|---|---|---|
| Intern / extern | int. | int. | int. | est. |
| Mitgliederverwaltung | ja | nein | nein | nein |
| Verwaltung der Typologien | ja | nein | nein | nein |
| Verwaltung der Einstellungen | ja | nein | nein | nein |
| Prüfprotokoll | ja | nein | nein | nein |
| Gruppenverwaltung | ja | ja | nein | nein |
| Katalogverwaltung | ja | ja | nein | nein |
| Erstellung beantragen | nein | nein | ja | nein |
| Verwaltung von Abwesenheiten und Feiertagen | ja | ja | nein | nein |
| Berichte über alle Benutzer | ja | ja | nein | nein |
| Aufgaben anderen Mitgliedern zuweisen | ja | ja | nein | nein |
| Interne Kosten anderer sehen | ja | ja | nein | nein |
| Bereich Ziele | ja | ja | ja | nein |
| Desktop-App | ja | ja | ja | nein |
| Mitarbeiter mit Stundenkontingent | nein | nein | nein | ja |
Standardwerte. Standardtypologien lassen sich nicht bearbeiten: Für andere Kombinationen duplizieren Sie die Typologie oder passen die einzelne Person an. «Mitarbeiter mit Stundenkontingent» funktioniert bei aktivierter Erweiterung Externe Mitarbeiter.
Häufige Fragen
Wer kann eine Typologie zuweisen?
Wer «Mitgliederverwaltung» hat – standardmäßig nur der Administrator. Und er kann nur die Privilegien vergeben, die er selbst besitzt: Was er nicht hat, kann er weder einer anderen Person geben noch in eine Typologie aufnehmen. Diese Grenze gilt nicht für den Administrator, den Gründer des Unternehmens und für Personen mit «Alle Typologien zuweisen», einem Privileg, das man gezielt für jemanden aktiviert, der Konten verwaltet, ohne den Rest anzufassen.
Kann man den letzten Administrator entfernen?
Nein. In Klokka muss mindestens ein aktiver Administrator bleiben: Die Schaltflächen, um seine Typologie zu ändern, ihn zu sperren oder ihm den Zugang zu entziehen, sind gesperrt, und der Server lehnt den Vorgang ohnehin ab. Ebenso lässt sich das eigene Konto auf dieser Seite weder bearbeiten noch sperren.
Warum kann ich den Verwalter nicht bearbeiten?
Weil die vier Standardtypologien Systemtypologien sind: Ihre Privilegien legt Klokka fest und gleicht sie bei jedem Update an, sodass eine neue Funktion bereits denjenigen zugewiesen ist, die sie haben sollen. Für andere Regeln duplizieren Sie den Verwalter und ändern die Kopie.
Bestimmt die Typologie auch, welche Stunden anderer ich sehe?
Nein, das wird pro Person festgelegt, im Schritt «Einträge anderer» beim Anlegen des Benutzers: niemand, die Mitglieder der eigenen Gruppen, bestimmte Benutzer oder das ganze Unternehmen. Der Mitarbeiter sieht immer nur seine eigenen.
Die anderen Funktionen von Klokka
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Alex