Ein Produkt von

Zeiterfassung

Wo gearbeitet wurde und was getan wurde, im selben Eintrag wie die Stunden

Für Büroarbeit reicht die Stunde. Wer auf die Baustelle, zum Kunden oder auf Dienstreise geht, braucht auch den Rest: wo, wie weit die Arbeiten sind, was verwendet wurde, ein Foto. Klokka hält das im Eintrag fest, mit Feldern, die das Unternehmen festlegt, und Pflichten, die Person für Person eingeschaltet werden.

Demo anfragen Überblick über Klokka

Die Stunden bleiben gleich, was sie erzählen, ändert sich

Standorte werden in den Einstellungen eingeschaltet und von Personen mit dem Privileg «Verwaltung der Orte» angelegt: ein Name, ein Typ — «Büro», «Homeoffice», «Beim Kunden», «Beim Partner», «Sonstiges» — eine Farbe und bei Bedarf ein verknüpfter Kunde, durch den der Standort automatisch vorgeschlagen wird, wenn Stunden auf eines seiner Projekte erfasst werden. Die Berichtsnotizen sind Felder, die der Administrator festlegt, und jedes Projekt wählt, welche abgefragt werden. Wer sie ausfüllen muss und ob Dateien oder Fotos angehängt werden müssen, wird an der Person entschieden: «Deaktiviert», «Optional» oder «Pflicht». Wer nur im Büro arbeitet, sieht davon nichts.

So funktioniert es

  1. Richten Sie die Orte ein

    Sie legen die Standorte an und wählen den «Unternehmensstandard», jeden Tag gleich oder «Nach Tagen angepasst» — montags Homeoffice, mittwochs im Büro. Unter «Standard pro Mitglied» tragen Sie die Ausnahmen ein. Für jeden Standort legen Sie außerdem die «GPS-Ortung» fest.

  2. Legen Sie fest, was abgefragt wird, und bei wem

    Unter «Berichtsfelder» legt der Administrator die Felder fest: «Text», «Zahl», «Auswahlliste», «Mehrfachauswahl», «Ja/Nein», jedes mit eigenem «Pflicht». Jedes Projekt kann alle oder nur einige abfragen. Danach werden Person für Person Notizen und Anhänge eingeschaltet.

  3. Ausgefüllt wird am Ende der Tätigkeit

    Im Fenster des Eintrags oder in dem, das sich beim Stoppen des Timers öffnet, füllt die Person die Notizen aus, klickt auf «Standort hinzufügen», wenn der Standort es vorsieht, und vom Smartphone aus auf «Foto aufnehmen». In der Liste der Einträge erzeugt «PDF exportieren» das Dokument dieses einzelnen Eintrags.

Der Bericht entsteht während der Arbeit, nicht abends zu Hause.

Was Sie tun können

  • Ein Ort, der sich selbst ausfüllt

    Wählt die Person nichts, gilt ihr Standard — auch von Tag zu Tag verschieden — und fehlt er, der des Unternehmens. Im einzelnen Eintrag lässt er sich immer ändern. Ein nicht mehr genutzter Standort wird archiviert, und der Verlauf behält ihn.

  • GPS pro Standort, nur einmal

    Jeder Standort hat «Deaktiviert», «Optional» oder «Pflicht zum Speichern». Die Position wird erfasst, wenn die Person im Fenster des Eintrags auf «Standort hinzufügen» klickt, einmal pro Eintrag, nie fortlaufend; die Adresse wird aus den Koordinaten ermittelt. Bei «Pflicht» lässt sich der Eintrag ohne sie nicht speichern.

  • Vom Unternehmen festgelegte Felder

    Man beginnt mit vier Standardfeldern — Arbeitsstand, Probleme, Material, Ergebnis — und ergänzt, was nötig ist: Auftragsnummer, Maschinenstunden, Einsatz abgeschlossen ja oder nein. Ein Feld kann den Namen ändern, aber nicht den Typ, und es wird nicht gelöscht: Es wird archiviert, und ältere Einträge behalten es.

  • Pflichtnotizen, durch die keine Stunden verloren gehen

    Fehlen sie, warnt Klokka und speichert trotzdem: Der Eintrag bleibt auf «Notizen fehlen», lässt sich nicht genehmigen, und einmal am Tag kommt eine Erinnerung bei den Benachrichtigungen, die sich aktualisiert, statt sich zu vervielfachen. Pflichtanhänge dagegen braucht es zum Speichern.

  • Fotos vom Smartphone und Anhänge

    «Foto aufnehmen» öffnet die Kamera des Smartphones, und das Bild landet im Eintrag; Dokumente lassen sich auch per Ziehen ins Fenster hinzufügen. Bis zu 20 Anhänge pro Eintrag, jeder bis 25 MB und jeder mit eigener Notiz.

  • Das PDF eines einzelnen Eintrags

    Eine Seite pro Eintrag, mit dem Logo des Unternehmens: Notizen, Adresse und Koordinaten, eingebettete Fotos und die übrigen Anhänge mit Namen aufgelistet. Der abrechenbare Betrag erscheint nur für Personen, die Umsätze sehen dürfen; wer sie nicht sieht, findet ihn auch im PDF nicht.

Häufige Fragen

Verfolgt Klokka den Standort der Personen im Laufe des Tages?

Nein. Die Position wird nur bei Standorten mit eingeschaltetem GPS erfasst, einmal pro Eintrag, wenn die Person auf «Standort hinzufügen» klickt. Ist sie beim Standort optional und verweigert die Person die Freigabe, wird der Eintrag ohne sie gespeichert.

Wenn jemand die Pflichtnotizen nicht ausfüllt, geht der Eintrag verloren?

Nein: Der Eintrag wird trotzdem gespeichert und bleibt als «Notizen fehlen» markiert. Die Notizen werden später ergänzt, von der Person oder von der genehmigenden Person über «Bearbeiten»; solange sie fehlen, wird der Eintrag nicht genehmigt und die Erinnerung kommt weiter.

Können wir bei verschiedenen Projekten verschiedene Felder abfragen?

Ja. Die Felder werden einmal für das Unternehmen festgelegt, dann wählt man in den Projekteinstellungen zwischen «Alle Felder des Unternehmens» und «Nur diese». Ein Projekt ohne Auswahl fragt alle aktiven Felder ab.

Kann das PDF an den Kunden geschickt werden?

Ja, es ist eine Datei, die Sie herunterladen und beliebig weiterleiten; der Betrag ist nur enthalten, wenn die erzeugende Person Umsätze sehen darf. Um dem Kunden eine Stundenübersicht über einen geschützten Link zu schicken, gibt es dagegen die Erweiterung Kundenrapporte.

Die anderen Funktionen von Klokka

Testen Sie Klokka in Ihrem Unternehmen

Fordern Sie eine Demo an: Wir zeigen Ihnen, wie Klokka Zeiterfassung und Stundenabrechnung vereinfacht.

Demo anfragen