Rubriche condivise
I clienti di tutti, ognuno con l’accesso giusto
Tieni separati clienti, fornitori e contatti personali in rubriche diverse, e condividi solo quelle che servono a chi lavora con te. Chi deve consultare consulta, chi deve aggiornare aggiorna.
Una rubrica per ogni cosa, condivisa solo dove serve
Quando Marco va in ferie, i clienti che segue non devono sparire con lui. In Kontacts Marco crea la rubrica «Clienti Nord», le dà un colore e la condivide con Sara in lettura e scrittura e con l’amministrazione in sola lettura. Sara può aggiornare un numero cambiato, l’amministrazione trova la PEC del cliente quando deve fatturare, e nessuno vede i contatti personali che Marco tiene in un’altra rubrica. Se un giorno l’accesso non serve più, basta «Revoca».
Come funziona
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Crei le tue rubriche
La prima, «Contatti», c’è già. Le altre le crei con un nome, una descrizione e un colore, e scegli quale è la «Predefinita», dove finiscono i contatti nuovi.
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Condividi con chi serve
Dalla rubrica scegli un collega e il permesso: «Sola lettura» per consultare, «Lettura e scrittura» per aggiungere e correggere. La rubrica compare da lui con il segno «Condivisa».
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Cambi o revochi quando vuoi
Il permesso si cambia in qualsiasi momento, e «Revoca» toglie l’accesso subito. La rubrica resta tua: solo tu puoi svuotarla o eliminarla.
Condividi la rubrica, non le chiavi di casa.
Cosa puoi fare
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Più rubriche, colori diversi
Clienti, fornitori, consulenti, contatti personali: ogni rubrica ha nome, descrizione e colore, e il colore ti accompagna anche nell’elenco dei contatti, accanto a ciascuno.
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Sola lettura o lettura e scrittura
Due permessi chiari, scelti collega per collega. Chi ha la sola lettura consulta e copia i recapiti; chi ha la scrittura aggiunge contatti e corregge quelli esistenti.
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Revoca in un clic
Un collega cambia reparto o un progetto finisce: apri le condivisioni della rubrica, «Revoca», e da quel momento i contatti non li vede più.
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Si vede subito di chi è
Ogni rubrica porta il suo segno: «Predefinita» per quella dove vanno i contatti nuovi, «Condivisa» per quelle che altri hanno aperto a te, «Di sistema» per quelle create dalle altre app di Kamzan.
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Rubriche delle altre app al loro posto
Le rubriche «Di sistema» nascono dalle altre app di Kamzan e le vede solo chi usa quell’app. Non si eliminano e non si svuotano per sbaglio: le alimenta l’app che le ha create.
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L’amministratore decide chi può cosa
Per ogni tipologia di utente si scelgono i privilegi: avere più rubriche, condividerle, collegare il telefono con CardDAV, importare contatti, usare la ricerca AI. Lo stagista consulta, il commerciale condivide.
Domande frequenti
C’è una rubrica che vede tutta l’azienda?
No, ed è una scelta: ogni rubrica è di qualcuno, e la vede chi l’ha creata più chi l’ha ricevuta in condivisione. Se un elenco deve servire a tutti, chi lo cura lo condivide con i colleghi che ne hanno bisogno.
Chi ha la sola lettura può copiare un contatto nelle sue rubriche?
Sì: «Copia in un’altra rubrica» porta il contatto in una rubrica dove può scrivere. La rubrica condivisa invece resta com’è finché qualcuno con la scrittura non la cambia.
Le rubriche condivise arrivano anche sul telefono?
Sì: con CardDAV il telefono vede le rubriche a cui hai accesso, comprese quelle condivise con te, e rispetta lo stesso permesso che hai in Kontacts.
Posso condividere una rubrica con qualcuno fuori dall’azienda?
No: la condivisione è fra colleghi che usano Kontacts nella tua azienda. Per dare un elenco a un esterno scarichi la rubrica in formato vCard e gliela mandi.
Le altre funzionalità di Kontacts
Porta i contatti della tua azienda su Kontacts
Richiedi una demo: ti mostriamo come Kontacts tiene le rubriche aziendali ordinate e sincronizzate.
Alex