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Zeiterfassung

Wessen Stunden genehmigt werden müssen, und wie, wird Person für Person entschieden

Für viele Personen ist keine Genehmigung nötig: Die Stunden zählen, sobald sie gespeichert sind. Bei einer neu eingestellten Person, einem stundenweise bezahlten Mitarbeiter oder jemandem im Außendienst muss dagegen jemand draufschauen, bevor sie in einem Export landen. Klokka entscheidet das pro Person, nicht pro Unternehmen: keine Genehmigung, eine für jeden Eintrag oder die ganze Woche auf einmal eingereicht.

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Drei Modi, einer pro Person

Der Modus wird unter «Zeitgenehmigung» gewählt, beim Anlegen des Benutzers oder später über seine Karte in «Benutzer & Teams»; dafür braucht es das Privileg «Mitgliederverwaltung». Bei «Jeder Eintrag» beginnt jeder gespeicherte Eintrag als ausstehend und landet in der Warteschlange «Freizugeben» eines Administrators oder einer Person mit der Option «Darf genehmigen». Bei «Wöchentlich» reicht die Person die ganze Woche über «Wochenstunden» ein, und ein Administrator entscheidet darüber in «Stundenzettel zu genehmigen». In beiden Fällen bleiben diese Stunden bis zum Ja außerhalb des Exports und lassen sich nicht als exportiert markieren. Wer auf «Keine Genehmigung» steht, merkt von alldem nichts: Seine Einträge zählen sofort.

So funktioniert es

  1. Wählen Sie den Modus für jede Person

    In der Karte des Benutzers unter «Zeitgenehmigung»: «Keine Genehmigung», «Jeder Eintrag» oder «Wöchentlich». An derselben Stelle erhält die Option «Darf genehmigen», wer neben den Administratoren die Warteschlange der einzelnen Einträge abarbeiten soll.

  2. Die Person erfasst und reicht bei Bedarf ein

    Im wöchentlichen Modus klickt sie am Wochenende in «Wochenstunden» auf «Zur Genehmigung einreichen»: Die Woche läuft von Montag bis Sonntag in der Zeitzone des Unternehmens und lässt sich nicht einreichen, solange noch ein Timer läuft. Von Freitag 15 Uhr bis Sonntag erhält eine Erinnerung, wer nicht eingereichte Stunden hat; ein automatisches Einreichen gibt es nicht.

  3. Wer genehmigt, entscheidet mit Begründung

    Die Administratoren erhalten für jede eingereichte Woche eine Benachrichtigung und eine E-Mail. «Genehmigen» schließt sie ab; «Zurückgeben» verlangt eine Pflichtbegründung und macht die Woche wieder bearbeitbar. Für einzelne Einträge gibt es «Ablehnen», mit einer optionalen Begründung, die der Autor liest: Sobald er korrigiert, kommt der Eintrag von selbst zurück in die Warteschlange.

Eine nicht genehmigte Stunde landet in keinem Export.

Was Sie tun können

  • Ein Modus pro Person

    Der Senior-Partner erfasst ohne Zwischenschritt, der Neuzugang lässt jeden Eintrag genehmigen, der externe Mitarbeiter reicht die Woche ein. Die drei Modi bestehen im selben Unternehmen nebeneinander und lassen sich bei Bedarf ändern.

  • Genehmigende neben den Administratoren

    Mit der Option «Darf genehmigen» sieht ein Bauleiter oder eine Koordinatorin die Warteschlange «Freizugeben» und entscheidet über einzelne Einträge, ohne Administrator zu werden. Über Wochen entscheiden dagegen nur die Administratoren.

  • Eingereicht oder genehmigt, ist die Woche geschlossen

    In einer eingereichten oder genehmigten Woche wird kein Eintrag angelegt, geändert oder gelöscht, kein Anhang hinzugefügt und nichts importiert: Das gilt auch, um einen Eintrag hineinzuverschieben, und es gilt auch für den Administrator. «Zu überarbeiten» öffnet sie wieder für die Person; genehmigt bleibt sie fest.

  • Wiedereröffnen hinterlässt Spuren

    Um eine bereits genehmigte Woche zu korrigieren, nutzt der Administrator «Wieder öffnen»: Die Woche wird wieder bearbeitbar und muss erneut eingereicht werden. Die Begründung ist optional, die Person liest sie und sie bleibt im Änderungsprotokoll; die Einträge selbst werden nicht angetastet.

  • Kein Export vor dem Ja

    Ausstehende Einträge und solche aus einer noch nicht genehmigten Woche werden beim Export ausgelassen und lassen sich nicht als exportiert markieren, auch nicht bei manueller Auswahl: Eine ungeprüfte Stunde gelangt nicht aus Versehen in die Buchhaltung oder auf die Rechnung.

  • Keine Genehmigung bei fehlenden Notizen

    Hat die Person Pflicht-Berichtsnotizen und steht bei einem Eintrag «Notizen fehlen», lässt sich dieser Eintrag — oder die Woche, die ihn enthält — erst genehmigen, wenn die Notizen da sind. Ablehnen oder zurückgeben geht dagegen immer.

Häufige Fragen

Können wir die Genehmigung nur für einige Personen verlangen?

Ja, so ist es vorgesehen: Der Modus hängt an der Person. Wer ihn nicht braucht, bleibt auf «Keine Genehmigung» und merkt nichts; geändert wird er bei Bedarf, zum Beispiel am Ende der Probezeit.

Ich habe einen Eintrag in einer bereits genehmigten Woche falsch erfasst: Wie korrigiere ich ihn?

Die genehmigte Woche ist absichtlich auch für den Administrator geschlossen. Sie bitten ihn, sie mit «Wieder öffnen» freizugeben: Sie wird wieder bearbeitbar, Sie korrigieren den Eintrag und reichen sie erneut ein. Die Wiedereröffnung bleibt im Änderungsprotokoll vermerkt.

Und wenn jemand die Woche nicht einreicht?

Ab Freitagnachmittag erhält die Person eine Erinnerung, einmal pro Woche, wenn sie erfasste und nicht eingereichte Stunden hat. Klokka reicht nicht an ihrer Stelle ein: Solange die Woche nicht eingereicht und genehmigt ist, bleiben ihre Stunden außerhalb des Exports.

Kann eine Koordinatorin genehmigen, ohne Administratorin zu sein?

Für einzelne Einträge ja: Es genügt, ihr in ihrer Karte die Option «Darf genehmigen» zu geben. Im wöchentlichen Modus eingereichte Wochen bleiben dagegen eine Entscheidung der Administratoren.

Die anderen Funktionen von Klokka

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