Relatórios e margem
Uma hora tem dois preços: o do cliente e o da empresa
Quanto se fatura uma hora decide-o a tarifa, e a tarifa está no cliente, no projeto ou no subprojeto. Quanto custa essa hora decide-o a pessoa que a trabalhou. O Klokka mantém os dois números separados, mostra-os só a quem os deve ver e põe-nos frente a frente nos relatórios: é daí que vem a margem.
A tarifa desce em cascata, o custo fica na pessoa
Quando um registo é guardado, o Klokka procura a tarifa a partir de baixo: primeiro a «Tarifa horária personalizada» do subprojeto, depois a «Tarifa horária» do projeto, por fim a «Tarifa horária do cliente (€/h)». A primeira que encontra multiplica as horas e dá o valor faturável desse registo. Se o projeto ou o subprojeto não for «Faturável», ou se nenhum dos três níveis tiver tarifa, o registo não tem valor. O custo segue outro caminho: cada pessoa tem o seu custo horário, definido por quem tem o privilégio «Gestão de membros», e os relatórios multiplicam-no pelas horas trabalhadas. Dois privilégios, «Ver o próprio custo interno» e «Ver o custo interno de outras pessoas», decidem quem vê o quê — e o filtro é aplicado pelo servidor, não apenas escondido na página.
Como funciona
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Ponha a tarifa no nível certo
No cliente a tarifa de base, no projeto a acordada, no subprojeto a exceção. Ao criar um projeto a tarifa chega já preenchida a partir do cliente, e a do subprojeto a partir do projeto: só a muda se for preciso. Se depois subir a tarifa do cliente, o Klokka pergunta «Atualizar os projetos?» para os abertos que ainda estão na antiga.
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Dê um custo a cada pessoa
O «Custo horário interno» escreve-se logo ao convidar alguém, ou depois, em «Utilizadores», nas definições da pessoa no campo «Custo horário (€/h)». Define-o quem tem o privilégio «Gestão de membros», e a pessoa não o vê enquanto o seu tipo não lhe der «Ver o próprio custo interno».
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Leia a margem
Em «Relatórios» escolha a métrica: «Valor faturável», «Custo interno» ou «Margem», ou seja, o primeiro menos o segundo, por cliente, projeto e período. Na página do projeto, a «Marginalidade» compara antes o «Valor do projeto» com o custo das horas trabalhadas até agora.
A tarifa diz quanto vale uma hora, o custo quanto pesa. A margem é a diferença.
O que pode fazer
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Faturável decide-se no projeto
Quem regista não escolhe registo a registo: o registo herda «Faturável» do projeto. Um subprojeto não faturável, dentro de um projeto que o é, não gera valor.
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O valor fica o desse dia
O valor faturável calcula-se quando o registo é guardado. Se mudar a tarifa ou a faturabilidade, o Klokka pergunta «Recalcular os valores?» só para os registos não exportados; com a extensão Faturação, os já marcados como exportados ficam como estavam.
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O próprio custo e o dos outros
«Ver o custo interno de outras pessoas» só se ativa por cima de «Ver o próprio custo interno», e vale onde os registos dos outros já são visíveis. De origem têm-nos Administrador e Gestor; Utilizador não; o Colaborador não pode ter nem sequer o próprio.
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O valor faturável vai com o catálogo
A receita não é de uma pessoa mas do projeto: vê-a quem tem «Gestão do catálogo», ou seja, quem define tarifas e projetos. Nas colunas dos registos e nas exportações, valor, custo e margem seguem as mesmas regras.
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O responsável vê o que lhe dá
Num projeto concreto, o responsável pode receber «Pode ver a economia do projeto (valor faturável, custo, margem)» e, por cima disso, «Pode ver o custo de cada colaborador no projeto». Valem ali e em mais lado nenhum.
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O cliente vê as horas, não os custos
Com a extensão Mapas de horas para o cliente, o cliente recebe horas faturáveis e valores. O custo interno e a margem não saem do Klokka.
| Nível | Tem tarifa própria | Decide se é faturável | Parte do valor do nível acima |
|---|---|---|---|
| Registo | não | não | sim |
| Subprojeto | sim | sim | sim |
| Projeto | sim | sim | sim |
| Cliente | sim | não | não |
O custo horário não está nesta escala: há um por pessoa, e vale em todos os projetos.
Perguntas frequentes
E se uma pessoa não tiver o custo definido?
As suas horas contam zero no custo. Na tabela do projeto aparece «N/D» em vez do custo horário, e a margem parece mais alta do que é: antes de a ler, convém que todos tenham um custo.
Se mudar o custo horário, o que acontece às horas passadas?
O custo horário é um só por pessoa e os relatórios leem-no quando os abre: também as horas dos meses passados são valorizadas com o valor novo. O valor faturável não, porque fica o que foi calculado ao guardar.
Porque é que a margem do projeto não coincide com a dos relatórios?
Porque medem duas coisas. Na página do projeto o «Valor do projeto» é o orçamentado — o «Preço fixo», ou as «Horas estimadas» vezes a tarifa do projeto — e o custo é o das horas trabalhadas até agora. Em «Relatórios» a «Margem» é o valor faturável das horas registadas no período menos o seu custo.
Quem regista as horas vê quanto valem?
Só se o seu tipo o permitir: o valor faturável com «Gestão do catálogo», o próprio custo com «Ver o próprio custo interno». Com o tipo Utilizador, de origem, não vê nem um nem outro.
As outras funcionalidades do Klokka
Experimente o Klokka na sua empresa
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Klokka simplifica o registo de horas e a prestação de contas.
Alex