Registro del tiempo
Quién necesita aprobación de sus horas, y cómo, se decide persona a persona
Para muchas personas la aprobación no hace falta: las horas cuentan en cuanto se guardan. Para alguien recién contratado, un colaborador que cobra por horas o quien trabaja sobre el terreno, en cambio, alguien tiene que revisarlas antes de que acaben en una exportación. Klokka lo decide por persona, no por empresa: sin aprobación, una por cada registro o la semana entera enviada de una vez.
Tres modos, uno por persona
El modo se elige en «Aprobación del tiempo», al crear el usuario o más tarde desde su ficha en «Usuarios y Equipos»; hace falta el privilegio «Gestión de miembros». Con «Cada registro» cada entrada guardada empieza pendiente y entra en la cola «Por aprobar» de un administrador o de quien tenga la opción «Puede aprobar». Con «Semanal» la persona envía la semana entera desde «Horas semanales», y la decide un administrador en «Hojas de horas por aprobar». En ambos casos, hasta que llega el sí, esas horas quedan fuera de la exportación y no se pueden marcar como exportadas. Quien está en «Sin aprobación» no ve nada de esto: sus registros cuentan enseguida.
Cómo funciona
-
Elige el modo para cada persona
En la ficha del usuario, en «Aprobación del tiempo»: «Sin aprobación», «Cada registro» o «Semanal». Ahí mismo se da la opción «Puede aprobar» a quien, además de los administradores, tiene que despachar la cola de registros sueltos.
-
La persona registra, y si hace falta envía
En modo semanal, al final de la semana pulsa «Enviar para aprobación» en «Horas semanales»: la semana va de lunes a domingo en la zona horaria de la empresa y no se envía con un temporizador todavía en marcha. Del viernes a las 15 al domingo, quien tiene horas sin enviar recibe un recordatorio; un envío automático no existe.
-
Quien aprueba decide, con un motivo
Los administradores reciben una notificación y un correo por cada semana enviada. «Aprobar» la cierra; «Devolver» pide un motivo obligatorio y vuelve a hacer editable la semana. Para los registros sueltos está «Rechazar», con un motivo opcional que lee el autor: cuando lo corrige, el registro vuelve solo a la cola.
Una hora sin aprobar no acaba en una exportación.
Qué puedes hacer
-
Un modo por persona
El socio sénior registra sin pasos extra, el recién llegado hace aprobar cada registro, el colaborador externo envía la semana. Los tres modos conviven en la misma empresa y se cambian cuando hace falta.
-
Aprobadores además de los administradores
Con la opción «Puede aprobar» un jefe de obra o un coordinador ve la cola «Por aprobar» y decide sobre los registros sueltos, sin convertirse en administrador. Las semanas, en cambio, solo las deciden los administradores.
-
Enviada o aprobada, la semana está cerrada
En una semana enviada o aprobada no se crea, no se modifica y no se elimina ningún registro, no se añaden adjuntos y no se importa: vale también para mover un registro dentro de ella, y vale también para el administrador. «Por revisar» la reabre a la persona; aprobada, queda quieta.
-
Reabrir deja rastro
Para corregir una semana ya aprobada el administrador usa «Reabrir»: la semana vuelve a ser editable y hay que enviarla de nuevo. El motivo es opcional, lo lee la persona y queda en el registro de cambios; los registros no se tocan.
-
Fuera de la exportación hasta el sí
Los registros pendientes y los de una semana aún no aprobada se descartan de la exportación y no se pueden marcar como exportados, ni siquiera seleccionándolos a mano: una hora sin revisar no sale por descuido hacia el programa de gestión o la factura.
-
Sin aprobación si faltan notas
Si la persona tiene las notas de reporte obligatorias y un registro aparece como «Faltan notas», ese registro — o la semana que lo contiene — no se aprueba hasta que las notas estén. Rechazar o devolver, en cambio, siempre se puede.
Preguntas frecuentes
¿Podemos pedir aprobación solo a algunas personas?
Sí, es el funcionamiento normal: el modo está en la persona. Quien no lo necesita se queda en «Sin aprobación» y no nota nada; se cambia cuando hace falta, por ejemplo al final del periodo de prueba.
Me he equivocado en un registro de una semana ya aprobada: ¿cómo lo corrijo?
La semana aprobada está cerrada también para el administrador, a propósito. Le pides que la reabra con «Reabrir»: vuelve a ser editable, corriges el registro y la envías de nuevo. La reapertura queda escrita en el registro de cambios.
¿Y si alguien no envía la semana?
Desde el viernes por la tarde recibe un recordatorio, una vez por semana, si tiene horas registradas y no enviadas. Klokka no la envía en su lugar: hasta que la semana esté enviada y aprobada, sus horas quedan fuera de la exportación.
¿Puede un coordinador aprobar sin ser administrador?
Para los registros sueltos sí: basta con darle la opción «Puede aprobar» en su ficha. Las semanas enviadas en modo semanal, en cambio, siguen siendo una decisión de los administradores.
Las demás funcionalidades de Klokka
Prueba Klokka en tu empresa
Solicita una demo: te mostramos cómo Klokka simplifica el time tracking y el cómputo de horas.
Alex