Enregistrement du temps
Qui doit faire approuver ses heures, et comment, se décide personne par personne
Pour beaucoup de personnes, l’approbation n’est pas nécessaire : les heures comptent dès qu’elles sont enregistrées. Pour une nouvelle recrue, un collaborateur payé à l’heure ou quelqu’un qui travaille sur le terrain, en revanche, quelqu’un doit les regarder avant qu’elles ne finissent dans un export. Klokka le décide par personne, pas pour toute l’entreprise : aucune approbation, une pour chaque saisie, ou la semaine entière envoyée d’un coup.
Trois modes, un par personne
Le mode se choisit dans « Approbation du temps », à la création de l’utilisateur ou plus tard depuis sa fiche dans « Utilisateurs et équipes » ; il faut le privilège « Gestion des membres ». Avec « Chaque saisie », chaque entrée enregistrée part en attente et arrive dans la file « À approuver » d’un administrateur ou de quiconque a l’option « Peut approuver ». Avec « Hebdomadaire », la personne envoie la semaine entière depuis « Heures hebdomadaires », et un administrateur la tranche dans « Feuilles de temps à approuver ». Dans les deux cas, tant que le oui n’est pas arrivé, ces heures restent hors de l’export et ne peuvent pas être marquées comme exportées. Qui est en « Aucune approbation » ne voit rien de tout cela : ses saisies comptent tout de suite.
Comment ça marche
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Choisissez le mode pour chaque personne
Dans la fiche de l’utilisateur, sous « Approbation du temps » : « Aucune approbation », « Chaque saisie » ou « Hebdomadaire ». Au même endroit, on donne l’option « Peut approuver » à qui doit, en plus des administrateurs, traiter la file des saisies une à une.
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La personne saisit, et envoie si besoin
En mode hebdomadaire, en fin de semaine, elle clique sur « Envoyer pour approbation » dans « Heures hebdomadaires » : la semaine va du lundi au dimanche dans le fuseau horaire de l’entreprise et ne s’envoie pas tant qu’un chronomètre tourne encore. Du vendredi 15 h au dimanche, qui a des heures non envoyées reçoit un rappel ; il n’y a pas d’envoi automatique.
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L’approbateur tranche, avec un motif
Les administrateurs reçoivent une notification et un e-mail pour chaque semaine envoyée. « Approuver » la clôt ; « Renvoyer » demande un motif obligatoire et rend la semaine de nouveau modifiable. Pour les saisies une à une, il y a « Rejeter », avec un motif facultatif que l’auteur lit : dès qu’il corrige, la saisie revient d’elle-même dans la file.
Une heure non approuvée ne finit pas dans un export.
Ce que vous pouvez faire
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Un mode par personne
L’associé senior saisit sans étape supplémentaire, le nouvel arrivant fait approuver chaque saisie, le collaborateur externe envoie la semaine. Les trois modes cohabitent dans la même entreprise et se changent quand il le faut.
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Des approbateurs en plus des administrateurs
Avec l’option « Peut approuver », un chef de chantier ou un coordinateur voit la file « À approuver » et tranche sur les saisies une à une, sans devenir administrateur. Les semaines, elles, ne sont tranchées que par les administrateurs.
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Envoyée ou approuvée, la semaine est fermée
Sur une semaine envoyée ou approuvée, on ne crée, ne modifie et ne supprime aucune saisie, on n’ajoute pas de pièces jointes et on n’importe rien : cela vaut aussi pour y déplacer une saisie, et cela vaut aussi pour l’administrateur. « À revoir » la rouvre à la personne ; approuvée, elle reste figée.
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Rouvrir laisse une trace
Pour corriger une semaine déjà approuvée, l’administrateur utilise « Rouvrir » : la semaine redevient modifiable et doit être renvoyée. Le motif est facultatif, la personne le lit et il reste dans le journal des modifications ; les saisies elles-mêmes ne sont pas touchées.
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Hors de l’export jusqu’au oui
Les saisies en attente et celles d’une semaine pas encore approuvée sont écartées de l’export et ne peuvent pas être marquées comme exportées, même en les sélectionnant à la main : une heure non contrôlée ne part pas par mégarde vers le logiciel de gestion ou la facture.
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Pas d’approbation avec des notes manquantes
Si la personne a les notes de reporting obligatoires et qu’une saisie affiche « Notes manquantes », cette saisie — ou la semaine qui la contient — ne s’approuve pas tant que les notes ne sont pas là. Rejeter ou renvoyer, en revanche, est toujours possible.
Questions fréquentes
Pouvons-nous exiger l’approbation pour certaines personnes seulement ?
Oui, c’est le fonctionnement normal : le mode est porté par la personne. Qui n’en a pas besoin reste en « Aucune approbation » et ne s’aperçoit de rien ; on le change quand il le faut, par exemple à la fin de la période d’essai.
J’ai fait une erreur dans une saisie d’une semaine déjà approuvée : comment la corriger ?
La semaine approuvée est fermée même pour l’administrateur, volontairement. Vous lui demandez de la rouvrir avec « Rouvrir » : elle redevient modifiable, vous corrigez la saisie et vous la renvoyez. La réouverture reste inscrite dans le journal des modifications.
Et si quelqu’un n’envoie pas la semaine ?
À partir du vendredi après-midi, elle reçoit un rappel, une fois par semaine, si elle a des heures saisies et non envoyées. Klokka ne l’envoie pas à sa place : tant que la semaine n’est pas envoyée et approuvée, ses heures restent hors de l’export.
Un coordinateur peut-il approuver sans être administrateur ?
Pour les saisies une à une, oui : il suffit de lui donner l’option « Peut approuver » dans sa fiche. Les semaines envoyées en mode hebdomadaire restent en revanche une décision des administrateurs.
Les autres fonctionnalités de Klokka
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Alex