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Confidentialité

D’abord le NDA, ensuite les documents. Et chaque copie porte un nom.

Dans les négociations, le NDA se signe à part, par e-mail, pendant que les fichiers circulent déjà. Dans kVDR, l’accord se trouve à l’entrée de la data room : l’invité le lit et l’accepte avant d’entrer. Et les PDF qu’il ouvre ou télécharge sortent avec le filigrane de celui qui les a pris.

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Un PDF sans nom peut finir n’importe où

Quand un document confidentiel sort de la négociation, la première question est toujours la même : d’où est-il parti ? Si toutes les copies sont identiques, il n’y a pas de réponse. kVDR imprime sur le PDF, au moment où il est ouvert ou téléchargé, l’e-mail et les autres données que vous choisissez de la personne qui le prend. Cela n’empêche personne de photographier l’écran ; mais cela montre, sur chaque page, à qui ce fichier a été remis.

Comment ça marche

  1. Rédigez l’accord dans la room

    Dans les paramètres de la data room, onglet NDA, vous collez le texte de votre accord de confidentialité. À chaque modification, la version augmente d’un cran toute seule : vous savez toujours quel texte est en vigueur.

  2. L’invité accepte avant d’entrer

    Les externes reçoivent l’invitation par e-mail, déjà prévenus qu’ils devront accepter un NDA. Sur la page d’invitation, ils lisent le texte et cochent « J’accepte le NDA » : sans cette case cochée, le bouton pour entrer reste désactivé.

  3. Chaque PDF sort avec un nom

    Avec le filigrane activé, le serveur l’applique aux PDF lorsqu’ils sont ouverts en aperçu ou téléchargés : e-mail, nom, date et heure, nom de la room et, si vous le souhaitez, une phrase à vous comme « Confidentiel — Usage interne ».

Chaque page se souvient de qui l’a reçue.

Ce que vous pouvez faire

  • L’acceptation est conservée

    Pour chaque acceptation, kVDR conserve l’e-mail, la version de l’accord, la date et l’heure, l’adresse IP et le navigateur, ainsi qu’une copie du texte tel qu’il était à ce moment-là.

  • Nouveau texte, nouvelle acceptation

    Une acceptation vaut pour une version précise. Si vous modifiez l’accord, qui passe par l’invitation après la modification trouve le texte mis à jour à accepter.

  • Ce que dit le filigrane

    Vous choisissez ce qui apparaît : e-mail et nom de qui ouvre le fichier, date et heure, nom de la data room, un texte personnalisé. Les éléments se combinent sur une seule ligne.

  • Position, couleur, intensité

    En diagonale sur la page, en en-tête et pied de page ou au centre ; cinq couleurs et une opacité réglable, avec un aperçu qui se met à jour pendant que vous choisissez.

  • Visionneuse protégée

    Les documents se lisent dans kVDR, dans une fenêtre dédiée. Là, le clic droit et les raccourcis Ctrl/⌘+S et Ctrl/⌘+P ne fonctionnent pas, et le bouton de téléchargement n’apparaît qu’à qui a le droit de télécharger.

  • Une règle pour toute l’entreprise

    Le filigrane se configure une fois et vaut pour toutes les data rooms de l’entreprise : aucune négociation ne démarre sans lui par erreur.

Questions fréquentes

Le filigrane empêche-t-il les captures d’écran ?

Non. kVDR ne bloque ni les captures ni les photos de l’écran. Le filigrane fait autre chose : il rend reconnaissable, sur chaque page, la personne à qui le document a été remis. Dans la visionneuse, seuls le clic droit et les raccourcis d’enregistrement et d’impression sont désactivés.

À quels fichiers le filigrane s’applique-t-il ?

Aux PDF, en aperçu comme en téléchargement. Les autres formats — Word, Excel, images — se téléchargent tels qu’ils ont été déposés : si un document doit sortir avec un filigrane, mieux vaut le déposer en PDF.

Le NDA s’applique-t-il aussi aux collègues internes ?

Le NDA est pensé pour ceux qui viennent de l’extérieur : l’invité l’accepte sur la page d’invitation, avant de voir la room. Les collègues internes se connectent avec leur propre compte Kamzan, et ce qu’ils voient dépend des autorisations par section de leurs groupes.

Les autres fonctionnalités de kVDR

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