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Erweiterung von Klokka

Eine Arbeit für drei Unternehmen. Ein einziger Eintrag.

Der Abschluss einer Unternehmensgruppe, die Beratung für zwei Schwestergesellschaften, die Besprechung mit den Gesellschaftern mehrerer Firmen: Wenn dieselbe Arbeit mehrere Kunden betrifft, erspart Ihnen die Unternehmensgruppe, Stunden von Hand aufzuteilen oder dreimal zu erfassen.

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Das Problem der dreigeteilten Stunden

Ohne Gruppen endet eine Arbeit für mehrere Kunden auf eine von zwei Arten: alle Stunden auf einem einzigen Kunden, und die anderen verschwinden aus den Berichten, oder dieselbe Stunde mehrfach erfasst, und Ihre Summe bläht sich auf. Mit dieser Erweiterung gehört das Projekt der Gruppe, der Eintrag sagt, welche Unternehmen er betrifft, und die beiden Rechnungen bleiben getrennt: Jedes Unternehmen sieht die Tätigkeit in seinen eigenen Berichten, Ihre Stunden zählen nur einmal.

So funktioniert es

  1. Gruppe anlegen

    Wählen Sie unter «Kunden», Reiter «Unternehmensgruppen», mindestens zwei Unternehmen und geben Sie der Gruppe einen Namen. Die Unternehmen bleiben die der gemeinsamen Kundenliste: Die Gruppe ist eine zusätzliche Verknüpfung, keine Kopie.

  2. Projekt der Gruppe zuordnen

    Ein Projekt gehört entweder einem Kunden oder einer Gruppe. Sie legen es von Hand an oder wenden eine Strukturvorlage direkt auf die Gruppe an, mit allen Unterprojekten.

  3. Erfassen und Unternehmen wählen

    Wenn Sie ein Gruppenprojekt wählen, zeigt das Formular die Unternehmen der Gruppe, bereits ausgewählt: Sie entfernen die nicht betroffenen und speichern einen einzigen Eintrag. Mit dem Timer funktioniert es genauso.

Eine Arbeit, drei Unternehmen. Die Rechnung geht trotzdem auf.

Was Sie tun können

  • Ihre Stunden zählen einmal

    Es gibt nur einen Eintrag: Ihre Summen verdoppeln sich nicht, weil die Arbeit mehrere Kunden betrifft.

  • Die Tätigkeit in den Berichten jedes Unternehmens

    In den Berichten pro Kunde erscheint der Eintrag vollständig unter jedem verknüpften Unternehmen: Wer einen Kunden ansieht, sieht die gesamte Arbeit, die auch für ihn geleistet wurde.

  • Gruppen in den Menüs

    Im Feld Kunde stehen die Gruppen neben den Unternehmen, mit der Kennzeichnung «Gruppe». Wählen Sie eine, beschränkt sich die Projektliste auf die Projekte der Gruppe.

  • Vorlagen für die Gruppe

    Strukturvorlagen lassen sich auf eine Gruppe anwenden wie auf einen Kunden: Wiederkehrende Arbeit für mehrere Gesellschaften ist von Anfang an geordnet.

  • Rapporte pro Unternehmen

    Mit der Erweiterung Kundenrapporte enthält der Rapport eines Unternehmens auch die Einträge der Gruppenprojekte, die es betreffen.

Häufige Fragen

Wer kann Gruppen anlegen und bearbeiten?

Wer das Privileg «Katalogverwaltung» hat, dasselbe wie für Kunden und Projekte. Alle anderen sehen die Gruppen in den Menüs und erfassen darauf.

Zählt eine Stunde, die drei Unternehmen betrifft, in den Berichten pro Kunde dreifach?

Unter jedem Unternehmen erscheint sie vollständig, weil es auch für dieses geleistete Arbeit ist. In den Summen der Person bleibt es dagegen eine Stunde: Es ist ein einziger Eintrag.

Verliere ich Projekte oder Kunden, wenn ich eine Gruppe lösche?

Nein. Das Löschen der Gruppe löscht weder Projekte noch Kunden: Es verschwindet nur die Verknüpfung, die sie zusammenhielt.

Und ohne diese Erweiterung?

Jedes Projekt gehört einem einzigen Kunden, und Gruppen erscheinen nicht in den Menüs: Gemeinsame Arbeit wird auf einem der Kunden erfasst oder von Hand aufgeteilt.

Die anderen Funktionen von Klokka

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