Ein Produkt von

Nachvollziehbarkeit

Sie wissen, wer was gelesen hat — und wann

Wer Dokumente per E-Mail verschickt, verliert sie in dem Moment aus den Augen, in dem sie das Haus verlassen. In kVDR wird jedes Öffnen, Herunterladen und Hochladen festgehalten: wer, welche Datei, wann, von welcher IP-Adresse. Wenn der Berater sagt, er habe den Jahresabschluss nie erhalten, steht die Antwort schon im Protokoll.

Demo anfragen Überblick über kVDR

Eine Verhandlung lässt sich auch daran ablesen, wer die Dokumente öffnet

Wer hat sich den Mietvertrag schon angesehen? Hat der potenzielle Käufer die Jahresabschlüsse heruntergeladen oder ist er beim Index stehen geblieben? Bei geteilten Ordnern bleiben diese Fragen offen. kVDR führt für jeden Datenraum ein Protokoll, einsehbar für die Personen, die ihn verwalten, und stellt ihm eine Übersicht über Dokumente, Fragen und Beteiligte zur Seite: Auf einen Blick sehen Sie, wo Sie stehen.

So funktioniert es

  1. Jede Aktion wird festgehalten

    Öffnen in der Vorschau, Herunterladen, Hochladen, Statuswechsel eines Dokuments; gestellte, beantwortete und geschlossene Fragen; Gruppen, Mitglieder, Berechtigungen und Abschnitte. Zu jeder Aktion notiert kVDR Person, Ressource, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse — auch wenn ein Gast handelt.

  2. Lesen Sie das Protokoll des Raums

    Wer den Datenraum verwaltet und das Privileg „Audit-Protokoll“ hat, öffnet das Protokoll aus dem Raum heraus: die Ereignisse vom neuesten an, Seite für Seite. In der Raumliste zeigt jede Karte die letzte Aktivität: was, wer und wann.

  3. Exportieren und aufbewahren

    Mit „CSV exportieren“ wird das Protokoll zu einer Datei, die Sie dem Protokoll der Sitzung beilegen oder an die Rechtsberatung weitergeben. Die Ereignisse bleiben für den in der Konfiguration festgelegten Zeitraum erhalten: 30 bis 3.650 Tage, ein Jahr, wenn Sie nichts ändern.

Jeder Download hinterlässt einen Namen und eine Uhrzeit.

Was Sie tun können

  • Wer, was, wann, von wo

    Jede Zeile des Protokolls zeigt Person, Aktion, betroffenes Dokument oder Element, Datum und Uhrzeit sowie die IP-Adresse, von der sie ausging.

  • Auch Gäste

    Externe, die über die Einladung eingetreten sind, erscheinen im Protokoll mit ihrer E-Mail, genau wie Kollegen: Sie wissen, welcher Berater was heruntergeladen hat.

  • Statistiken des Raums

    Ein Panel fasst die Dokumente nach Status zusammen — Entwurf, in Prüfung, final —, die offenen, beantworteten und geschlossenen Fragen sowie die Zahl der Gruppen und Mitglieder im Raum.

  • Die letzte Aktivität im Blick

    In der Liste der Datenräume zeigt jede Karte die letzte Aktion, wer sie ausgeführt hat und wann: Sie sehen, welche Verhandlungen laufen und welche stocken.

  • CSV-Export

    Datum, Aktion, Benutzer, E-Mail, Ressource, Typ und IP-Adresse in einer Datei, die sich in jeder Tabellenkalkulation öffnen lässt.

  • Nur für Verwalter

    Protokoll und Statistiken stehen nur Personen offen, die den Raum verwalten und das Privileg „Audit-Protokoll“ haben. Gäste arbeiten im Raum, sehen das Protokoll aber nicht.

Häufige Fragen

Zeigt das Protokoll, wie lange jemand ein Dokument gelesen hat?

Nein. Es erfasst jedes Öffnen und jeden Download mit Uhrzeit und IP-Adresse, misst aber nicht die Lesezeit. Hat jemand ein Dokument dreimal geöffnet, finden Sie drei Zeilen im Protokoll.

Wie lange bleiben die Ereignisse erhalten?

Für die in der Konfiguration festgelegte Aufbewahrungsdauer: standardmäßig 365 Tage, einstellbar von 30 bis 3.650. Eine tägliche Bereinigung löscht ältere Ereignisse; brauchen Sie sie länger, exportieren Sie die CSV-Datei am Ende der Verhandlung.

Was passiert mit dem Datenraum, wenn die Verhandlung endet?

Sie schließen ihn, und er bleibt zum Nachschlagen erhalten. 90 Tage nach dem Schließen wechselt er von selbst auf „archiviert“ und lässt sich bei Bedarf wieder öffnen. Das Protokoll hängt nicht vom Status des Raums ab: Es folgt seiner eigenen Aufbewahrungsdauer.

Die anderen Funktionen von kVDR

Eröffnen Sie Ihren Virtual Data Room mit kVDR

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie kVDR die Dokumente in vertraulichen Transaktionen schützt.

Demo anfragen