Organisation et contrôle
Chacun voit ce dont il a besoin, et rien de plus
Les heures sont une donnée sensible : elles disent ce que rapporte un projet et combien travaille une personne. Klokka les gouverne avec des privilèges séparés par fonction, des groupes de travail et un journal qui garde trace de chaque modification.
Administrer n’est pas la même chose que coordonner
Celui qui gère les congés n’a pas besoin de voir les tarifs. Celui qui coordonne un groupe doit en lire les heures mais pas celles des autres services. Un rôle unique « administrateur » oblige à donner trop ou trop peu : dans Klokka, les privilèges sont séparés par fonction et regroupés en typologies, on accorde donc exactement ce qu’il faut.
Comment ça marche
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Formez les groupes
Services, équipes, sites : regroupez les personnes comme l’entreprise est vraiment organisée et reliez aux groupes les projets de leur ressort.
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Attribuez les privilèges avec les typologies
Gérer le catalogue, approuver les heures, gérer les absences, voir le journal, partager des relevés : chaque privilège s’accorde séparément, et la typologie les regroupe pour celui qui doit les avoir.
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Vérifiez quand il le faut
Le journal d’audit conserve qui a modifié quoi et quand sur clients, projets et enregistrements : les questions gênantes ont une réponse documentée.
Les heures disent ce que rapporte un projet et combien travaille une personne. Ce n’est pas une donnée comme les autres.
Ce que vous pouvez faire
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Groupes avec projets dédiés
Chaque groupe a ses projets et ses vues : celui qui en fait partie travaille sur une liste courte et pertinente plutôt que sur tout le catalogue de l’entreprise.
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Privilèges séparés par fonction
Approbation des heures, gestion des absences, catalogue, tags, relevés et audit sont des privilèges distincts : on compose la typologie nécessaire sans donner les clés de tout.
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Quota d’heures des collaborateurs
Celui qui travaille au quota d’heures a un budget attribué et voit ce qu’il en reste ; celui qui administre le contrôle sur tous les projets ensemble.
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Centres de coûts
Les heures peuvent se répartir sur les centres de coûts de l’entreprise, avec un ensemble par défaut prêt au premier accès et modifiable.
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Journal d’audit
Qui a fait quoi et quand sur clients, projets, sous-projets, activités et enregistrements, consultable par celui qui a le privilège « Journal d’audit ».
Approfondissements
En détail
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Typologies et privilèges
La typologie dit ce qu’une personne peut faire dans Klokka : enregistrer ses propres heures, gérer le catalogue, approuver les absences, voir les coûts internes. Quatre sont fournies d’office et restent telles que Klokka les a définies ; pour toute autre combinaison, on crée une typologie personnalisée.
Extensions
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Collaborateurs externes
Avec le consultant, on convient de quarante heures sur un projet. Avec cette extension, ce chiffre est dans Klokka : le collaborateur n’enregistre que sur les projets où il a un quota actif, voit ce qui lui reste, et quand les heures sont épuisées le minuteur ne démarre plus — si l’entreprise l’a décidé.
Questions fréquentes
Un coordinateur voit-il les heures de toute l’entreprise ?
Seulement si on le lui accorde. Le réglage naturel est qu’il voie son propre groupe : la visibilité suit les groupes et les privilèges attribués, pas le titre de la personne.
Le journal d’audit est-il accessible à tous ?
Non, il requiert un privilège dédié, « Journal d’audit ». Il est pensé pour ceux qui ont des responsabilités de contrôle, pas pour la consultation quotidienne.
Les collaborateurs externes utilisent-ils le même Klokka ?
Oui, avec une typologie aux privilèges réduits : ils enregistrent leurs propres heures, voient leur quota d’heures restant et signalent les périodes d’indisponibilité, sans accéder aux données des autres.
Les autres fonctionnalités de Klokka
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Alex