Registrazione del tempo
Dove si è lavorato e cosa si è fatto, sulla stessa registrazione delle ore
Per chi lavora in ufficio basta l’ora. Per chi va in cantiere, dal cliente o in trasferta serve anche il resto: dove, a che punto sono i lavori, cosa si è usato, una foto. Klokka lo tiene sulla registrazione, con i campi che decide l’azienda e gli obblighi che si accendono persona per persona.
Le ore restano le stesse, cambia quanto raccontano
Le location si accendono dalle impostazioni e le crea chi ha il privilegio «Gestione location»: un nome, un tipo — «Sede», «Smart working», «Presso cliente», «Presso partner», «Altro» — un colore e, se serve, un cliente collegato, che le fa proporre da sole quando si registrano ore su un suo progetto. Le note di rendicontazione sono campi decisi dall’amministratore, e ogni progetto sceglie quali chiedere. Chi deve compilarle, e se deve allegare file o foto, si decide sulla persona: «Disattivata», «Facoltativa» oppure «Obbligatoria». Chi lavora solo in ufficio non vede niente di tutto questo.
Come funziona
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Prepara i luoghi
Crei le location e scegli il «Default aziendale», uguale ogni giorno o «Personalizzata per giorni» — il lunedì in smart working, il mercoledì in sede. In «Default per membro» scrivi le eccezioni. Per ogni location decidi anche la «Geolocalizzazione GPS».
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Decidi cosa chiedere, e a chi
In «Campi della rendicontazione» l’amministratore definisce i campi: «Testo», «Numero», «Tendina», «Scelta multipla», «Sì/No», ciascuno con il suo «Obbligatorio». Ogni progetto può chiederli tutti o solo alcuni. Poi, persona per persona, si accendono le note e gli allegati.
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Si compila a fine attività
Nella finestra della registrazione, o in quella che si apre quando si ferma il timer, la persona compila le note, preme «Aggiungi posizione» se la location lo prevede e, dal telefono, «Scatta foto». Dall’elenco delle registrazioni, «Esporta PDF» fa il documento di quella singola voce.
Il rapportino si scrive mentre si lavora, non la sera a casa.
Cosa puoi fare
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Un luogo che si compila da solo
Se la persona non sceglie, vale il suo default — anche diverso giorno per giorno — e in mancanza quello dell’azienda. Sulla singola voce si cambia sempre. Una location non più usata si archivia, e lo storico la conserva.
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GPS per luogo, una volta sola
Ogni location ha «Disattivata», «Facoltativa» o «Obbligatoria per salvare». La posizione si rileva quando la persona preme «Aggiungi posizione» nella finestra della registrazione, una volta per voce, mai in continuo; l’indirizzo si ricava dalle coordinate. Con «Obbligatoria» la voce non si salva senza.
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Campi decisi dall’azienda
Si parte da quattro campi di serie — stato lavori, criticità, materiali, esito — e si aggiunge quello che serve: numero di commessa, ore di macchina, intervento concluso sì o no. Un campo cambia nome ma non tipo, e non si cancella: si archivia, e le registrazioni vecchie lo conservano.
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Note obbligatorie che non fanno perdere ore
Se mancano, Klokka avvisa e salva comunque: la voce resta «Note mancanti», non si può approvare e una volta al giorno arriva un promemoria fra le notifiche, che si aggiorna invece di moltiplicarsi. Gli allegati obbligatori, invece, servono per salvare.
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Foto dal telefono e allegati
«Scatta foto» apre la fotocamera del telefono e la foto finisce sulla registrazione; si possono aggiungere anche documenti trascinandoli nella finestra. Fino a 20 allegati per voce, ciascuno fino a 25 MB, ognuno con una sua nota.
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Il PDF della singola registrazione
Una pagina per voce, con il logo dell’azienda: note, indirizzo e coordinate, foto incorporate e gli altri allegati elencati per nome. L’importo fatturabile compare solo a chi può vedere i ricavi; chi non li vede non lo trova nemmeno nel PDF.
Domande frequenti
Klokka segue la posizione delle persone durante la giornata?
No. La posizione si rileva solo sulle location con il GPS attivo, una volta per registrazione, quando la persona preme «Aggiungi posizione». Se la location la rende facoltativa e la persona nega il permesso, la voce si salva senza.
Se una persona non compila le note obbligatorie, perde la registrazione?
No: la registrazione si salva lo stesso e resta segnata «Note mancanti». Le note si completano dopo, dalla persona o da chi approva con «Modifica»; finché mancano la voce non si approva e il promemoria continua ad arrivare.
Possiamo chiedere campi diversi su progetti diversi?
Sì. I campi si definiscono una volta per l’azienda, poi nelle impostazioni del progetto si sceglie fra «Tutti i campi dell’azienda» e «Solo questi». Un progetto senza scelta chiede tutti i campi attivi.
Il PDF si può mandare al cliente?
Sì, è un file che scarichi e inoltri come preferisci; l’importo c’è solo se chi lo genera può vedere i ricavi. Per mandare al cliente un riepilogo delle ore con un link protetto c’è invece l’estensione Rapportini cliente.
Le altre funzionalità di Klokka
Prova Klokka nella tua azienda
Richiedi una demo: ti mostriamo come Klokka semplifica il time tracking e la rendicontazione delle ore.
Alex