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Préparer la data room

Un index que les conseils reconnaissent au premier coup d’œil

Vous créez la data room, choisissez parmi treize index celui dont vous partez — de la due diligence juridique à l’introduction en Bourse — et chaque document a déjà une section numérotée qui l’attend. Qui entre sait où chercher sans demander.

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Un dossier partagé n’est pas une data room

Quand les documents d’une due diligence circulent entre pièces jointes et dossiers partagés, chacun les range à sa façon et les mêmes questions reviennent chaque jour : où est le bilan de l’an dernier, qui a les contrats fournisseurs. kVDR part d’un index numéroté construit sur les checklists de due diligence : tout le monde — vendeur, acquéreur, conseils — lit la même structure, et chaque section devient ensuite l’unité sur laquelle vous décidez qui voit quoi.

Comment ça marche

  1. Créez la room

    Donnez un nom et une description à l’opération et choisissez le modèle d’index : due diligence complète, juridique, financière, fiscale, IT, ESG, immobilière et d’autres, ou « Personnalisée » pour partir de zéro.

  2. Adaptez l’index à l’opération

    Ajoutez les sections qui manquent, ou appliquez un second modèle à la room déjà ouverte : ses sections s’ajoutent à celles qui existent. Une due diligence juridique devient aussi fiscale en un clic.

  3. Remplissez et remettez

    Les documents se déposent dans leur section. En fin d’opération, vous exportez toute la room en un fichier ZIP : un dossier par section, avec son numéro, et le récapitulatif des questions et réponses.

Chaque document a un numéro et une place.

Ce que vous pouvez faire

  • Treize index prêts

    Due diligence complète, juridique, financière, fiscale, sociale, environnementale (ESG), immobilière, IT, commerciale, assurantielle et réglementaire, plus levée de fonds et introduction en Bourse.

  • Sections numérotées

    Chaque modèle arrive avec des sections et sous-sections déjà numérotées — 1.0 Juridique société, 1.1 Acte constitutif et statuts — un conseil peut donc citer « la 3.2 » et tout le monde comprend.

  • Des modèles qui s’additionnent

    Si le périmètre de l’opération s’élargit, vous appliquez un autre modèle à la room existante : les nouvelles sections arrivent à côté des anciennes, sans toucher aux documents déjà déposés.

  • Toutes les opérations d’un coup d’œil

    La liste des rooms, en cartes ou en tableau, montre pour chacune son état, son modèle, le nombre de documents et la dernière activité : qui a fait quoi, et quand.

  • Recherche dans la room

    Tapez deux lettres et vous trouvez les documents par nom ou description et les questions par objet ou texte. Chacun ne voit que les résultats des sections auxquelles il a accès.

  • Export en un seul fichier

    Qui gère la room la télécharge entière en ZIP, avec les dossiers dans l’ordre de l’index et le récapitulatif des questions et réponses : la copie à conserver une fois l’opération close.

Questions fréquentes

Puis-je partir d’un index vide ?

Oui. Choisissez « Personnalisée » à la création de la room et ajoutez les sections une par une. Si en cours de route il vous faut une structure prête, vous pouvez toujours appliquer un modèle ensuite.

Combien de data rooms puis-je ouvrir ?

Le nombre maximal de data rooms fait partie de l’offre choisie par l’entreprise. Les rooms archivées ne comptent pas dans la limite : les opérations terminées ne prennent pas la place des nouvelles.

Que contient le fichier ZIP exporté ?

Tous les documents de la room, répartis en un dossier par section portant le numéro et le nom de l’index, plus un fichier texte avec les questions, leur état et les réponses données. Le télécharge qui gère la room et dispose du privilège d’export.

Les autres fonctionnalités de kVDR

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