Enregistrement du temps
Où l’on a travaillé et ce que l’on a fait, sur la même saisie que les heures
Pour le travail au bureau, l’heure suffit. Pour qui va sur un chantier, chez un client ou en déplacement, il faut aussi le reste : où, où en sont les travaux, ce qui a été utilisé, une photo. Klokka le garde sur la saisie, avec les champs que décide l’entreprise et des obligations qui s’activent personne par personne.
Les heures restent les mêmes, ce qu’elles racontent change
Les lieux s’activent depuis les paramètres et sont créés par qui a le privilège « Gestion des lieux » : un nom, un type — « Bureau », « Télétravail », « Chez le client », « Chez le partenaire », « Autre » — une couleur et, si besoin, un client lié, qui les fait proposer automatiquement quand on saisit des heures sur l’un de ses projets. Les notes de reporting sont des champs décidés par l’administrateur, et chaque projet choisit lesquels demander. Qui doit les remplir, et s’il faut joindre des fichiers ou des photos, se décide sur la personne : « Désactivé », « Facultatif » ou « Obligatoire ». Qui travaille seulement au bureau ne voit rien de tout cela.
Comment ça marche
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Préparez les lieux
Vous créez les lieux et choisissez le « Défaut de l’entreprise », identique chaque jour ou « Personnalisé par jour » — le lundi en télétravail, le mercredi au bureau. Dans « Défaut par membre », vous inscrivez les exceptions. Pour chaque lieu, vous décidez aussi de la « Géolocalisation GPS ».
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Décidez quoi demander, et à qui
Dans « Champs du compte rendu », l’administrateur définit les champs : « Texte », « Nombre », « Liste déroulante », « Choix multiple », « Oui/Non », chacun avec son « Obligatoire ». Chaque projet peut tous les demander ou seulement certains. Ensuite, personne par personne, on active les notes et les pièces jointes.
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On remplit en fin d’activité
Dans la fenêtre de la saisie, ou dans celle qui s’ouvre à l’arrêt du chronomètre, la personne remplit les notes, clique sur « Ajouter la position » si le lieu le prévoit et, depuis le téléphone, sur « Prendre une photo ». Depuis la liste des saisies, « Exporter en PDF » produit le document de cette seule saisie.
Le compte rendu s’écrit pendant le travail, pas le soir à la maison.
Ce que vous pouvez faire
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Un lieu qui se remplit tout seul
Si la personne ne choisit pas, c’est son défaut qui s’applique — même différent jour par jour — et à défaut celui de l’entreprise. Sur la saisie, on peut toujours le changer. Un lieu qui ne sert plus s’archive, et l’historique le conserve.
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GPS par lieu, une seule fois
Chaque lieu a « Désactivée », « Facultative » ou « Obligatoire pour enregistrer ». La position est relevée quand la personne clique sur « Ajouter la position » dans la fenêtre de la saisie, une fois par saisie, jamais en continu ; l’adresse est déduite des coordonnées. Avec « Obligatoire », la saisie ne s’enregistre pas sans elle.
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Des champs décidés par l’entreprise
On part de quatre champs standard — état des travaux, problèmes, matériaux, résultat — et on ajoute ce qu’il faut : numéro de commande, heures machine, intervention terminée oui ou non. Un champ change de nom mais pas de type, et il ne se supprime pas : il s’archive, et les anciennes saisies le conservent.
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Des notes obligatoires qui ne font pas perdre d’heures
S’il en manque, Klokka prévient et enregistre quand même : la saisie reste « Notes manquantes », ne peut pas être approuvée, et une fois par jour un rappel arrive dans les notifications, qui se met à jour au lieu de se multiplier. Les pièces jointes obligatoires, elles, sont nécessaires pour enregistrer.
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Photos depuis le téléphone et pièces jointes
« Prendre une photo » ouvre l’appareil photo du téléphone et la photo arrive sur la saisie ; on peut aussi ajouter des documents en les glissant dans la fenêtre. Jusqu’à 20 pièces jointes par saisie, chacune jusqu’à 25 Mo, chacune avec sa note.
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Le PDF d’une seule saisie
Une page par saisie, avec le logo de l’entreprise : notes, adresse et coordonnées, photos intégrées et les autres pièces jointes listées par nom. Le montant facturable n’apparaît que pour qui peut voir le chiffre d’affaires ; qui ne le voit pas ne le trouve pas non plus dans le PDF.
Questions fréquentes
Klokka suit-il la position des personnes pendant la journée ?
Non. La position n’est relevée que pour les lieux avec le GPS activé, une fois par saisie, quand la personne clique sur « Ajouter la position ». Si le lieu la rend facultative et que la personne refuse l’autorisation, la saisie s’enregistre sans.
Si quelqu’un ne remplit pas les notes obligatoires, perd-il la saisie ?
Non : la saisie s’enregistre quand même et reste marquée « Notes manquantes ». Les notes se complètent ensuite, par la personne ou par l’approbateur via « Modifier » ; tant qu’elles manquent, la saisie ne s’approuve pas et le rappel continue d’arriver.
Pouvons-nous demander des champs différents selon les projets ?
Oui. Les champs se définissent une fois pour l’entreprise, puis dans les paramètres du projet on choisit entre « Tous les champs de l’entreprise » et « Seulement ceux-ci ». Un projet sans choix demande tous les champs actifs.
Le PDF peut-il être envoyé au client ?
Oui, c’est un fichier que vous téléchargez et transmettez comme vous voulez ; le montant n’y figure que si la personne qui le génère peut voir le chiffre d’affaires. Pour envoyer au client un récapitulatif des heures par un lien protégé, il y a plutôt l’extension Relevés client.
Les autres fonctionnalités de Klokka
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Alex