Traçabilité
Vous savez qui a lu quoi, et quand
Envoyer les documents par e-mail, c’est les perdre de vue au moment où ils partent. Dans kVDR, chaque ouverture, téléchargement et dépôt reste écrit : qui, quel fichier, quand, depuis quelle adresse IP. Quand le conseiller dit n’avoir jamais reçu le bilan, la réponse est déjà dans le journal.
Une négociation se lit aussi à qui ouvre les documents
Qui a déjà regardé le bail ? L’acquéreur potentiel a-t-il téléchargé les bilans ou s’est-il arrêté à l’index ? Avec les dossiers partagés, ces questions restent sans réponse. kVDR tient un journal pour chaque data room, ouvert à ceux qui la gèrent, accompagné d’un récapitulatif des documents, des questions et des participants : d’un coup d’œil, vous savez où vous en êtes.
Comment ça marche
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Chaque action est enregistrée
Ouverture en aperçu, téléchargement, dépôt, changement d’état d’un document ; questions posées, réponses et clôtures ; groupes, membres, autorisations et sections. Pour chacune, kVDR note la personne, la ressource, la date et l’heure, l’adresse IP — y compris quand c’est un invité qui agit.
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Consultez le journal de la room
Qui gère la data room et dispose du privilège « Journal d’audit » ouvre le journal depuis la room : les événements du plus récent au plus ancien, page par page. Dans la liste des rooms, chaque carte affiche la dernière activité : quoi, qui et quand.
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Exportez et conservez
Avec « Exporter en CSV », le journal devient un fichier à joindre au procès-verbal ou à transmettre à l’avocat. Les événements sont conservés pendant la durée prévue par la configuration : de 30 à 3 650 jours, un an si vous ne la changez pas.
Chaque téléchargement laisse un nom et une heure.
Ce que vous pouvez faire
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Qui, quoi, quand, d’où
Chaque ligne du journal indique la personne, l’action, le document ou l’élément concerné, la date et l’heure et l’adresse IP d’origine.
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Les invités aussi
Les personnes externes entrées par l’invitation apparaissent dans le journal avec leur e-mail, comme les collègues : vous savez quel conseiller a téléchargé quoi.
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Statistiques de la room
Un panneau résume les documents par état — brouillon, en révision, final —, les questions ouvertes, répondues et closes, et le nombre de groupes et de membres qui travaillent dans la room.
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La dernière activité en vue
Dans la liste des data rooms, chaque carte indique la dernière action, qui l’a faite et quand : vous voyez quelles négociations avancent et lesquelles sont à l’arrêt.
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Export CSV
Date, action, utilisateur, e-mail, ressource, type et adresse IP dans un fichier qui s’ouvre dans n’importe quel tableur.
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Réservé aux gestionnaires
Le journal et les statistiques ne s’ouvrent qu’à ceux qui gèrent la room et disposent du privilège « Journal d’audit ». Les invités travaillent dans la room, mais ne voient pas le journal.
Questions fréquentes
Le journal indique-t-il combien de temps une personne a passé sur un document ?
Non. Il enregistre chaque ouverture et chaque téléchargement, avec l’heure et l’adresse IP, mais ne mesure pas le temps de lecture. Si quelqu’un a ouvert un document trois fois, vous trouvez trois lignes dans le journal.
Combien de temps les événements sont-ils conservés ?
Pendant la durée de conservation définie dans la configuration : 365 jours par défaut, réglable de 30 à 3 650. Un nettoyage quotidien supprime les événements plus anciens ; si vous en avez besoin au-delà, exportez le CSV à la fin de la négociation.
Que devient la data room quand la négociation se termine ?
Vous la fermez, et elle reste consultable. 90 jours après sa fermeture, elle passe d’elle-même à « archivée », et peut être rouverte si besoin. Le journal ne dépend pas de l’état de la room : il suit sa propre durée de conservation.
Les autres fonctionnalités de kVDR
Ouvrez votre Virtual Data Room avec kVDR
Demandez une démo : nous vous montrons comment kVDR protège les documents dans les opérations confidentielles.
Alex