Registo do tempo
Quem tem de ver as horas aprovadas, e como, decide-se pessoa a pessoa
Para muitas pessoas a aprovação não é necessária: as horas contam assim que são guardadas. Para alguém acabado de contratar, um colaborador pago à hora ou quem trabalha no terreno, pelo contrário, alguém tem de as ver antes de acabarem numa exportação. O Klokka decide isto por pessoa, não por empresa: sem aprovação, uma por cada registo, ou a semana inteira enviada de uma só vez.
Três modos, um por pessoa
O modo escolhe-se em «Aprovação do tempo», ao criar o utilizador ou mais tarde a partir da sua ficha em «Utilizadores e Equipas»; é preciso o privilégio «Gestão de membros». Com «Cada registo» cada entrada guardada começa pendente e entra na fila «A aprovar» de um administrador ou de quem tenha a opção «Pode aprovar». Com «Semanal» a pessoa envia a semana inteira a partir de «Horas semanais», e um administrador decide-a em «Folhas de horas a aprovar». Em ambos os casos, até chegar o sim, essas horas ficam fora da exportação e não podem ser marcadas como exportadas. Quem está em «Sem aprovação» não vê nada disto: os seus registos contam de imediato.
Como funciona
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Escolha o modo para cada pessoa
Na ficha do utilizador, em «Aprovação do tempo»: «Sem aprovação», «Cada registo» ou «Semanal». No mesmo sítio dá-se a opção «Pode aprovar» a quem, além dos administradores, tem de despachar a fila dos registos individuais.
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A pessoa regista, e se for preciso envia
No modo semanal, no fim da semana carrega em «Enviar para aprovação» em «Horas semanais»: a semana vai de segunda a domingo no fuso horário da empresa e não se envia com um temporizador ainda ligado. De sexta-feira às 15h a domingo, quem tem horas por enviar recebe um lembrete; envio automático não existe.
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Quem aprova decide, com um motivo
Os administradores recebem uma notificação e um e-mail por cada semana enviada. «Aprovar» fecha-a; «Devolver» pede um motivo obrigatório e torna a semana de novo editável. Para os registos individuais há «Rejeitar», com um motivo opcional que o autor lê: quando corrige, o registo volta sozinho à fila.
Uma hora não aprovada não acaba numa exportação.
O que pode fazer
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Um modo por pessoa
O sócio sénior regista sem passos extra, quem acabou de chegar faz aprovar cada registo, o colaborador externo envia a semana. Os três modos convivem na mesma empresa e mudam-se quando for preciso.
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Aprovadores além dos administradores
Com a opção «Pode aprovar» um encarregado de obra ou um coordenador vê a fila «A aprovar» e decide sobre os registos individuais, sem se tornar administrador. As semanas, pelo contrário, só os administradores as decidem.
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Enviada ou aprovada, a semana está fechada
Numa semana enviada ou aprovada não se cria, não se altera e não se elimina nenhum registo, não se acrescentam anexos e não se importa: vale também para mover um registo para dentro dela, e vale também para o administrador. «A rever» reabre-a à pessoa; aprovada, fica parada.
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Reabrir deixa rasto
Para corrigir uma semana já aprovada o administrador usa «Reabrir»: a semana volta a ser editável e tem de ser enviada de novo. O motivo é opcional, a pessoa lê-o e fica no registo de alterações; os registos em si não são tocados.
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Fora da exportação até ao sim
Os registos pendentes e os de uma semana ainda não aprovada ficam de fora da exportação e não podem ser marcados como exportados, nem mesmo selecionando-os à mão: uma hora não verificada não segue por descuido para o programa de gestão ou para a fatura.
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Sem aprovação com notas em falta
Se a pessoa tem as notas de relatório obrigatórias e um registo aparece como «Notas em falta», esse registo — ou a semana que o contém — não se aprova enquanto as notas não estiverem lá. Rejeitar ou devolver, pelo contrário, é sempre possível.
Perguntas frequentes
Podemos exigir aprovação só a algumas pessoas?
Sim, é o funcionamento normal: o modo está na pessoa. Quem não precisa fica em «Sem aprovação» e não dá por nada; muda-se quando for preciso, por exemplo no fim do período experimental.
Enganei-me num registo de uma semana já aprovada: como o corrijo?
A semana aprovada está fechada também para o administrador, de propósito. Pede-lhe que a reabra com «Reabrir»: volta a ser editável, corrige o registo e envia-a de novo. A reabertura fica escrita no registo de alterações.
E se alguém não enviar a semana?
A partir de sexta-feira à tarde recebe um lembrete, uma vez por semana, se tiver horas registadas e não enviadas. O Klokka não a envia por ela: enquanto a semana não estiver enviada e aprovada, as suas horas ficam fora da exportação.
Um coordenador pode aprovar sem ser administrador?
Para os registos individuais sim: basta dar-lhe a opção «Pode aprovar» na sua ficha. As semanas enviadas no modo semanal continuam, pelo contrário, a ser uma decisão dos administradores.
As outras funcionalidades do Klokka
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Peça uma demo: mostramos-lhe como o Klokka simplifica o registo de horas e a prestação de contas.
Alex