Registro del tiempo
Dónde se trabajó y qué se hizo, en el mismo registro que las horas
Para quien trabaja en la oficina basta con la hora. Para quien va a la obra, al cliente o de viaje hace falta también el resto: dónde, en qué punto están los trabajos, qué se ha usado, una foto. Klokka lo guarda en el registro, con los campos que decide la empresa y las obligaciones que se activan persona a persona.
Las horas son las mismas, cambia cuánto cuentan
Las ubicaciones se activan desde los ajustes y las crea quien tiene el privilegio «Gestión de ubicaciones»: un nombre, un tipo — «Sede», «Smart working», «En cliente», «En partner», «Otro» — un color y, si hace falta, un cliente vinculado, que hace que se propongan solas cuando se registran horas en uno de sus proyectos. Las notas de reporte son campos que decide el administrador, y cada proyecto elige cuáles pedir. Quién tiene que rellenarlas, y si tiene que adjuntar archivos o fotos, se decide en la persona: «Desactivado», «Opcional» u «Obligatorio». Quien trabaja solo en la oficina no ve nada de esto.
Cómo funciona
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Prepara las ubicaciones
Creas las ubicaciones y eliges la «Predeterminada de la empresa», igual cada día o «Personalizada por días» — el lunes en smart working, el miércoles en la sede. En «Predeterminada por miembro» anotas las excepciones. Para cada ubicación decides también la «Geolocalización GPS».
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Decide qué pedir, y a quién
En «Campos del informe» el administrador define los campos: «Texto», «Número», «Desplegable», «Opción múltiple», «Sí/No», cada uno con su «Obligatorio». Cada proyecto puede pedirlos todos o solo algunos. Después, persona a persona, se activan las notas y los adjuntos.
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Se rellena al terminar la actividad
En la ventana del registro, o en la que se abre al detener el temporizador, la persona rellena las notas, pulsa «Añadir ubicación» si la ubicación lo prevé y, desde el móvil, «Hacer una foto». Desde la lista de registros, «Exportar PDF» genera el documento de ese registro.
El parte se escribe mientras se trabaja, no por la noche en casa.
Qué puedes hacer
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Una ubicación que se rellena sola
Si la persona no elige, vale su valor predeterminado — incluso distinto día a día — y, si no hay, el de la empresa. En el registro concreto siempre se puede cambiar. Una ubicación que ya no se usa se archiva, y el historial la conserva.
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GPS por ubicación, una sola vez
Cada ubicación tiene «Desactivada», «Opcional» u «Obligatoria para guardar». La posición se toma cuando la persona pulsa «Añadir ubicación» en la ventana del registro, una vez por registro, nunca de forma continua; la dirección se obtiene de las coordenadas. Con «Obligatoria» el registro no se guarda sin ella.
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Campos decididos por la empresa
Se parte de cuatro campos de serie — estado de los trabajos, incidencias, materiales, resultado — y se añade lo que haga falta: número de encargo, horas de máquina, intervención terminada sí o no. Un campo cambia de nombre pero no de tipo, y no se borra: se archiva, y los registros antiguos lo conservan.
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Notas obligatorias que no hacen perder horas
Si faltan, Klokka avisa y guarda igualmente: el registro queda como «Faltan notas», no se puede aprobar y una vez al día llega un recordatorio entre las notificaciones, que se actualiza en lugar de multiplicarse. Los adjuntos obligatorios, en cambio, sí hacen falta para guardar.
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Fotos desde el móvil y adjuntos
«Hacer una foto» abre la cámara del móvil y la foto queda en el registro; también se pueden añadir documentos arrastrándolos a la ventana. Hasta 20 adjuntos por registro, cada uno de hasta 25 MB y con su propia nota.
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El PDF de un solo registro
Una página por registro, con el logotipo de la empresa: notas, dirección y coordenadas, fotos incrustadas y los demás adjuntos listados por nombre. El importe facturable solo aparece a quien puede ver los ingresos; quien no los ve tampoco lo encuentra en el PDF.
Preguntas frecuentes
¿Klokka sigue la posición de las personas durante el día?
No. La posición solo se toma en las ubicaciones con el GPS activo, una vez por registro, cuando la persona pulsa «Añadir ubicación». Si la ubicación la hace opcional y la persona deniega el permiso, el registro se guarda sin ella.
Si una persona no rellena las notas obligatorias, ¿pierde el registro?
No: el registro se guarda igualmente y queda marcado como «Faltan notas». Las notas se completan después, por la persona o por quien aprueba desde «Editar»; mientras falten, el registro no se aprueba y el recordatorio sigue llegando.
¿Podemos pedir campos distintos en proyectos distintos?
Sí. Los campos se definen una vez para la empresa y luego, en los ajustes del proyecto, se elige entre «Todos los campos de la empresa» y «Solo estos». Un proyecto sin elección pide todos los campos activos.
¿Se puede enviar el PDF al cliente?
Sí, es un archivo que descargas y reenvías como prefieras; el importe aparece solo si quien lo genera puede ver los ingresos. Para enviar al cliente un resumen de las horas con un enlace protegido está, en cambio, la extensión Partes para el cliente.
Las demás funcionalidades de Klokka
Prueba Klokka en tu empresa
Solicita una demo: te mostramos cómo Klokka simplifica el time tracking y el cómputo de horas.
Alex