Menschen und Kosten Demnächst
Keine Belege mehr im Umschlag am Monatsende
Wer etwas auslegt, fotografiert den Beleg und schickt ihn ohne Konto vom Handy. Sie genehmigen, wählen den Erstattungstag, und die Schuld steht in der Liquidität. Daneben die Personalkosten Monat für Monat.
Auslagen sind Schulden des Unternehmens, auch wenn man sie nicht sieht
Paola kommt mit drei Belegen von einer Reise zurück, meldet sich mit der Firmenmail und einem 6-stelligen Code im Portal an und lädt Fotos und Grund hoch. Bei Studio Morelli sieht die genehmigende Person alles in einer Liste, wählt den Erstattungstag, und ab dann ist der Betrag eine Schuld in der Prognose. Die Überweisung wird der Abrechnung zugeordnet. Bei Gehältern gilt dasselbe: Jahreskosten und Monatsgehälter werden zu Abgängen, der Rest geht am 16. des Folgemonats per F24.
So funktioniert es
-
Die Person lädt den Beleg hoch
Über den Portal-Link: Firmenmail, 6-stelliger Code, Foto oder PDF, Betrag, Datum, Art und Grund. Ein Kamzan-Konto ist nicht nötig.
-
Die genehmigende Person entscheidet
Mit dem Beleg neben den Daten genehmigt sie und wählt den Erstattungstag oder lehnt mit einem Grund ab, den die Person per Mail und im Portal liest.
-
Die Erstattung steht in der Liquidität
Genehmigt, ist die Abrechnung eine Schuld gegenüber der Person und ein geplanter Abgang an dem Tag. Dann markieren Sie sie als erstattet und ordnen, falls vorhanden, die Überweisung zu.
Ein Beleg in der Tasche ist eine Schuld, die man nicht sieht.
Was Sie tun können
-
Ein Portal ohne Konto
Der Administrator entscheidet, wer hineinkommt, auch freie Mitarbeitende. Jede Person sieht nur ihre Abrechnungen, und Deaktivierte sind sofort draußen.
-
Eine Liste nach Status
Zu genehmigen, zu erstatten, erstattet, abgelehnt. Die offene Summe bleibt sichtbar, und Genehmigende werden bei jeder neuen Abrechnung benachrichtigt.
-
Eine Überweisung, mehrere Abrechnungen
Erstatten Sie alles zusammen, schließt eine Überweisung mehrere Abrechnungen, nie über ihren Betrag hinaus. KashPlan schlägt zuerst passende Beträge vor.
-
Belege in Files und Weiterberechnung
Mit verknüpftem Ordner landet der Beleg bei der Genehmigung in Files, im Unterordner der Person. Sie können die Ausgabe zur Weiterberechnung markieren: eine Erinnerung, keine Rechnung.
-
Personal in der Prognose
Für jede Person: Jahreskosten, 12, 13 oder 14 Monatsgehälter und Zahltag. KashPlan leitet die Monatsabgänge und den F24-Anteil am 16. des Folgemonats ab.
-
Gehälter bleiben vertraulich
Das Detail je Person sehen nur Berechtigte, standardmäßig der Administrator. In der Prognose lesen die anderen die Summe, ohne Namen.
Häufige Fragen
Braucht man ein Kamzan-Konto für eine Abrechnung?
Nein. Sie müssen nur auf der Liste des Administrators stehen: Zugang mit Firmenmail und einem 6-stelligen Code, 10 Minuten gültig.
Erstellt KashPlan Lohnabrechnungen?
Nein. Es zeigt, wie viel wann abfließt: Die Kosten liefert das Lohnbüro, das echte Gehalt kommt von der Bank.
Erzeugt die Weiterberechnung eine Rechnung?
Nein. Es ist nur eine Markierung an der Abrechnung, mit dem von der genehmigenden Person verknüpften Kunden: Die Rechnung erfolgt separat.
Wer sieht die Gehälter?
Standardmäßig nur der Administrator. Das Recht lässt sich vergeben, für Manager ist es aus. Ohne dieses Recht sieht man nur Summen.
Die anderen Funktionen von KashPlan
Möchten Sie es mit Ihren Zahlen sehen?
Wir zeigen Ihnen KashPlan anhand eines Beispielauszugs: wie Sie Salden, Verbindlichkeiten und Forderungen lesen und wie die Prognose entsteht. Eine halbe Stunde, unverbindlich.
Alex