Presencias y ausencias
Gestión de vacaciones y permisos: las ausencias dejan de vivir en el correo
Vacaciones, permisos, bajas, recuperaciones y cierres de empresa en un único calendario, con solicitudes que pasan por una aprobación registrada. Quien planifica sabe quién está, y a fin de mes las cuentas cuadran.
El calendario de ausencias sirve a dos personas distintas
A quien planifica, para no asignar trabajo a quien estará de vacaciones. A administración, para cerrar el mes sin perseguir a nadie. Al tener las ausencias junto a las horas, ambas necesidades se cubren con el mismo dato en vez de con dos hojas que divergen antes de marzo.
Cómo funciona
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La persona presenta la solicitud
Elige el tipo — vacaciones, permiso, baja, recuperación de horas — el periodo y, si hace falta, añade una nota. La solicitud parte de Klokka, no de un chat.
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Quien corresponde aprueba o rechaza
La solicitud llega a quien tiene permiso para gestionarla, que la aprueba o la rechaza con un motivo. La decisión queda por escrito, con fecha y autor.
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El calendario se actualiza para todos
La ausencia aprobada aparece en el calendario del equipo, entra en el resumen del periodo y el planificador de capacidad la tiene en cuenta al repartir la carga.
Quien planifica debe saber quién está antes de asignar el trabajo, no después.
Qué puedes hacer
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Tipos de ausencia distintos
Vacaciones, permiso, baja y recuperación de horas siguen siendo entradas separadas, reconocibles de un vistazo en el calendario y los resúmenes.
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Aprobación registrada
Cada solicitud tiene un estado, un responsable y una fecha: meses después se reconstruye quién autorizó qué sin buscar en el correo.
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Cierres de empresa y festivos
Los días en que la empresa está cerrada se configuran una vez y valen para todos, entrando también en el cálculo de los plazos laborables.
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Sincronización con el calendario de empresa
Los cierres pueden volcarse en el calendario compartido del ecosistema, así quien nunca abre Klokka también los ve.
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Indisponibilidad de los colaboradores
Quien no es empleado también puede indicar los periodos en que no está disponible: la planificación tiene en cuenta a todo el equipo, no solo a la plantilla.
En profundidad
En detalle
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Contratos y horario
Cuántas horas debe una persona el martes 14 lo dice el contrato vigente ese martes: jornada completa, tiempo parcial horizontal, vertical o mixto, con un horario siempre igual o un ciclo de semanas. A partir de ahí Klokka obtiene las horas debidas y el saldo que acaban en la Hoja de asistencia. Cambiar de contrato desde una fecha no toca los meses anteriores.
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Hoja de asistencia
La Hoja de asistencia pone en una tabla el mes de cada persona: cuántas horas ha trabajado, cuántas debía, el saldo y las ausencias separadas por tipo. Bajo cada nombre se abren los días. Se exporta a CSV, Excel o PDF, y el último día del mes llega por email a quien debe recibirla.
Extensiones
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Ausencias y festivos
Las solicitudes de vacaciones y permisos salen de Klokka y llegan a quien las gestiona; los cierres de empresa se escriben una vez y avisan a todos; los festivos del país aparecen solos en el calendario. Es la extensión que hace existir la sección «Ausencias», y viene activada por defecto.
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Recuento de vacaciones y permisosPróximamente
Klokka ya sabe quién se ha tomado vacaciones y cuándo. Esta extensión añade la cuenta: cuánto corresponde en un año, cuánto se ha devengado hasta hoy, cuánto queda. Quien pide una ausencia ve su saldo en el formulario; quien gestiona ve el de todo el equipo en una página.
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Horas extra
Tarde o temprano alguien se queda más allá del horario. Klokka cuenta esas horas comparando los registros con el horario debido, y con el mes cerrado quien tiene el privilegio decide adónde van: a la bolsa, para gastarlas como recuperación, a la nómina como horas pagadas, o repartidas entre las dos.
Plantillas gratuitas
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Plantilla control de horas Excel
Una plantilla de control de horas lista para usar, para hasta 15 empleados: horas del día, vacaciones, baja médica y permisos, con los totales calculados solos. En Excel para rellenar o en PDF para imprimir, gratis y sin registro.
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Plantilla calendario de vacaciones Excel
Un calendario de vacaciones listo para usar para hasta 15 personas: una hoja por cada mes y un resumen que cuenta solo las vacaciones disfrutadas y las restantes. En Excel, gratis y sin registro.
Preguntas frecuentes
¿Las ausencias se suman a las horas trabajadas?
No, siguen siendo una categoría distinta. En los resúmenes, eso sí, aparecen junto a las horas trabajadas, así el cuadro del mes está completo cuando pasa a quien elabora las nóminas.
¿Quién puede aprobar las solicitudes?
Solo quien tiene permiso para gestionar ausencias. Es un permiso independiente, así que puede darse a quien lleva personal sin darle acceso a tarifas y márgenes.
¿Los festivos hay que introducirlos a mano cada año?
Los cierres de empresa se configuran cuando hacen falta y quedan válidos para todos. Están pensados para configurarse una vez por periodo, no solicitud por solicitud.
Las demás funcionalidades de Klokka
Prueba Klokka en tu empresa
Solicita una demo: te mostramos cómo Klokka simplifica el time tracking y el cómputo de horas.
Alex