Informes y margen
Una hora tiene dos precios: el del cliente y el de la empresa
Cuánto se factura una hora lo decide la tarifa, y la tarifa está en el cliente, el proyecto o el subproyecto. Cuánto cuesta esa hora lo decide la persona que la ha trabajado. Klokka mantiene los dos números separados, los muestra solo a quien debe verlos y los enfrenta en los informes: de ahí sale el margen.
La tarifa baja en cascada, el coste se queda en la persona
Cuando se guarda un registro, Klokka busca la tarifa empezando por abajo: primero la «Tarifa por hora personalizada» del subproyecto, luego la «Tarifa por hora» del proyecto y por último la «Tarifa horaria del cliente (€/h)». La primera que encuentra multiplica las horas y da el valor facturable de ese registro. Si el proyecto o el subproyecto no es «Facturable», o si ninguno de los tres niveles tiene tarifa, el registro no tiene importe. El coste sigue otro camino: cada persona tiene su coste por hora, fijado por quien tiene el privilegio «Gestión de miembros», y los informes lo multiplican por las horas trabajadas. Dos privilegios, «Ver el propio coste interno» y «Ver el coste interno de otras personas», deciden quién ve qué — y el filtro lo aplica el servidor, no solo se oculta en la página.
Cómo funciona
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Pon la tarifa en el nivel adecuado
En el cliente la tarifa base, en el proyecto la acordada, en el subproyecto la excepción. Al crear un proyecto la tarifa llega ya rellenada desde el cliente, y la del subproyecto desde el proyecto: solo la cambias si hace falta. Si luego subes la tarifa del cliente, Klokka pregunta «¿Actualizar los proyectos?» para los abiertos que siguen con la antigua.
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Da un coste a cada persona
El «Coste por hora interno» se escribe ya al invitar a alguien, o después, desde «Usuarios», en sus ajustes en «Coste por hora (€/h)». Lo fija quien tiene el privilegio «Gestión de miembros», y la persona no lo ve mientras su tipo no le dé «Ver el propio coste interno».
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Lee el margen
En «Informes» eliges la métrica: «Valor facturable», «Coste interno» o «Margen», es decir, el primero menos el segundo, por cliente, proyecto y periodo. En la página del proyecto, la «Marginalidad» compara en cambio el «Valor del proyecto» con el coste de las horas trabajadas hasta ahora.
La tarifa dice cuánto vale una hora, el coste cuánto pesa. El margen es la diferencia.
Qué puedes hacer
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Facturable se decide en el proyecto
Quien registra no elige registro a registro: el registro hereda «Facturable» del proyecto. Un subproyecto no facturable, dentro de un proyecto que sí lo es, no genera valor.
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El importe se queda como el de ese día
El valor facturable se calcula al guardar el registro. Si cambias tarifa o facturabilidad, Klokka pregunta «¿Recalcular los importes?» solo para los registros no exportados; con la extensión Facturación, los ya marcados como exportados se quedan como estaban.
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El propio coste y el de los demás
«Ver el coste interno de otras personas» solo se activa sobre «Ver el propio coste interno», y vale donde los registros de los demás ya son visibles. De serie los tienen Administrador y Gestor; Usuario no; el Colaborador no puede tener ni siquiera el propio.
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El valor facturable va con el catálogo
El ingreso no es de una persona sino del proyecto: lo ve quien tiene «Gestión del catálogo», es decir, quien fija tarifas y proyectos. En las columnas de los registros y en las exportaciones, valor, coste y margen siguen las mismas reglas.
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El responsable ve lo que le das
En un proyecto concreto, el responsable puede recibir «Puede ver la economía del proyecto (valor facturable, coste, margen)» y, además, «Puede ver el coste de cada empleado en el proyecto». Valen ahí y en ningún otro sitio.
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El cliente ve las horas, no los costes
Con la extensión Partes para el cliente, el cliente recibe horas facturables e importes. El coste interno y el margen no salen de Klokka.
| Nivel | Tiene tarifa propia | Decide si es facturable | Parte del valor del nivel superior |
|---|---|---|---|
| Registro | no | no | sí |
| Subproyecto | sí | sí | sí |
| Proyecto | sí | sí | sí |
| Cliente | sí | no | no |
El coste por hora no está en esta escala: hay uno por persona, y vale en todos los proyectos.
Preguntas frecuentes
¿Y si una persona no tiene el coste fijado?
Sus horas cuentan cero en el coste. En la tabla del proyecto aparece «N/D» en lugar del coste por hora, y el margen sale más alto de lo real: antes de leerlo conviene que todos tengan un coste.
Si cambio el coste por hora, ¿qué pasa con las horas pasadas?
El coste por hora es uno solo por persona y los informes lo leen al abrirlos: también las horas de los meses pasados se valoran con el valor nuevo. El valor facturable, en cambio, no, porque se queda como se calculó al guardar.
¿Por qué el margen del proyecto no coincide con el de los informes?
Porque miden dos cosas. En la página del proyecto el «Valor del proyecto» es el presupuesto — el «Precio fijo», o las «Horas estimadas» por la tarifa del proyecto — y el coste es el de las horas trabajadas hasta ahora. En «Informes» el «Margen» es el valor facturable de las horas registradas en el periodo menos su coste.
¿Quien registra las horas ve cuánto valen?
Solo si su tipo se lo permite: el valor facturable con «Gestión del catálogo», el propio coste con «Ver el propio coste interno». Con el tipo Usuario, de serie, no ve ni lo uno ni lo otro.
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Alex