Registo do tempo
Onde se trabalhou e o que se fez, no mesmo registo das horas
Para quem trabalha no escritório basta a hora. Para quem vai à obra, ao cliente ou em deslocação é preciso também o resto: onde, em que ponto estão os trabalhos, o que se usou, uma fotografia. O Klokka guarda-o no registo, com os campos que a empresa decide e as obrigações que se ligam pessoa a pessoa.
As horas são as mesmas, muda o quanto contam
Os locais ligam-se a partir das definições e cria-os quem tem o privilégio «Gestão de locais»: um nome, um tipo — «Escritório», «Trabalho remoto», «No cliente», «No parceiro», «Outro» — uma cor e, se for preciso, um cliente associado, que faz com que sejam propostos sozinhos quando se registam horas num projeto desse cliente. As notas de relatório são campos que o administrador decide, e cada projeto escolhe quais pedir. Quem tem de as preencher, e se tem de anexar ficheiros ou fotografias, decide-se na pessoa: «Desativado», «Opcional» ou «Obrigatório». Quem trabalha só no escritório não vê nada disto.
Como funciona
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Prepare os locais
Cria os locais e escolhe o «Padrão da empresa», igual todos os dias ou «Personalizado por dias» — à segunda em trabalho remoto, à quarta no escritório. Em «Padrão por membro» regista as exceções. Para cada local decide também a «Geolocalização GPS».
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Decida o que pedir, e a quem
Em «Campos do relatório» o administrador define os campos: «Texto», «Número», «Lista pendente», «Escolha múltipla», «Sim/Não», cada um com o seu «Obrigatório». Cada projeto pode pedi-los todos ou só alguns. Depois, pessoa a pessoa, ligam-se as notas e os anexos.
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Preenche-se no fim da atividade
Na janela do registo, ou na que se abre ao parar o temporizador, a pessoa preenche as notas, carrega em «Adicionar localização» se o local o previr e, a partir do telemóvel, em «Tirar foto». Na lista de registos, «Exportar PDF» gera o documento desse registo.
O relatório escreve-se enquanto se trabalha, não à noite em casa.
O que pode fazer
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Um local que se preenche sozinho
Se a pessoa não escolher, vale o seu padrão — mesmo diferente dia a dia — e, na falta dele, o da empresa. No registo individual muda-se sempre. Um local que já não se usa arquiva-se, e o histórico conserva-o.
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GPS por local, uma só vez
Cada local tem «Desativada», «Opcional» ou «Obrigatória para guardar». A posição obtém-se quando a pessoa carrega em «Adicionar localização» na janela do registo, uma vez por registo, nunca em contínuo; o endereço deduz-se das coordenadas. Com «Obrigatória» o registo não se guarda sem ela.
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Campos decididos pela empresa
Parte-se de quatro campos de série — estado dos trabalhos, problemas, materiais, resultado — e acrescenta-se o que for preciso: número da encomenda, horas de máquina, intervenção concluída sim ou não. Um campo muda de nome mas não de tipo, e não se apaga: arquiva-se, e os registos antigos conservam-no.
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Notas obrigatórias que não fazem perder horas
Se faltarem, o Klokka avisa e guarda na mesma: o registo fica «Notas em falta», não pode ser aprovado e uma vez por dia chega um lembrete nas notificações, que se atualiza em vez de se multiplicar. Os anexos obrigatórios, pelo contrário, são necessários para guardar.
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Fotografias do telemóvel e anexos
«Tirar foto» abre a câmara do telemóvel e a fotografia fica no registo; também se podem acrescentar documentos arrastando-os para a janela. Até 20 anexos por registo, cada um até 25 MB, cada um com a sua nota.
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O PDF de um único registo
Uma página por registo, com o logótipo da empresa: notas, endereço e coordenadas, fotografias incorporadas e os outros anexos listados pelo nome. O valor faturável só aparece a quem pode ver as receitas; quem não as vê também não o encontra no PDF.
Perguntas frequentes
O Klokka segue a posição das pessoas durante o dia?
Não. A posição só se obtém nos locais com o GPS ativo, uma vez por registo, quando a pessoa carrega em «Adicionar localização». Se o local a tornar opcional e a pessoa recusar a permissão, o registo guarda-se sem ela.
Se uma pessoa não preencher as notas obrigatórias, perde o registo?
Não: o registo guarda-se na mesma e fica marcado «Notas em falta». As notas completam-se depois, pela pessoa ou por quem aprova através de «Editar»; enquanto faltarem, o registo não se aprova e o lembrete continua a chegar.
Podemos pedir campos diferentes em projetos diferentes?
Sim. Os campos definem-se uma vez para a empresa e depois, nas definições do projeto, escolhe-se entre «Todos os campos da empresa» e «Só estes». Um projeto sem escolha pede todos os campos ativos.
O PDF pode ser enviado ao cliente?
Sim, é um ficheiro que descarrega e reencaminha como preferir; o valor só aparece se quem o gera puder ver as receitas. Para enviar ao cliente um resumo das horas através de uma ligação protegida existe, em vez disso, a extensão Mapas de horas para o cliente.
As outras funcionalidades do Klokka
Experimente o Klokka na sua empresa
Peça uma demo: mostramos-lhe como o Klokka simplifica o registo de horas e a prestação de contas.
Alex