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Estensione di Klokka

Chi l’ha chiesto, chi lo fa, entro quando. E com’è andata.

La presentazione per il cliente va consegnata venerdì e la prepara Giulia. Con i Compiti non serve chiederle a voce a che punto è: vedi la scadenza, le ore che ci ha già messo rispetto alla stima e, alla fine, se ha chiuso in tempo. Lei lo trova tra i suoi compiti, lo mette in agenda quando può lavorarci e avvia il timer da lì.

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Una scadenza dichiarata, misurata alla fine

Un compito è qualcosa da fare entro una data, anche su più attività: titolo, descrizione, inizio e scadenza, ore preventivate, cliente e progetto. Si affida a se stessi o — con il privilegio — a uno o più colleghi; con più assegnatari si sceglie il completamento: «Condiviso», si chiude quando lo completa uno qualsiasi, o «Individuale», si chiude quando l’hanno completato tutti. Un compito grande si scompone in sotto-compiti, ognuno con il suo assegnatario e la sua scadenza, e le ore del compito sono quelle dell’albero intero. Alla chiusura Klokka registra se è arrivato in tempo o con quanti giorni di ritardo: è la base dei numeri di «I miei compiti» e di «Performance team».

Come funziona

  1. Assegna

    «Nuovo compito»: titolo, scadenza, ore preventivate, assegnatari e, se vuoi, cliente e progetto. Dall’agenda c’è «Crea compito con scadenza qui».

  2. Pianifica e lavora

    Chi lo riceve lo trova in «I miei compiti» e tra i compiti in scadenza dell’agenda. Con «Pianifica» lo mette in agenda, con «Avvia timer» registra le ore sul compito.

  3. Chiudi e misura

    «Completa» chiude il compito: in tempo, o con i giorni di ritardo accanto. Chi l’ha assegnato lo segue da «Compiti di altri».

Una scadenza conta quando, alla fine, qualcuno guarda se è stata rispettata.

Cosa puoi fare

  • Ore contro stima

    Nel dettaglio del compito, le ore lavorate accanto a quelle stimate: quante ne restano o quante sono oltre la stima, con le registrazioni una per una.

  • Sotto-compiti

    Si aggiungono anche mentre si crea il compito, con cliente e progetto del principale. Un compito può limitarsi a raccoglierli, e allora le ore si registrano su di loro.

  • Promemoria e solleciti

    Email prima della scadenza e, a scadenza passata, un sollecito che arriva anche a chi l’ha assegnato. Uno per compito, non uno per ogni sotto-compito.

  • Avvisi sul monte ore

    Quando le ore si avvicinano alla stima o la superano, o il lavoro è indietro rispetto al tempo passato, l’avviso va all’assegnatario e al responsabile del progetto. Una volta sola.

  • Performance team

    Per ogni persona nel periodo: compiti aperti e in ritardo, chiusi in tempo e in ritardo, percentuale on-time, ritardo medio e peggiore. Utile nei colloqui uno a uno.

Domande frequenti

Serve l’Agenda per usare i Compiti?

Sì: i Compiti richiedono l’estensione Agenda attiva, perché un compito si pianifica in agenda e i compiti in scadenza compaiono lì. Spegnendo i Compiti l’agenda resta; spariscono la sezione «Compiti» e il suo riquadro in dashboard.

Chi può assegnare compiti agli altri?

Tutti possono creare compiti per sé. Assegnarli ai colleghi è un privilegio della tipologia, di norma limitato ai propri gruppi ed estendibile a tutta l’azienda. Anche «Performance team» è un privilegio a parte.

Se elimino un compito, le ore registrate spariscono?

No. Le registrazioni restano, perdono solo il collegamento al compito. Un compito affidato a più persone, però, si elimina per tutte.

Funziona con Projekta?

Sì: i compiti pianificati in Projekta si lavorano in Klokka, con l’attività del piano già indicata, e le ore tornano al progetto. Ma i Compiti funzionano anche senza Projekta.

Le altre funzionalità di Klokka

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