Registrazione del tempo
Chi deve far approvare le ore, e come, si decide persona per persona
Per molte persone l’approvazione non serve: le ore contano appena salvate. Per un nuovo assunto, un collaboratore pagato a ore o chi lavora sul campo, invece, qualcuno deve guardarle prima che finiscano in un’esportazione. Klokka lo decide sulla persona, non sull’azienda: nessuna approvazione, una per ogni registrazione, oppure la settimana intera inviata in un colpo solo.
Tre modi, uno per persona
La modalità si sceglie in «Approvazione del tempo», quando si crea l’utente o più tardi dalla sua scheda in «Utenti e Team»; serve il privilegio «Gestione membri». Con «Per ogni registrazione» ogni voce salvata parte «In attesa» e finisce nella coda «Da approvare» di un amministratore o di chi ha l’opzione «Può approvare». Con «Settimanale» la persona invia la settimana intera da «Ore settimanali», e la decide un amministratore in «Timesheet da approvare». In tutti e due i casi, finché non arriva il sì, quelle ore restano fuori dall’esportazione e non si possono segnare come esportate. Chi è in «Nessuna approvazione» non vede nulla di tutto questo: le sue registrazioni contano subito.
Come funziona
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Scegli la modalità per ogni persona
Nella scheda dell’utente, sotto «Approvazione del tempo»: «Nessuna approvazione», «Per ogni registrazione» o «Settimanale». Lì stesso si dà l’opzione «Può approvare» a chi, oltre agli amministratori, deve smaltire la coda delle singole registrazioni.
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La persona registra, e se serve invia
In modalità settimanale, a fine settimana preme «Invia per approvazione» in «Ore settimanali»: la settimana va da lunedì a domenica nel fuso orario dell’azienda e non si invia con un timer ancora acceso. Dal venerdì alle 15 alla domenica, chi ha ore non inviate riceve un promemoria; un invio automatico non c’è.
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Chi approva decide, con una motivazione
Gli amministratori ricevono una notifica e un’email per ogni settimana inviata. «Approva» la chiude; «Rimanda indietro» chiede una motivazione obbligatoria e rende la settimana di nuovo modificabile. Per le singole registrazioni c’è «Rifiuta», con una motivazione facoltativa che l’autore legge: quando corregge, la voce torna da sola in coda.
Un’ora non approvata non finisce in un export.
Cosa puoi fare
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Una modalità per persona
Il socio senior registra senza passaggi, il nuovo arrivato fa approvare ogni voce, il collaboratore esterno invia la settimana. I tre modi convivono nella stessa azienda e si cambiano quando serve.
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Approvatori oltre agli amministratori
Con l’opzione «Può approvare» un capo cantiere o un coordinatore vede la coda «Da approvare» e decide sulle singole registrazioni, senza diventare amministratore. Le settimane, invece, le decidono solo gli amministratori.
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Inviata o approvata, la settimana è chiusa
Su una settimana inviata o approvata non si crea, non si modifica e non si elimina nessuna registrazione, non si aggiungono allegati e non si importa: vale anche per spostarci dentro una voce, e vale anche per l’amministratore. «Da rivedere» la riapre alla persona; approvata resta ferma.
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Riaprire lascia traccia
Per correggere una settimana già approvata l’amministratore usa «Riapri»: la settimana torna modificabile e va inviata di nuovo. La motivazione è facoltativa, la legge la persona e resta nel registro delle modifiche; le registrazioni non vengono toccate.
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Fuori dall’export finché non c’è il sì
Le registrazioni «In attesa» e quelle di una settimana non ancora approvata vengono scartate dall’esportazione e non si possono segnare come esportate, nemmeno selezionandole a mano: un’ora non controllata non parte verso il gestionale o la fattura per distrazione.
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Niente approvazione con le note mancanti
Se la persona ha le note di rendicontazione obbligatorie e una voce è «Note mancanti», quella registrazione — o la settimana che la contiene — non si approva finché le note non ci sono. Rifiutare o rimandare indietro, invece, si può sempre.
Domande frequenti
Possiamo far approvare le ore solo ad alcune persone?
Sì, è il funzionamento normale: la modalità sta sulla persona. Chi non ne ha bisogno resta in «Nessuna approvazione» e non si accorge di niente; la si cambia quando serve, per esempio a fine periodo di prova.
Ho sbagliato una voce in una settimana già approvata: come la correggo?
La settimana approvata è chiusa anche per l’amministratore, di proposito. Gli chiedi di riaprirla con «Riapri»: torna modificabile, correggi la voce e la invii di nuovo. La riapertura resta scritta nel registro delle modifiche.
E se qualcuno non invia la settimana?
Dal venerdì pomeriggio riceve un promemoria, una volta per settimana, se ha ore registrate e non inviate. Klokka non la invia al suo posto: finché la settimana non è inviata e approvata, le sue ore restano fuori dall’esportazione.
Un coordinatore può approvare senza essere amministratore?
Per le singole registrazioni sì: basta dargli l’opzione «Può approvare» nella sua scheda. Le settimane inviate in modalità settimanale restano invece una decisione degli amministratori.
Le altre funzionalità di Klokka
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Alex