Typologies et privilèges
Quatre typologies standard, et autant d’autres qu’il en faut
La typologie dit ce qu’une personne peut faire dans Klokka : enregistrer ses propres heures, gérer le catalogue, approuver les absences, voir les coûts internes. Quatre sont fournies d’office et restent telles que Klokka les a définies ; pour toute autre combinaison, on crée une typologie personnalisée.
Faire avancer le travail, ce n’est pas administrer le produit
L’Administrateur a tout d’activé. Le Gestionnaire fait ce que fait l’Administrateur, sauf quatre privilèges : Gestion des membres, Gestion des typologies, Gestion des paramètres et Journal d’audit. Il s’occupe de l’équipe, du catalogue, des absences et des tâches, pas du produit. L’Utilisateur enregistre ses propres heures, se fixe ses objectifs et, quand il ne trouve pas un client ou un projet, en demande la création. Le Collaborateur est externe à l’entreprise : il n’enregistre que sur les projets où il a un forfait d’heures, signale quand il n’est pas disponible et n’utilise ni l’application de bureau, ni les Objectifs, ni le Time Deck, ni le Pomodoro.
Comment ça marche
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Partez d’une typologie standard
Dans « Gestion des utilisateurs », onglet « Typologies d’utilisateur », les quatre typologies standard portent la mention « système » : leurs privilèges sont décidés par Klokka et se réalignent d’eux-mêmes quand une nouvelle fonction arrive. Elles ne se modifient pas ; on peut les masquer des choix proposés aux nouveaux membres.
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Dupliquez et changez seulement ce qu’il faut
« Dupliquer la typologie » copie les privilèges d’Administrateur, de Gestionnaire ou d’Utilisateur dans une nouvelle typologie à renommer ; « Nouvelle typologie » part de zéro. Chaque privilège est un interrupteur, regroupé par domaine : base, gestion, administration, catalogue, tâches, extensions, coûts internes.
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Attribuez-la en créant l’utilisateur
À la création de l’utilisateur, on choisit la typologie. Si une personne a besoin d’une exception, on la fait là, sans inventer une nouvelle typologie : dans la liste, cette personne apparaît « Personnalisé ». Dans la même étape, on décide du contrat, du coût horaire et des saisies des autres qu’elle peut voir.
Le Gestionnaire fait avancer le travail, l’Administrateur gouverne le produit. Deux métiers, deux typologies.
Ce que vous pouvez faire
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Internes et externes
Administrateur, Gestionnaire et Utilisateur sont internes ; Collaborateur est externe et compte parmi les utilisateurs externes de l’offre, pas parmi l’effectif. Une typologie externe ne peut pas recevoir de privilèges de gestion : membres, catalogue, absences, coûts internes, tâches pour d’autres.
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Typologies personnalisées
On les crée, on les renomme, on les masque, on les supprime. Quand on en supprime une, les membres attribués restent, sans typologie, jusqu’à ce que quelqu’un les réattribue. Le Collaborateur ne se duplique pas : forfait d’heures et indisponibilité sont son identité et ne s’activent pas sur d’autres typologies.
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Privilèges qui dépendent d’autres
« Approuver les demandes de création » requiert « Gestion du catalogue » ; « Objectifs pour d’autres membres » requiert « Section Objectifs » ; « Voir le coût interne des autres » requiert « Voir son propre coût interne ». Sans le premier, le second ne s’active pas, et le serveur refuse une combinaison incohérente même si elle arrive hors de l’interface.
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Privilèges qui s’excluent
« Demander une création » est pour ceux qui ne gèrent pas le catalogue : il ne cohabite ni avec « Gestion du catalogue » ni avec « Approuver les demandes de création ». Celui qui crée directement clients et projets n’a pas besoin de les demander.
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Privilèges qui suivent les extensions
Certains privilèges n’apparaissent qu’avec l’extension activée : « Gestion des forfaits d’heures » avec Heures en plus, « Gérer les forfaits d’heures des collaborateurs » avec Collaborateurs externes, « Relevés pour le client » avec Relevés client, « Time Deck » et « Pomodoro » avec les extensions du même nom. L’extension désactivée, ils disparaissent des typologies sans qu’on y touche.
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Exceptions par personne
Un privilège s’active ou se désactive pour une seule personne, en laissant la typologie telle quelle : l’Utilisateur qui doit aussi gérer les étiquettes, le Gestionnaire qui ne doit pas voir les coûts des autres. Le Collaborateur est la seule typologie qui ne se personnalise pas.
| Privilège | Administrateur | Gestionnaire | Utilisateur | Collaborateur |
|---|---|---|---|---|
| Interne / externe | int. | int. | int. | est. |
| Gestion des membres | oui | non | non | non |
| Gestion des typologies | oui | non | non | non |
| Gestion des paramètres | oui | non | non | non |
| Journal d’audit | oui | non | non | non |
| Gestion des groupes | oui | oui | non | non |
| Gestion du catalogue | oui | oui | non | non |
| Demander une création | non | non | oui | non |
| Gestion des absences et des jours fériés | oui | oui | non | non |
| Rapports sur tous les utilisateurs | oui | oui | non | non |
| Affecter des tâches à d’autres membres | oui | oui | non | non |
| Voir le coût interne des autres | oui | oui | non | non |
| Section Objectifs | oui | oui | oui | non |
| Application de bureau | oui | oui | oui | non |
| Collaborateur avec forfait d’heures | non | non | non | oui |
Valeurs standard. Les typologies standard ne se modifient pas : pour d’autres combinaisons, on duplique la typologie ou on personnalise la personne. « Collaborateur avec forfait d’heures » fonctionne avec l’extension Collaborateurs externes activée.
Questions fréquentes
Qui peut attribuer une typologie ?
Celui qui a « Gestion des membres », que seul l’Administrateur possède par défaut. Et il ne peut accorder que les privilèges qu’il détient : ce qu’il n’a pas, il ne peut ni le donner à un autre ni le mettre dans une typologie. N’ont pas cette limite l’Administrateur, le fondateur de l’entreprise et celui qui a « Attribue toutes les typologies », un privilège à activer délibérément pour qui gère les comptes sans toucher au reste.
Peut-on retirer le dernier administrateur ?
Non. Dans Klokka, il doit rester au moins un administrateur actif : les boutons pour changer sa typologie, le suspendre ou lui retirer l’accès sont bloqués, et le serveur refuse de toute façon l’opération. De même, on ne peut ni modifier ni suspendre son propre compte depuis cette page.
Pourquoi ne puis-je pas modifier le Gestionnaire ?
Parce que les quatre typologies standard sont des typologies système : leurs privilèges sont définis par Klokka et réalignés à chaque mise à jour, si bien qu’une nouvelle fonction arrive déjà attribuée à qui doit l’avoir. Pour des règles différentes, on duplique le Gestionnaire et on modifie la copie.
La typologie décide-t-elle aussi quelles heures des autres je vois ?
Non, cela se choisit par personne, à l’étape « Saisies des autres » de la création de l’utilisateur : personne, les membres de ses groupes, des utilisateurs précis ou toute l’entreprise. Le Collaborateur ne voit toujours que les siennes.
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Alex