Les heures s’enregistrent pendant que vous travaillez, pas à la fin du mois

Comment ça marche

1. 01

   Lancez le chronomètre

   Choisissez client, projet et activité et lancez. Le chronomètre en cours reste visible partout dans l’application, on n’oublie donc ni qu’il tourne ni de l’arrêter.

2. 02

   Fermez l’entrée avec le contexte

   À la fin de l’enregistrement, ajoutez la description, les tags et, si l’entreprise les a configurées, répondez aux questions obligatoires : les informations nécessaires à la facture se recueillent maintenant, pas dans trois semaines.

3. 03

   L’entrée entre dans les comptes

   Dès ce moment, les heures alimentent tableaux de bord, objectifs, rapports et marge du projet. Celui qui approuve les voit en file d’attente, celui qui facture les trouve déjà valorisées au bon tarif.

Ce que vous pouvez faire

• Chronomètre ou saisie manuelle

  Celui qui travaille par blocs utilise le chronomètre, celui qui reconstitue la journée en fin de service saisit les heures à la main. Même entrée de temps, mêmes champs.

• Tags transversaux

  Marquez les entrées avec des étiquettes qui traversent les projets — déplacement, heures supplémentaires, garantie — et retrouvez-les dans les rapports sans devoir créer de faux projets.

• Questions à la fin de l’enregistrement

  L’entreprise peut exiger des informations obligatoires avant de fermer une entrée : numéro de commande, référence du client, résultat de l’intervention.

• Approbation des heures

  Les enregistrements peuvent passer par une file d’approbation : celui qui coordonne approuve ou renvoie, et les heures encore en attente restent en dehors de l’export pour la facture.

• Récupération des entrées orphelines

  Si un projet est réorganisé, les heures restées sans destination finissent dans une liste dédiée et se réattribuent en bloc. Aucune heure ne disparaît dans le rangement.

Approfondissements

En détail

• Feuille de temps hebdomadaire

  Tout le monde ne travaille pas avec un chronomètre en marche. Dans « Heures hebdomadaires », chacun voit une ligne par client, projet et activité et une colonne par jour : il saisit les heures manquantes, vérifie le total et, si l’entreprise le demande, envoie la semaine en validation.

• Approbation des heures

  Pour beaucoup de personnes, l’approbation n’est pas nécessaire : les heures comptent dès qu’elles sont enregistrées. Pour une nouvelle recrue, un collaborateur payé à l’heure ou quelqu’un qui travaille sur le terrain, en revanche, quelqu’un doit les regarder avant qu’elles ne finissent dans un export. Klokka le décide par personne, pas pour toute l’entreprise : aucune approbation, une pour chaque saisie, ou la semaine entière envoyée d’un coup.

• Lieux de travail et comptes rendus

  Pour le travail au bureau, l’heure suffit. Pour qui va sur un chantier, chez un client ou en déplacement, il faut aussi le reste : où, où en sont les travaux, ce qui a été utilisé, une photo. Klokka le garde sur la saisie, avec les champs que décide l’entreprise et des obligations qui s’activent personne par personne.

Extensions

• Minuteur rapide dans les autres apps

  Vous répondez à un e-mail dans kMail et vous vous rendez compte que le minuteur n’a pas démarré. Avec cette extension, inutile d’ouvrir Klokka : l’onglet sur le bord droit ouvre la carte « Timer », vous choisissez le projet et appuyez sur « Démarrer ». La page où vous étiez reste là.

• Pomodoro

  Le Pomodoro est une aide à la concentration, pas un outil de saisie des temps. Vous le lancez depuis le bouton « Pomodoro » dans la barre de Klokka, vous travaillez jusqu’à ce qu’il sonne, et vous vous arrêtez vraiment : la pause ne commence que lorsque vous la confirmez.

• Minuteurs en parallèleBientôt disponible

  Un appel pour un client pendant que vous répondez aux e-mails d’un autre : ce sont deux travaux pour deux clients, et il faut facturer les deux. Mais vous avez travaillé une heure, pas deux. Avec cette extension, Klokka tient les deux comptes séparés, uniquement pour les personnes que l’administrateur choisit.

• Klokka dans Kamzan Desktop

  Kamzan Desktop est l’app de Kamzan pour Windows et macOS. Avec cette extension, Klokka y entre : un clic sur l’icône de la barre système ouvre un panneau avec le minuteur et, sans ouvrir le navigateur, vous le lancez, l’arrêtez ou repartez de l’entrée précédente.

Modèles gratuits

• Modèle feuille de temps Excel

  Une feuille de temps (ou feuille d’heures) prête à l’emploi : une ligne par travail, une colonne par jour et des totaux qui se calculent seuls. En Excel à remplir ou en PDF à imprimer, gratuit et sans inscription.

Outils gratuits

• Calcul des heures travaillées

  Saisissez le début, la fin et la pause de chaque jour : le calculateur vous donne aussitôt les heures travaillées et le total de la semaine, en heures et minutes et en décimales. Gratuit, sans inscription.