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Extension de Klokka

Qui l’a demandée, qui la fait, pour quand. Et comment ça s’est passé.

La présentation pour le client est à rendre vendredi et c’est Giulia qui la prépare. Avec les Tâches, inutile de lui demander où elle en est : vous voyez l’échéance, les heures déjà passées par rapport à l’estimation et, à la fin, si elle a clôturé à temps. Elle la trouve dans ses tâches, la met dans son agenda quand elle peut y travailler et démarre le minuteur de là.

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Une échéance déclarée, mesurée à la fin

Une tâche, c’est quelque chose à faire avant une date, même sur plusieurs activités : titre, description, début et échéance, heures prévues, client et projet. On se la confie à soi-même ou — avec le privilège — à un ou plusieurs collègues ; avec plusieurs responsables, on choisit l’achèvement : « Partagé », elle se clôt quand l’un d’eux la termine, ou « Individuel », elle se clôt quand tous l’ont terminée. Une grande tâche se décompose en sous-tâches, chacune avec son responsable et son échéance, et les heures de la tâche sont celles de l’arbre entier. À la clôture, Klokka enregistre si elle est arrivée à temps ou avec combien de jours de retard : c’est la base des chiffres de « Mes tâches » et de « Performance de l’équipe ».

Comment ça marche

  1. Attribuez

    « Nouvelle tâche » : titre, échéance, heures prévues, responsables et, si vous voulez, client et projet. Depuis l’agenda, il y a « Créer une tâche avec échéance ici ».

  2. Planifiez et travaillez

    Qui la reçoit la trouve dans « Mes tâches » et parmi les tâches à échéance de l’agenda. Avec « Planifier », il la met dans l’agenda ; avec « Démarrer le minuteur », il saisit les heures sur la tâche.

  3. Clôturez et mesurez

    « Terminer » clôt la tâche : à temps, ou avec les jours de retard à côté. Qui l’a attribuée la suit depuis « Tâches des autres ».

Une échéance compte quand, à la fin, quelqu’un regarde si elle a été respectée.

Ce que vous pouvez faire

  • Heures face à l’estimation

    Dans le détail de la tâche, les heures travaillées à côté des heures estimées : combien il en reste ou combien dépassent l’estimation, avec les saisies une par une.

  • Sous-tâches

    Elles s’ajoutent dès la création de la tâche, avec le client et le projet de la tâche principale. Une tâche peut se contenter de les regrouper, et alors les heures se saisissent sur elles.

  • Rappels et relances

    Des e-mails avant l’échéance et, une fois passée, une relance qui arrive aussi à qui l’a attribuée. Une par tâche, pas une par sous-tâche.

  • Alertes sur le volume d’heures

    Quand les heures approchent de l’estimation ou la dépassent, ou que le travail est en retard sur le temps écoulé, l’alerte va au responsable de la tâche et au responsable du projet. Une seule fois.

  • Performance de l’équipe

    Pour chaque personne sur la période : tâches ouvertes et en retard, clôturées à temps et en retard, pourcentage à temps, retard moyen et pire retard. Utile dans les entretiens individuels.

Questions fréquentes

Faut-il l’Agenda pour utiliser les Tâches ?

Oui : les Tâches exigent l’extension Agenda active, car une tâche se planifie dans l’agenda et les tâches à échéance y apparaissent. En éteignant les Tâches, l’agenda reste ; la section « Tâches » et son widget du tableau de bord disparaissent.

Qui peut attribuer des tâches aux autres ?

Tout le monde peut créer des tâches pour soi. Les attribuer aux collègues est un privilège du type, normalement limité à ses propres groupes et extensible à toute l’entreprise. « Performance de l’équipe » est aussi un privilège à part.

Si je supprime une tâche, les heures saisies disparaissent-elles ?

Non. Les saisies restent, elles perdent seulement le lien avec la tâche. Une tâche confiée à plusieurs personnes est cependant supprimée pour toutes.

Cela fonctionne-t-il avec Projekta ?

Oui : les tâches planifiées dans Projekta se travaillent dans Klokka, avec l’activité du plan déjà indiquée, et les heures reviennent au projet. Mais les Tâches fonctionnent aussi sans Projekta.

Les autres fonctionnalités de Klokka

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