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Présences et absences

Gestion des congés : les absences cessent de vivre par e-mail

Congés, permissions, maladies, récupérations et fermetures de l’entreprise dans un seul calendrier, avec des demandes qui passent par une approbation tracée. Celui qui planifie sait qui est là, et en fin de mois les comptes tombent juste.

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Le calendrier des absences sert à deux personnes différentes

À celui qui planifie, pour ne pas attribuer du travail à qui sera en congé. À l’administration, pour clôturer le mois sans courir après personne. En gardant les absences à côté des heures, les deux besoins sont servis avec la même donnée plutôt qu’avec deux feuilles qui divergent avant mars.

Comment ça marche

  1. La personne fait la demande

    Elle choisit le type — congé, permission, maladie, récupération d’heures — la période et, si nécessaire, joint une note. La demande part de Klokka, pas d’un chat.

  2. La personne compétente approuve ou rejette

    La demande arrive à celui qui a la permission de la gérer, qui l’approuve ou la rejette avec un motif. La décision reste écrite, avec date et auteur.

  3. Le calendrier se met à jour pour tous

    L’absence approuvée apparaît dans le calendrier de l’équipe, entre dans le récapitulatif de la période et est prise en compte par le planificateur de capacité quand on distribue la charge.

Celui qui planifie doit savoir qui est là, avant d’attribuer le travail et non après.

Ce que vous pouvez faire

  • Types d’absence distincts

    Congé, permission, maladie et récupération d’heures restent des entrées séparées et reconnaissables d’un coup d’œil dans le calendrier et les récapitulatifs.

  • Approbation tracée

    Chaque demande a un état, un décideur et une date : des mois plus tard, on reconstitue qui a autorisé quoi sans chercher dans les e-mails.

  • Fermetures de l’entreprise et jours fériés

    Les jours où l’entreprise est fermée se définissent une fois et valent pour tous, en entrant aussi dans le calcul des échéances de travail.

  • Synchronisation avec le calendrier d’entreprise

    Les fermetures peuvent se reporter sur le calendrier partagé de l’écosystème, celui qui n’ouvre jamais Klokka les voit donc quand même.

  • Indisponibilité des collaborateurs

    Même celui qui n’est pas salarié peut signaler les périodes où il n’est pas disponible : la planification tient compte de toute l’équipe, pas seulement des effectifs.

Approfondissements

En détail

  • Contrats et horaires

    Combien d’heures une personne doit le mardi 14, c’est le contrat valable ce mardi-là qui le dit : temps plein, temps partiel horizontal, vertical ou mixte, avec un horaire toujours identique ou un cycle de semaines. À partir de là, Klokka calcule les heures dues et le solde qui finissent dans la Feuille de présence. Changer de contrat à partir d’une date ne touche pas les mois qui précèdent.

  • Feuille de présence

    La Feuille de présence met dans un tableau le mois de chaque personne : combien d’heures elle a travaillé, combien elle en devait, le solde, et les absences réparties par type. Sous chaque nom s’ouvrent les jours. Elle s’exporte en CSV, Excel ou PDF, et le dernier jour du mois elle arrive par e-mail à ceux qui doivent la recevoir.

Extensions

  • Absences et jours fériés

    Les demandes de congés partent de Klokka et arrivent à qui les gère ; les fermetures de l’entreprise se saisissent une fois et préviennent tout le monde ; les jours fériés du pays apparaissent tout seuls dans le calendrier. C’est l’extension qui fait exister la section « Absences », et elle est activée par défaut.

  • Décompte des congés et permissionsBientôt disponible

    Klokka sait déjà qui a pris des congés et quand. Cette extension ajoute le compte : ce qui est dû sur un an, ce qui est acquis à ce jour, ce qui reste. Qui demande une absence voit son solde dans le formulaire ; les gestionnaires voient celui de toute l’équipe sur une page.

  • Heures en plus

    Tôt ou tard, quelqu’un reste au-delà de l’horaire. Klokka compte ces heures en comparant les saisies à l’horaire dû, et une fois le mois clos, qui détient le privilège décide où elles vont : au compteur, à prendre en récupération, sur la fiche de paie en heures supplémentaires, ou réparties entre les deux.

Modèles gratuits

  • Modèle feuille de présence Excel

    Une feuille de présence (ou feuille de pointage) prête à l’emploi pour jusqu’à 15 salariés : heures du jour, congés, maladie et permissions, avec des totaux qui se calculent seuls. En Excel à remplir ou en PDF à imprimer, gratuit et sans inscription.

  • Modèle planning des congés Excel

    Un planning des congés prêt à l’emploi pour jusqu’à 15 personnes : une feuille par mois et un récapitulatif qui compte seul les congés pris et restants. En Excel, gratuit et sans inscription.

Questions fréquentes

Les absences s’ajoutent-elles aux heures travaillées ?

Non, elles restent une catégorie distincte. Dans les récapitulatifs, elles apparaissent toutefois à côté des heures travaillées, le tableau du mois est ainsi complet quand il faut le transmettre à celui qui établit les paies.

Qui peut approuver les demandes ?

Seulement celui qui a la permission de gérer les absences. C’est une permission séparée des autres, on peut donc la confier à qui s’occupe du personnel sans lui donner accès aux tarifs et à la marge.

Les jours fériés doivent-ils être saisis chaque année à la main ?

Les fermetures de l’entreprise se définissent quand il le faut et restent valables pour tous. Elles sont conçues précisément pour être configurées une fois par période, pas demande par demande.

Les autres fonctionnalités de Klokka

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