Libretas compartidas
Los clientes de todos, cada uno con el acceso adecuado
Mantén separados clientes, proveedores y contactos personales en libretas distintas, y comparte solo las que necesita quien trabaja contigo. Quien tiene que consultar consulta, quien tiene que actualizar actualiza.
Una libreta para cada cosa, compartida solo donde hace falta
Cuando Marco se va de vacaciones, los clientes que lleva no deben desaparecer con él. En Kontacts Marco crea la libreta «Clientes Norte», le da un color y la comparte con Sara en lectura y escritura y con administración en solo lectura. Sara puede actualizar un número que ha cambiado, administración encuentra el correo certificado del cliente cuando tiene que facturar, y nadie ve los contactos personales que Marco guarda en otra libreta. Si un día el acceso ya no hace falta, basta con «Revocar».
Cómo funciona
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Creas tus libretas
La primera, «Contactos», ya existe. Las demás las creas con un nombre, una descripción y un color, y eliges cuál es la «Predeterminada», donde van los contactos nuevos.
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Compartes con quien lo necesita
Desde la libreta eliges a un compañero y el permiso: «Solo lectura» para consultar, «Lectura y escritura» para añadir y corregir. La libreta le aparece con la marca «Compartida».
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Cambias o revocas cuando quieras
El permiso se cambia en cualquier momento, y «Revocar» quita el acceso al instante. La libreta sigue siendo tuya: solo tú puedes vaciarla o eliminarla.
Comparte la libreta, no las llaves de casa.
Qué puedes hacer
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Varias libretas, colores distintos
Clientes, proveedores, consultores, contactos personales: cada libreta tiene nombre, descripción y color, y el color te acompaña también en la lista de contactos, junto a cada uno.
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Solo lectura o lectura y escritura
Dos permisos claros, elegidos compañero a compañero. Quien tiene solo lectura consulta y copia los datos; quien tiene escritura añade contactos y corrige los existentes.
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Revocar con un clic
Un compañero cambia de departamento o un proyecto termina: abres los usos compartidos de la libreta, «Revocar», y desde ese momento ya no ve los contactos.
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Se ve enseguida de quién es
Cada libreta lleva su marca: «Predeterminada» para la que recibe los contactos nuevos, «Compartida» para las que otros te han abierto, «De sistema» para las creadas por las otras apps de Kamzan.
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Las libretas de las otras apps en su sitio
Las libretas «De sistema» nacen de las otras apps de Kamzan y solo las ve quien usa esa app. No se eliminan ni se vacían por error: las alimenta la app que las creó.
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El administrador decide quién puede qué
Para cada tipo de usuario se eligen los privilegios: tener varias libretas, compartirlas, conectar el móvil con CardDAV, importar contactos, usar la búsqueda con IA. El becario consulta, el comercial comparte.
Preguntas frecuentes
¿Hay una libreta que ve toda la empresa?
No, y es una decisión: cada libreta es de alguien, y la ve quien la creó y quien la ha recibido compartida. Si una lista debe servir a todos, quien la cuida la comparte con los compañeros que la necesitan.
¿Quien tiene solo lectura puede copiar un contacto en sus libretas?
Sí: «Copiar a otra libreta» lleva el contacto a una libreta donde puede escribir. La libreta compartida, en cambio, se queda como está hasta que alguien con escritura la cambie.
¿Las libretas compartidas llegan también al móvil?
Sí: con CardDAV el móvil ve las libretas a las que tienes acceso, incluidas las compartidas contigo, y respeta el mismo permiso que tienes en Kontacts.
¿Puedo compartir una libreta con alguien de fuera de la empresa?
No: el uso compartido es entre compañeros que usan Kontacts en tu empresa. Para dar una lista a alguien externo, descargas la libreta en formato vCard y se la envías.
Las demás funcionalidades de Kontacts
Lleva los contactos de tu empresa a Kontacts
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Alex