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Confidencialidade

Primeiro o NDA, depois os documentos. E cada cópia leva um nome.

Nas negociações, o NDA assina-se à parte, por e-mail, e entretanto os ficheiros já circulam. No kVDR o acordo está à porta da data room: o convidado lê-o e aceita-o antes de entrar. E os PDF que abre ou descarrega saem com a marca de água de quem os levou.

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Um PDF sem nome pode ir parar a qualquer lado

Quando um documento confidencial sai da negociação, a primeira pergunta é sempre a mesma: de quem partiu? Se todas as cópias forem idênticas, não há resposta. O kVDR imprime no PDF, no momento em que é aberto ou descarregado, o e-mail e os outros dados que escolher de quem o está a levar. Não impede ninguém de fotografar o ecrã; mas torna evidente, em cada página, a quem foi entregue aquele ficheiro.

Como funciona

  1. Escreva o acordo na room

    Nas definições da data room, no separador NDA, cola o texto do seu acordo de confidencialidade. Sempre que o altera, a versão sobe um número sozinha: sabe sempre que texto está em vigor.

  2. O convidado aceita antes de entrar

    Os externos recebem o convite por e-mail, já com o aviso de que terão de aceitar um NDA. Na página de convite leem o texto e assinalam «Aceito o NDA»: sem essa marca, o botão para entrar continua desativado.

  3. Cada PDF sai com um nome

    Com a marca de água ativa, o servidor aplica-a aos PDF quando são abertos em pré-visualização ou descarregados: e-mail, nome, data e hora, nome da room e, se quiser, uma frase sua como «Confidencial — Uso interno».

Cada página lembra a quem foi entregue.

O que pode fazer

  • A aceitação fica registada

    Para cada aceitação o kVDR guarda o e-mail, a versão do acordo, data e hora, endereço IP e navegador, e uma cópia do texto exatamente como estava naquele momento.

  • Texto novo, aceitação nova

    A aceitação vale para uma versão concreta. Se corrigir o acordo, quem passar pelo convite depois da alteração encontra o texto atualizado para aceitar.

  • O que diz a marca de água

    É o utilizador que escolhe o que aparece: e-mail e nome de quem abre o ficheiro, data e hora, nome da data room, um texto personalizado. Os elementos combinam-se numa só linha.

  • Posição, cor, intensidade

    Na diagonal da página, no cabeçalho e rodapé ou ao centro; cinco cores e opacidade ajustável, com uma pré-visualização que se atualiza enquanto escolhe.

  • Visualizador protegido

    Os documentos leem-se dentro do kVDR, numa janela dedicada. Aí o clique direito e os atalhos Ctrl/⌘+S e Ctrl/⌘+P não funcionam, e o botão para descarregar só aparece a quem tem permissão para o fazer.

  • Uma regra para toda a empresa

    A marca de água configura-se uma vez e vale para todas as data rooms da empresa: nenhuma negociação começa sem ela por engano.

Perguntas frequentes

A marca de água impede capturas de ecrã?

Não. O kVDR não bloqueia capturas nem fotografias do ecrã. A marca de água faz outra coisa: torna reconhecível, em cada página, a pessoa a quem o documento foi entregue. No visualizador só estão desativados o clique direito e os atalhos para guardar e imprimir.

A que ficheiros se aplica a marca de água?

Aos PDF, tanto na pré-visualização como no descarregamento. Os outros formatos — Word, Excel, imagens — descarregam-se tal como foram carregados: se um documento tiver de sair com marca de água, convém carregá-lo em PDF.

O NDA vale também para os colegas internos?

O NDA foi pensado para quem entra de fora: o convidado aceita-o na página de convite, antes de ver a room. Os colegas internos entram com a sua própria conta Kamzan, e o que veem é decidido pelas permissões por secção dos seus grupos.

As outras funcionalidades do kVDR

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