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Vertraulichkeit

Erst das NDA, dann die Dokumente. Und jede Kopie trägt einen Namen.

In Verhandlungen wird das NDA meist separat per E-Mail unterschrieben, während die Dateien längst kursieren. In kVDR steht die Vereinbarung an der Tür des Datenraums: Gäste lesen sie und akzeptieren sie, bevor sie eintreten. Und die PDFs, die sie öffnen oder herunterladen, tragen das Wasserzeichen der Person, die sie abgerufen hat.

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Ein PDF ohne Namen kann überall landen

Wenn ein vertrauliches Dokument aus einer Verhandlung nach außen gelangt, lautet die erste Frage immer gleich: Von wem kam es? Sind alle Kopien identisch, gibt es keine Antwort. kVDR druckt beim Öffnen oder Herunterladen die E-Mail und die weiteren von Ihnen gewählten Angaben der abrufenden Person auf das PDF. Das hindert niemanden daran, den Bildschirm zu fotografieren; aber es zeigt auf jeder Seite, wem die Datei übergeben wurde.

So funktioniert es

  1. Hinterlegen Sie die Vereinbarung im Raum

    In den Einstellungen des Datenraums fügen Sie auf der Registerkarte NDA den Text Ihrer Vertraulichkeitsvereinbarung ein. Bei jeder Änderung steigt die Version automatisch um eins: Sie wissen immer, welcher Text gilt.

  2. Der Gast akzeptiert vor dem Eintreten

    Externe erhalten die Einladung per E-Mail, bereits mit dem Hinweis, dass sie ein NDA akzeptieren müssen. Auf der Einladungsseite lesen sie den Text und setzen das Häkchen bei „Ich akzeptiere das NDA“: Ohne dieses Häkchen bleibt die Schaltfläche zum Eintreten deaktiviert.

  3. Jedes PDF trägt einen Namen

    Bei aktivem Wasserzeichen bringt der Server es auf die PDFs auf, wenn sie in der Vorschau geöffnet oder heruntergeladen werden: E-Mail, Name, Datum und Uhrzeit, Name des Raums und, wenn Sie möchten, ein eigener Satz wie „Vertraulich — Nur intern“.

Jede Seite weiß, wem sie übergeben wurde.

Was Sie tun können

  • Die Annahme wird festgehalten

    Für jede Annahme speichert kVDR E-Mail, Version der Vereinbarung, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und Browser sowie eine Kopie des Textes genau so, wie er in diesem Moment lautete.

  • Neuer Text, neue Annahme

    Eine Annahme gilt für eine bestimmte Version. Wenn Sie die Vereinbarung ändern, findet jeder, der danach über die Einladung kommt, den aktualisierten Text zur Annahme vor.

  • Was im Wasserzeichen steht

    Sie bestimmen, was erscheint: E-Mail und Name der Person, die die Datei öffnet, Datum und Uhrzeit, Name des Datenraums, ein eigener Text. Die Angaben werden in einer Zeile zusammengeführt.

  • Position, Farbe, Deckkraft

    Diagonal über die Seite, in Kopf- und Fußzeile oder in der Mitte; fünf Farben und einstellbare Deckkraft, mit einer Vorschau, die sich während der Auswahl aktualisiert.

  • Geschützter Viewer

    Dokumente werden in kVDR in einem eigenen Fenster gelesen. Dort funktionieren Rechtsklick und die Tastenkürzel Strg/⌘+S und Strg/⌘+P nicht, und die Schaltfläche zum Herunterladen erscheint nur bei Personen mit Download-Berechtigung.

  • Eine Regel für das ganze Unternehmen

    Das Wasserzeichen wird einmal eingerichtet und gilt für alle Datenräume des Unternehmens: Keine Verhandlung startet versehentlich ohne.

Häufige Fragen

Verhindert das Wasserzeichen Screenshots?

Nein. kVDR blockiert weder Screenshots noch Fotos des Bildschirms. Das Wasserzeichen leistet etwas anderes: Es macht auf jeder Seite erkennbar, wem das Dokument übergeben wurde. Im Viewer sind nur Rechtsklick und die Tastenkürzel zum Speichern und Drucken deaktiviert.

Auf welche Dateien wird das Wasserzeichen angewendet?

Auf PDFs, sowohl in der Vorschau als auch beim Herunterladen. Andere Formate — Word, Excel, Bilder — werden so heruntergeladen, wie sie hochgeladen wurden: Soll ein Dokument mit Wasserzeichen hinausgehen, laden Sie es am besten als PDF hoch.

Gilt das NDA auch für interne Kollegen?

Das NDA ist für Personen gedacht, die von außen kommen: Gäste akzeptieren es auf der Einladungsseite, bevor sie den Raum sehen. Interne Kollegen melden sich mit ihrem eigenen Kamzan-Konto an, und was sie sehen, bestimmen die Berechtigungen pro Abschnitt ihrer Gruppen.

Die anderen Funktionen von kVDR

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Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie kVDR die Dokumente in vertraulichen Transaktionen schützt.

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