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Geteilte Adressbücher

Die Kunden aller, jeder mit dem passenden Zugriff

Trennen Sie Kunden, Lieferanten und private Kontakte in verschiedene Adressbücher und teilen Sie nur die, die Ihre Kollegen brauchen. Wer nachschlagen muss, schlägt nach; wer aktualisieren muss, aktualisiert.

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Ein Adressbuch für alles, geteilt nur, wo es nötig ist

Wenn Marco im Urlaub ist, dürfen die Kunden, die er betreut, nicht mit ihm verschwinden. In Kontacts legt Marco das Adressbuch „Kunden Nord“ an, gibt ihm eine Farbe und teilt es mit Sara zum Lesen und Schreiben und mit der Buchhaltung nur zum Lesen. Sara kann eine geänderte Nummer aktualisieren, die Buchhaltung findet die zertifizierte E-Mail des Kunden, wenn sie eine Rechnung stellt, und niemand sieht die privaten Kontakte, die Marco in einem anderen Adressbuch führt. Wird der Zugriff eines Tages nicht mehr gebraucht, genügt „Entziehen“.

So funktioniert es

  1. Sie legen Ihre Adressbücher an

    Das erste, „Kontakte“, ist schon da. Die weiteren legen Sie mit Name, Beschreibung und Farbe an und bestimmen, welches das „Standard“-Adressbuch für neue Kontakte ist.

  2. Sie teilen mit denen, die es brauchen

    Im Adressbuch wählen Sie einen Kollegen und die Berechtigung: „Nur lesen“ zum Nachschlagen, „Lesen und schreiben“ zum Ergänzen und Korrigieren. Bei ihm erscheint das Adressbuch mit dem Hinweis „Geteilt“.

  3. Sie ändern oder entziehen jederzeit

    Die Berechtigung lässt sich jederzeit ändern, und „Entziehen“ nimmt den Zugriff sofort weg. Das Adressbuch bleibt Ihres: Nur Sie können es leeren oder löschen.

Teilen Sie das Adressbuch, nicht den Hausschlüssel.

Was Sie tun können

  • Mehrere Adressbücher, verschiedene Farben

    Kunden, Lieferanten, Berater, private Kontakte: Jedes Adressbuch hat Name, Beschreibung und Farbe, und die Farbe begleitet Sie auch in die Kontaktliste, neben jedem Eintrag.

  • Nur lesen oder lesen und schreiben

    Zwei klare Berechtigungen, für jeden Kollegen einzeln gewählt. Wer nur lesen darf, schlägt nach und kopiert Angaben; wer schreiben darf, ergänzt Kontakte und korrigiert vorhandene.

  • Mit einem Klick entziehen

    Ein Kollege wechselt die Abteilung oder ein Projekt endet: Freigaben des Adressbuchs öffnen, „Entziehen“ — ab dann sieht er die Kontakte nicht mehr.

  • Sofort sichtbar, wem es gehört

    Jedes Adressbuch trägt seine Kennzeichnung: „Standard“ für das Ziel neuer Kontakte, „Geteilt“ für die, die andere für Sie freigegeben haben, „System“ für die von anderen Kamzan-Apps angelegten.

  • Adressbücher anderer Apps an ihrem Platz

    „System“-Adressbücher stammen aus anderen Kamzan-Apps und sind nur für Nutzer dieser App sichtbar. Sie lassen sich nicht versehentlich löschen oder leeren: Die App, die sie angelegt hat, füllt sie.

  • Der Administrator legt fest, wer was darf

    Für jeden Benutzertyp werden die Rechte festgelegt: mehrere Adressbücher haben, sie teilen, das Handy per CardDAV verbinden, Kontakte importieren, die KI-Suche nutzen. Der Praktikant schlägt nach, der Vertrieb teilt.

Häufige Fragen

Gibt es ein Adressbuch, das das ganze Unternehmen sieht?

Nein, und das ist Absicht: Jedes Adressbuch gehört jemandem und ist nur für den Besitzer und die Personen sichtbar, mit denen es geteilt wurde. Soll eine Liste allen dienen, teilt sie der Verantwortliche mit den Kollegen, die sie brauchen.

Kann jemand mit Lesezugriff einen Kontakt in eigene Adressbücher kopieren?

Ja: „In ein anderes Adressbuch kopieren“ legt den Kontakt in einem Adressbuch ab, in das er schreiben darf. Das geteilte Adressbuch bleibt unverändert, bis jemand mit Schreibrecht es ändert.

Kommen geteilte Adressbücher auch aufs Handy?

Ja: Mit CardDAV sieht das Handy die Adressbücher, auf die Sie Zugriff haben, auch die mit Ihnen geteilten, mit derselben Berechtigung wie in Kontacts.

Kann ich ein Adressbuch mit jemandem außerhalb des Unternehmens teilen?

Nein: Geteilt wird unter Kollegen, die Kontacts in Ihrem Unternehmen nutzen. Um einer externen Person eine Liste zu geben, laden Sie das Adressbuch als vCard herunter und schicken es ihr.

Die anderen Funktionen von Kontacts

Bringen Sie die Kontakte Ihres Unternehmens auf Kontacts

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Kontacts die Firmenadressbücher geordnet und synchronisiert hält.

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