Mener la négociation
Les questions de la due diligence ne se perdent plus dans les e-mails
Chaque question a un numéro, un objet, une priorité et un statut. Les participants de la data room posent les questions, ceux qui la gèrent répondent, et celui qui a demandé reçoit un e-mail quand la réponse est prête : une seule liste, pas vingt fils de discussion.
Une négociation se joue aussi sur les questions
Dans une due diligence, les questions des conseils arrivent de partout : e-mails avec dix personnes en copie, appels, notes en marge. Deux semaines plus tard, plus personne ne sait lesquelles ont reçu une réponse, qui devait répondre et ce qui a été dit. kVDR les rassemble dans la même data room que les documents : chacune a son numéro et son statut, et les réponses restent écrites sous la question, avec auteur, date et heure.
Comment ça marche
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Celui qui consulte pose la question
Depuis la data room, vous ouvrez « Nouvelle question », rédigez l’objet et le texte et choisissez la priorité : basse, moyenne ou haute. La question reçoit un numéro séquentiel et apparaît dans la liste comme ouverte.
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Ceux qui gèrent la room répondent
La réponse s’écrit sous la question. Seules les personnes qui gèrent la data room répondent : à la première réponse, le statut passe d’ouverte à répondue, et celui qui a demandé reçoit un e-mail avec le lien direct.
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Elle se ferme une fois résolue
Quand le point est éclairci, la question se ferme ; si le sujet revient, elle se rouvre. Questions posées, réponses données et clôtures entrent dans le journal d’activité avec nom, date, heure et adresse IP.
Une question, un numéro, une réponse écrite.
Ce que vous pouvez faire
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Numérotées et priorisées
Chaque question a un numéro séquentiel dans la room — « la 14 » est la même pour tout le monde — et une priorité basse, moyenne ou haute visible dès la liste.
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Statut toujours clair
Ouverte, répondue, fermée : la liste se filtre par statut et le récapitulatif de la room compte les questions dans chacun. On voit tout de suite ce qui attend encore une réponse.
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Répond celui qui en a la responsabilité
Ceux qui consultent peuvent demander, mais seules les personnes qui gèrent la data room répondent. Les réponses qui restent au dossier viennent de ceux qui ont qualité pour les donner.
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Un e-mail quand la réponse arrive
Celui qui a posé la question reçoit un e-mail avec le numéro, l’objet et le lien direct vers la réponse. Inutile de revenir dans la room toutes les heures pour vérifier.
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Retrouvées par la recherche
La recherche de la room porte sur l’objet et le texte des questions, avec les documents : si un sujet a déjà été soulevé, vous le découvrez avant de le redemander.
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Au dossier avec le reste de la room
Chaque question posée, réponse et clôture figure dans le journal d’activité. L’export ZIP de la room contient un fichier avec toutes les questions et réponses, avec auteurs et dates.
Questions fréquentes
Qui voit les questions ?
Les questions sont partagées entre les participants de la data room : la liste est unique et indique pour chacune qui l’a posée et quand. Ce ne sont pas des messages privés entre celui qui demande et celui qui répond, il faut donc les rédiger comme pour toute la table.
Quelles notifications sont envoyées ?
Quand une réponse arrive, celui qui a posé la question reçoit un e-mail avec le lien direct. Les nouvelles questions ne déclenchent pas d’e-mail : ceux qui gèrent la room les retrouvent dans la liste en filtrant les questions ouvertes.
Les questions et réponses restent-elles après la négociation ?
Oui. Elles restent dans la data room même une fois celle-ci fermée ou archivée, et l’export ZIP les inclut dans un fichier texte à côté des documents : l’historique de ce qui a été demandé et répondu se remet avec le reste.
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Alex