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Extensão do Klokka

Quem a pediu, quem a faz, até quando. E como correu.

A apresentação para o cliente tem de ser entregue na sexta e é a Giulia que a prepara. Com as Tarefas não é preciso perguntar-lhe em que ponto está: vê o prazo, as horas que já lá pôs face à estimativa e, no fim, se fechou a tempo. Ela encontra-a nas suas tarefas, põe-na na agenda quando puder trabalhar nela e inicia o temporizador a partir dali.

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Um prazo declarado, medido no fim

Uma tarefa é algo a fazer até uma data, mesmo em várias atividades: título, descrição, início e prazo, horas orçamentadas, cliente e projeto. Atribui-se a si próprio ou — com o privilégio — a um ou mais colegas; com vários responsáveis escolhe-se a conclusão: «Partilhada», fecha quando qualquer um a conclui, ou «Individual», fecha quando todos a concluíram. Uma tarefa grande divide-se em subtarefas, cada uma com o seu responsável e o seu prazo, e as horas da tarefa são as da árvore inteira. No fecho, o Klokka regista se chegou a tempo ou com quantos dias de atraso: é a base dos números de «As minhas tarefas» e de «Desempenho da equipa».

Como funciona

  1. Atribua

    «Nova tarefa»: título, prazo, horas orçamentadas, responsáveis e, se quiser, cliente e projeto. Na agenda há «Criar tarefa com prazo aqui».

  2. Planeie e trabalhe

    Quem a recebe encontra-a em «As minhas tarefas» e nas tarefas a vencer da agenda. Com «Planear» põe-na na agenda, com «Iniciar temporizador» regista as horas na tarefa.

  3. Feche e meça

    «Concluir» fecha a tarefa: a tempo, ou com os dias de atraso ao lado. Quem a atribuiu acompanha-a em «Tarefas de outros».

Um prazo conta quando, no fim, alguém vê se foi cumprido.

O que pode fazer

  • Horas face à estimativa

    No detalhe da tarefa, as horas trabalhadas ao lado das estimadas: quantas restam ou quantas estão acima da estimativa, com os registos um a um.

  • Subtarefas

    Adicionam-se também ao criar a tarefa, com o cliente e o projeto da principal. Uma tarefa pode limitar-se a agrupá-las, e então as horas registam-se nelas.

  • Lembretes e insistências

    E-mails antes do prazo e, depois de passado, uma insistência que chega também a quem a atribuiu. Uma por tarefa, não uma por cada subtarefa.

  • Avisos sobre o volume de horas

    Quando as horas se aproximam da estimativa ou a ultrapassam, ou o trabalho está atrasado face ao tempo decorrido, o aviso vai para o responsável e para o responsável do projeto. Uma só vez.

  • Desempenho da equipa

    Para cada pessoa no período: tarefas abertas e em atraso, fechadas a tempo e com atraso, percentagem a tempo, atraso médio e pior atraso. Útil nas conversas individuais.

Perguntas frequentes

É preciso a Agenda para usar as Tarefas?

Sim: as Tarefas exigem a extensão Agenda ativa, porque uma tarefa planeia-se na agenda e as tarefas a vencer aparecem lá. Ao desligar as Tarefas a agenda fica; desaparecem a secção «Tarefas» e o seu quadro no painel.

Quem pode atribuir tarefas aos outros?

Todos podem criar tarefas para si. Atribuí-las aos colegas é um privilégio do tipo, normalmente limitado aos próprios grupos e alargável a toda a empresa. Também «Desempenho da equipa» é um privilégio à parte.

Se apagar uma tarefa, as horas registadas desaparecem?

Não. Os registos ficam, só perdem a ligação à tarefa. Uma tarefa confiada a várias pessoas, porém, apaga-se para todas.

Funciona com o Projekta?

Sim: as tarefas planeadas no Projekta trabalham-se no Klokka, com a atividade do plano já indicada, e as horas voltam ao projeto. Mas as Tarefas funcionam também sem o Projekta.

As outras funcionalidades do Klokka

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