Berichte und Marge
Eine Stunde hat zwei Preise: den für den Kunden und den für das Unternehmen
Wie viel eine Stunde in Rechnung gestellt wird, entscheidet der Satz, und der Satz liegt beim Kunden, beim Projekt oder beim Unterprojekt. Was diese Stunde kostet, entscheidet die Person, die sie gearbeitet hat. Klokka hält die beiden Zahlen getrennt, zeigt sie nur denen, die sie sehen sollen, und stellt sie in den Berichten gegeneinander: Daraus entsteht die Marge.
Der Satz wird nach unten weitergegeben, die Kosten bleiben bei der Person
Wenn ein Eintrag gespeichert wird, sucht Klokka den Satz von unten nach oben: zuerst den «Benutzerdefinierten Stundensatz» des Unterprojekts, dann den «Stundensatz» des Projekts, zuletzt den «Standardstundensatz Kunde (€/h)». Der erste, den es findet, wird mit den Stunden multipliziert und ergibt den abrechenbaren Wert dieses Eintrags. Ist das Projekt oder Unterprojekt nicht «Abrechenbar» oder hat keine der drei Ebenen einen Satz, hat der Eintrag keinen Betrag. Die Kosten nehmen einen anderen Weg: Jede Person hat ihre eigenen Stundenkosten, festgelegt von jemandem mit dem Privileg «Mitgliederverwaltung», und die Berichte multiplizieren sie mit den gearbeiteten Stunden. Zwei Privilegien, «Die eigenen internen Kosten sehen» und «Interne Kosten anderer sehen», legen fest, wer was sieht — und der Filter wird vom Server angewendet, nicht nur in der Seite ausgeblendet.
So funktioniert es
-
Setzen Sie den Satz auf der richtigen Ebene
Beim Kunden der Grundsatz, beim Projekt der vereinbarte, beim Unterprojekt die Ausnahme. Wenn Sie ein Projekt anlegen, ist der Satz schon vom Kunden übernommen, der des Unterprojekts vom Projekt: Sie ändern ihn nur, wenn nötig. Erhöhen Sie später den Satz des Kunden, fragt Klokka «Projekte aktualisieren?» für die offenen, die noch beim alten stehen.
-
Geben Sie jeder Person Kosten
Der «Interne Stundensatz» wird schon bei der Einladung eingetragen oder später unter «Benutzer» in den Einstellungen der Person beim Feld «Stundensatz (€/h)». Ihn setzt, wer das Privileg «Mitgliederverwaltung» hat, und die Person sieht ihn nicht, solange ihr Typ ihr nicht «Die eigenen internen Kosten sehen» gibt.
-
Lesen Sie die Marge ab
In «Berichte» wählen Sie die Kennzahl: «Abrechenbarer Wert», «Interne Kosten» oder «Marge», also das Erste minus das Zweite, nach Kunde, Projekt und Zeitraum. Auf der Projektseite vergleicht die «Marge» dagegen den «Projektwert» mit den Kosten der bisher gearbeiteten Stunden.
Der Satz sagt, was eine Stunde wert ist, die Kosten, was sie wiegt. Die Marge ist die Differenz.
Was Sie tun können
-
Abrechenbar wird am Projekt entschieden
Wer erfasst, wählt nicht Eintrag für Eintrag: Der Eintrag übernimmt «Abrechenbar» vom Projekt. Ein nicht abrechenbares Unterprojekt in einem abrechenbaren Projekt erzeugt keinen Wert.
-
Der Betrag bleibt der vom Tag
Der abrechenbare Wert wird beim Speichern des Eintrags berechnet. Ändern Sie Satz oder Abrechenbarkeit, fragt Klokka «Beträge neu berechnen?» nur für nicht exportierte Einträge; mit der Erweiterung Abrechnung bleiben die bereits als exportiert markierten, wie sie waren.
-
Die eigenen Kosten und die anderer
«Interne Kosten anderer sehen» lässt sich nur zusätzlich zu «Die eigenen internen Kosten sehen» einschalten und gilt dort, wo die Einträge anderer schon sichtbar sind. Standardmäßig haben sie Administrator und Verwalter; Benutzer nicht; der Mitarbeiter kann nicht einmal die eigenen haben.
-
Der abrechenbare Wert gehört zum Katalog
Der Ertrag gehört nicht einer Person, sondern dem Projekt: Ihn sieht, wer «Katalogverwaltung» hat, also wer Sätze und Projekte festlegt. In den Spalten der Einträge und in den Exporten folgen Wert, Kosten und Marge denselben Regeln.
-
Der Verantwortliche sieht, was Sie ihm geben
Für ein einzelnes Projekt kann der Verantwortliche «Kann die Projektwirtschaftlichkeit sehen (abrechenbarer Wert, Kosten, Marge)» erhalten und darauf aufbauend «Kann die Kosten einzelner Mitarbeiter im Projekt sehen». Sie gelten dort und sonst nirgends.
-
Der Kunde sieht Stunden, keine Kosten
Mit der Erweiterung Kundenrapporte erhält der Kunde abrechenbare Stunden und Beträge. Interne Kosten und Marge verlassen Klokka nicht.
| Ebene | Hat einen eigenen Satz | Entscheidet, ob abrechenbar | Übernimmt den Wert der Ebene darüber |
|---|---|---|---|
| Eintrag | nein | nein | ja |
| Unterprojekt | ja | ja | ja |
| Projekt | ja | ja | ja |
| Kunde | ja | nein | nein |
Die Stundenkosten stehen nicht in dieser Reihe: Es gibt einen Wert pro Person, und er gilt für alle Projekte.
Häufige Fragen
Und wenn für eine Person keine Kosten hinterlegt sind?
Ihre Stunden zählen bei den Kosten als null. In der Projekttabelle steht statt der Stundenkosten «k. A.», und die Marge erscheint höher, als sie ist: Bevor Sie sie lesen, sollte jede Person Kosten hinterlegt haben.
Wenn ich die Stundenkosten ändere, was passiert mit vergangenen Stunden?
Es gibt einen einzigen Stundenkostenwert pro Person, und die Berichte lesen ihn beim Öffnen: Auch die Stunden der vergangenen Monate werden mit dem neuen Wert bewertet. Der abrechenbare Wert dagegen nicht, denn er bleibt so, wie er beim Speichern berechnet wurde.
Warum stimmt die Projektmarge nicht mit der in den Berichten überein?
Weil sie zwei Dinge messen. Auf der Projektseite ist der «Projektwert» die Planung — der «Festpreis» oder die «Geschätzten Stunden» mal den Projektsatz — und die Kosten sind die der bisher gearbeiteten Stunden. In den «Berichten» ist die «Marge» der abrechenbare Wert der im Zeitraum erfassten Stunden minus deren Kosten.
Sieht, wer Stunden erfasst, was sie wert sind?
Nur wenn ihr Typ es erlaubt: den abrechenbaren Wert mit «Katalogverwaltung», die eigenen Kosten mit «Die eigenen internen Kosten sehen». Mit dem Typ Benutzer sieht sie standardmäßig weder das eine noch das andere.
Die anderen Funktionen von Klokka
Testen Sie Klokka in Ihrem Unternehmen
Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Klokka Zeiterfassung und Stundenabrechnung vereinfacht.
Alex