Trazabilidad
Sabes quién leyó qué, y cuándo
Enviar los documentos por correo significa perderlos de vista en el momento en que salen. En kVDR cada apertura, descarga y subida queda escrita: quién, qué archivo, cuándo, desde qué dirección IP. Cuando el asesor dice que nunca recibió el balance, la respuesta ya está en el registro.
Una negociación también se lee por quién abre los documentos
¿Quién ha mirado ya el contrato de arrendamiento? ¿El posible comprador ha descargado los balances o se ha quedado en el índice? Con las carpetas compartidas estas preguntas quedan sin respuesta. kVDR lleva un registro por cada data room, abierto a quien la gestiona, y lo acompaña de un resumen de documentos, preguntas y participantes: de un vistazo sabes en qué punto estáis.
Cómo funciona
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Cada acción queda escrita
Apertura en vista previa, descarga, subida, cambio de estado de un documento; preguntas formuladas, respuestas y cierres; grupos, miembros, permisos y secciones. Para cada una kVDR anota persona, recurso, fecha y hora, dirección IP — también cuando quien actúa es un invitado.
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Lee el registro de la room
Quien gestiona la data room y tiene el privilegio «Registro de auditoría» abre el registro desde la room: los eventos desde el más reciente, página a página. En la lista de rooms, cada tarjeta muestra la última actividad: qué, quién y cuándo.
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Exporta y conserva
Con «Exportar CSV» el registro se convierte en un archivo para adjuntar al acta o pasar al abogado. Los eventos se conservan durante el periodo previsto en la configuración: de 30 a 3.650 días, un año si no lo cambias.
Cada descarga deja un nombre y una hora.
Qué puedes hacer
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Quién, qué, cuándo, desde dónde
Cada línea del registro indica la persona, la acción, el documento o elemento implicado, fecha y hora y la dirección IP de origen.
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También los invitados
Las personas externas que entraron con la invitación aparecen en el registro con su correo, igual que los compañeros: sabes qué asesor descargó qué.
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Estadísticas de la room
Un panel resume los documentos por estado — borrador, en revisión, final —, las preguntas abiertas, respondidas y cerradas, y cuántos grupos y miembros trabajan en la room.
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La última actividad a la vista
En la lista de data rooms cada tarjeta indica la última acción, quién la hizo y cuándo: ves qué negociaciones avanzan y cuáles están paradas.
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Exportación a CSV
Fecha, acción, usuario, correo, recurso, tipo y dirección IP en un archivo que se abre en cualquier hoja de cálculo.
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Reservado a quien gestiona
El registro y las estadísticas solo se abren a quien gestiona la room y tiene el privilegio «Registro de auditoría». Los invitados trabajan en la room, pero no ven el registro.
Preguntas frecuentes
¿El registro dice cuánto tiempo pasó una persona en un documento?
No. Registra cada apertura y cada descarga, con la hora y la dirección IP, pero no mide el tiempo de lectura. Si alguien abrió un documento tres veces, en el registro encuentras tres líneas.
¿Cuánto tiempo se conservan los eventos?
Durante el periodo de conservación de la configuración: 365 días por defecto, regulable de 30 a 3.650. Una limpieza diaria borra los eventos más antiguos; si los necesitas más allá de ese límite, exporta el CSV al final de la negociación.
¿Qué pasa con la data room cuando termina la negociación?
La cierras, y sigue ahí para consultarla. A los 90 días de cerrada pasa sola a «archivada», y si hace falta se reabre. El registro no depende del estado de la room: sigue su propio periodo de conservación.
Las demás funcionalidades de kVDR
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Alex