Un producto de

Extensión de Klokka

Quién la pidió, quién la hace, para cuándo. Y cómo fue.

La presentación para el cliente se entrega el viernes y la prepara Giulia. Con las Tareas no hace falta preguntarle de palabra cómo va: ves la fecha límite, las horas que ya ha dedicado frente a la estimación y, al final, si la cerró a tiempo. Ella la encuentra en sus tareas, la pone en la agenda cuando puede trabajar en ella y arranca el temporizador desde ahí.

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Una fecha límite declarada, medida al final

Una tarea es algo que hacer antes de una fecha, incluso sobre varias actividades: título, descripción, inicio y fecha límite, horas presupuestadas, cliente y proyecto. Se asigna a uno mismo o — con el privilegio — a uno o más compañeros; con varios asignados se elige la finalización: «Compartida», se cierra cuando la completa cualquiera de ellos, o «Individual», se cierra cuando la han completado todos. Una tarea grande se divide en subtareas, cada una con su asignado y su fecha límite, y las horas de la tarea son las del árbol entero. Al cerrarse, Klokka registra si llegó a tiempo o con cuántos días de retraso: es la base de las cifras de «Mis tareas» y de «Rendimiento del equipo».

Cómo funciona

  1. Asigna

    «Nueva tarea»: título, fecha límite, horas presupuestadas, asignados y, si quieres, cliente y proyecto. Desde la agenda está «Crear tarea con fecha límite aquí».

  2. Planifica y trabaja

    Quien la recibe la encuentra en «Mis tareas» y entre las tareas que vencen en la agenda. Con «Planificar» la pone en la agenda, con «Iniciar temporizador» registra las horas en la tarea.

  3. Cierra y mide

    «Completar» cierra la tarea: a tiempo, o con los días de retraso al lado. Quien la asignó la sigue desde «Tareas de otros».

Una fecha límite cuenta cuando, al final, alguien mira si se cumplió.

Qué puedes hacer

  • Horas frente a estimación

    En el detalle de la tarea, las horas trabajadas junto a las estimadas: cuántas quedan o cuántas superan la estimación, con los registros uno a uno.

  • Subtareas

    Se añaden también mientras se crea la tarea, con el cliente y el proyecto de la principal. Una tarea puede limitarse a agruparlas, y entonces las horas se registran en ellas.

  • Recordatorios y avisos

    Correos antes de la fecha límite y, una vez vencida, un aviso que llega también a quien la asignó. Uno por tarea, no uno por cada subtarea.

  • Avisos sobre las horas

    Cuando las horas se acercan a la estimación o la superan, o el trabajo va por detrás del tiempo transcurrido, el aviso va al asignado y al responsable del proyecto. Una sola vez.

  • Rendimiento del equipo

    Para cada persona en el periodo: tareas abiertas y con retraso, cerradas a tiempo y con retraso, porcentaje a tiempo, retraso medio y peor. Útil en las reuniones uno a uno.

Preguntas frecuentes

¿Hace falta la Agenda para usar las Tareas?

Sí: las Tareas requieren la extensión Agenda activa, porque una tarea se planifica en la agenda y las tareas que vencen aparecen ahí. Al apagar las Tareas la agenda se queda; desaparecen la sección «Tareas» y su recuadro en el panel.

¿Quién puede asignar tareas a otros?

Todos pueden crear tareas para sí mismos. Asignarlas a los compañeros es un privilegio del tipo de usuario, normalmente limitado a los propios grupos y ampliable a toda la empresa. También «Rendimiento del equipo» es un privilegio aparte.

Si elimino una tarea, ¿desaparecen las horas registradas?

No. Los registros se quedan, solo pierden el vínculo con la tarea. Una tarea encargada a varias personas, eso sí, se elimina para todas.

¿Funciona con Projekta?

Sí: las tareas planificadas en Projekta se trabajan en Klokka, con la actividad del plan ya indicada, y las horas vuelven al proyecto. Pero las Tareas funcionan también sin Projekta.

Las demás funcionalidades de Klokka

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