Den Datenraum vorbereiten
Ein Index, den Berater auf den ersten Blick wiedererkennen
Sie legen den Datenraum an, wählen einen von dreizehn Indizes als Ausgangspunkt — von der rechtlichen Due Diligence bis zum Börsengang — und jedes Dokument hat bereits einen nummerierten Abschnitt, der auf es wartet. Wer hineinkommt, weiß, wo er suchen muss, ohne zu fragen.
Ein geteilter Ordner ist kein Datenraum
Wenn die Unterlagen einer Due Diligence zwischen E-Mail-Anhängen und geteilten Ordnern wandern, sortiert jeder sie anders, und jeden Tag kommen dieselben Fragen: Wo ist die Bilanz des Vorjahres, wer hat die Lieferantenverträge? kVDR beginnt mit einem nummerierten Index, der auf Due-Diligence-Checklisten aufbaut: Alle — Verkäufer, Käufer, Berater — lesen dieselbe Struktur, und jeder Abschnitt wird anschließend zur Einheit, mit der Sie festlegen, wer was sieht.
So funktioniert es
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Raum anlegen
Geben Sie der Transaktion einen Namen und eine Beschreibung und wählen Sie die Indexvorlage: vollständige, rechtliche, finanzielle, steuerliche, IT-, ESG- oder Immobilien-Due-Diligence und weitere, oder „Benutzerdefiniert“, um bei null anzufangen.
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Passen Sie den Index an die Transaktion an
Ergänzen Sie fehlende Abschnitte oder wenden Sie eine zweite Vorlage auf den bereits eröffneten Raum an: Ihre Abschnitte kommen zu den vorhandenen hinzu. Aus einer rechtlichen Due Diligence wird mit einem Klick auch eine steuerliche.
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Befüllen und übergeben
Die Dokumente werden in ihren Abschnitt hochgeladen. Zum Abschluss exportieren Sie den gesamten Raum als ZIP-Datei: ein Ordner pro Abschnitt, mit seiner Nummer, dazu eine Übersicht der Fragen und Antworten.
Jedes Dokument hat eine Nummer und einen Platz.
Was Sie tun können
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Dreizehn fertige Indizes
Vollständige, rechtliche, finanzielle, steuerliche, arbeitsrechtliche, Umwelt- (ESG), Immobilien-, IT-, kommerzielle, Versicherungs- und regulatorische Due Diligence, dazu Fundraising und Börsengang.
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Nummerierte Abschnitte
Jede Vorlage bringt bereits nummerierte Abschnitte und Unterabschnitte mit — 1.0 Gesellschaftsrecht, 1.1 Gründungsurkunde und Satzung — so kann ein Berater „3.2“ nennen, und alle wissen, worum es geht.
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Vorlagen, die sich ergänzen
Wird der Umfang der Transaktion größer, wenden Sie eine weitere Vorlage auf den bestehenden Raum an: Die neuen Abschnitte kommen neben die alten, ohne die bereits hochgeladenen Dokumente zu berühren.
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Alle Transaktionen auf einen Blick
Die Liste der Räume, als Karten oder als Tabelle, zeigt für jeden Status, Vorlage, Anzahl der Dokumente und die letzte Aktivität: wer was getan hat, und wann.
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Suche im Raum
Tippen Sie zwei Buchstaben, und Sie finden Dokumente nach Name oder Beschreibung und Fragen nach Betreff oder Text. Jeder sieht nur Ergebnisse aus den Abschnitten, auf die er Zugriff hat.
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Export in einer einzigen Datei
Wer den Raum verwaltet, lädt ihn vollständig als ZIP herunter, mit den Ordnern in der Reihenfolge des Index und der Übersicht der Fragen und Antworten: die Kopie für die Ablage nach Abschluss.
Häufige Fragen
Kann ich mit einem leeren Index beginnen?
Ja. Wählen Sie beim Anlegen des Raums „Benutzerdefiniert“ und fügen Sie die Abschnitte einzeln hinzu. Brauchen Sie unterwegs eine fertige Struktur, können Sie jederzeit nachträglich eine Vorlage anwenden.
Wie viele Datenräume kann ich eröffnen?
Die Höchstzahl an Datenräumen ist Teil des Plans, den Ihr Unternehmen wählt. Archivierte Räume zählen nicht zum Limit: Abgeschlossene Transaktionen nehmen neuen keinen Platz weg.
Was enthält die exportierte ZIP-Datei?
Alle Dokumente des Raums, aufgeteilt in einen Ordner pro Abschnitt mit Nummer und Namen aus dem Index, dazu eine Textdatei mit den Fragen, ihrem Status und den gegebenen Antworten. Herunterladen kann sie, wer den Raum verwaltet und das Exportprivileg hat.
Die anderen Funktionen von kVDR
Eröffnen Sie Ihren Virtual Data Room mit kVDR
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie kVDR die Dokumente in vertraulichen Transaktionen schützt.
Alex